Estructura de desglose del trabajo

Introducción

Dividir proyectos complejos en tareas más simples y manejables es el proceso identificado como Estructura de desglose del trabajo (WBS).

Por lo general, los jefes de proyecto utilizan este método para simplificar la ejecución del proyecto. En WBS, las tareas mucho más grandes se dividen en partes manejables de trabajo. Estos fragmentos se pueden supervisar y estimar fácilmente.

WBS no está restringido a un campo específico cuando se trata de aplicación. Esta metodología se puede utilizar para cualquier tipo de gestión de proyectos.

A continuación, se muestran algunas razones para crear una WBS en un proyecto:

  • Organización de proyectos precisa y legible.

  • Asignación precisa de responsabilidades al equipo del proyecto.

  • Indica los hitos del proyecto y los puntos de control.

  • Ayuda a estimar el costo, el tiempo y el riesgo.

  • Ilustre el alcance del proyecto, para que las partes interesadas puedan tener una mejor comprensión del mismo.

Construcción de una WBS

La identificación de los principales entregables de un proyecto es el punto de partida para derivar una estructura de desglose del trabajo.

Este importante paso suele ser realizado por los directores de proyecto y los expertos en la materia (PYME) que participan en el proyecto. Una vez que se completa este paso, los expertos en la materia comienzan a dividir las tareas de alto nivel en partes más pequeñas de trabajo.

En el proceso de desglosar las tareas, se pueden desglosar en diferentes niveles de detalle. Uno puede detallar una tarea de alto nivel en diez subtareas, mientras que otro puede detallar la misma tarea de alto nivel en 20 subtareas.

Por lo tanto, no existe una regla estricta sobre cómo dividir una tarea en WBS. Más bien, el nivel de desglose depende del tipo de proyecto y del estilo de gestión que se siga para el proyecto.

En general, existen algunas "reglas" que se utilizan para determinar el fragmento de tarea más pequeño. En la regla de las "dos semanas", nada se desglosa con menos de dos semanas de trabajo.

Esto significa que la tarea más pequeña de la WBS dura al menos dos semanas. 8/80 es otra regla que se utiliza al crear una WBS. Esta regla implica que ninguna tarea debe ser menor de 8 horas de trabajo y no debe exceder las 80 horas de trabajo.

Se pueden usar muchos formularios para mostrar su WBS. Algunos usan estructura de árbol para ilustrar la EDT, mientras que otros usan listas y tablas. El esquema es una de las formas más fáciles de representar una EDT.

El siguiente ejemplo es un WBS delineado:

Hay muchos objetivos de diseño para WBS. Algunos objetivos importantes son los siguientes:

  • Dando visibilidad a importantes esfuerzos laborales.

  • Dar visibilidad a esfuerzos laborales riesgosos.

  • Ilustre la correlación entre las actividades y los entregables.

  • Demuestre una propiedad clara por parte de los líderes de tareas.

Diagrama WBS

En un diagrama WBS, el alcance del proyecto se expresa gráficamente. Por lo general, el diagrama comienza con un objeto gráfico o un cuadro en la parte superior, que representa todo el proyecto. Luego, hay subcomponentes debajo de la caja.

Estos cuadros representan los entregables del proyecto. Debajo de cada entregable, se enumeran subelementos. Estos subelementos son las actividades que deben realizarse para lograr los entregables.

Aunque la mayoría de los diagramas WBS se diseñan en función de las entregas, algunos WBS se crean en función de las fases del proyecto. Por lo general, los proyectos de tecnología de la información encajan perfectamente en el modelo WBS.

Por lo tanto, casi todos los proyectos de tecnología de la información utilizan WBS.

Además del uso general de WBS, también existe un objetivo específico para derivar una WBS. WBS es la entrada para los diagramas de Gantt, una herramienta que se utiliza para fines de gestión de proyectos.

El diagrama de Gantt se utiliza para realizar un seguimiento de la progresión de las tareas derivadas de WBS.

A continuación se muestra un diagrama de WBS de muestra:

Conclusión

La eficiencia de una estructura de desglose del trabajo puede determinar el éxito de un proyecto.

La WBS proporciona la base para todo el trabajo de gestión de proyectos, incluida la planificación, la estimación de costes y esfuerzos, la asignación de recursos y la programación.

Por lo tanto, se debe considerar la creación de WBS como un paso crítico en el proceso de gestión de proyectos.