Canales de comunicación
Introducción
En una organización, la información fluye hacia adelante, hacia atrás y hacia los lados. Este flujo de información se denomina comunicación. Los canales de comunicación se refieren a la forma en que esta información fluye dentro de la organización y con otras organizaciones.
En esta web conocida como comunicación, un gerente se convierte en un vínculo. Las decisiones y direcciones fluyen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados según la posición del gerente en la red de comunicación.
Por ejemplo, los informes del gerente de nivel inferior fluirán hacia arriba. Un buen gerente tiene que inspirar, orientar y organizar a sus empleados de manera eficiente, y para todo esto, las herramientas que posee son palabras habladas y escritas.
Para el flujo de información y para que un gerente maneje a sus empleados, es importante que exista un canal de comunicación eficaz.
El funcionamiento de un canal de comunicación
A través de un módem de comunicación, ya sean conversaciones cara a cara o un memorando entre departamentos, la información se transmite de un gerente a un subordinado o viceversa.
Un elemento importante del proceso de comunicación es el mecanismo de retroalimentación entre la gerencia y los empleados.
En este mecanismo, los empleados informan a los gerentes que han entendido la tarea en cuestión, mientras que los gerentes les brindan comentarios e instrucciones sobre el trabajo de los empleados.
Importancia de un canal de comunicación
Una falla en el canal de comunicación conduce a un flujo de información ineficiente. Los empleados desconocen lo que la empresa espera de ellos. No están informados de lo que sucede en la empresa.
Esto hará que sospechen de los motivos y cualquier cambio en la empresa. Además, sin una comunicación eficaz, los empleados se vuelven más orientados al departamento que a la empresa, y esto afecta su toma de decisiones y su productividad en el lugar de trabajo.
Eventualmente, esto también daña los objetivos organizacionales generales. Por lo tanto, para que una organización funcione de manera efectiva, un buen gerente debe poder comunicar a sus empleados lo que se espera de ellos, asegurarse de que estén completamente al tanto de las políticas de la empresa y de cualquier cambio futuro.
Por lo tanto, los gerentes deben implementar un canal de comunicación efectivo para optimizar la productividad de los trabajadores y garantizar el buen funcionamiento de la organización.
Tipos de canales de comunicación
El número de canales de comunicación disponibles para un gerente ha aumentado en los últimos 20 años impares. Videoconferencia, tecnología móvil, tablones de anuncios electrónicos y máquinas de fax son algunas de las nuevas posibilidades.
A medida que las organizaciones crecen en tamaño, los gerentes no pueden confiar únicamente en la comunicación cara a cara para transmitir su mensaje.
Un desafío al que se enfrentan los gerentes en la actualidad es determinar qué tipo de canal de comunicación deben optar para llevar a cabo una comunicación efectiva.
Para facilitar la tarea de un gerente, los tipos de canales de comunicación se agrupan en tres grupos principales: formales, informales y no oficiales.
Canales de comunicación formales
Un canal de comunicación formal transmite información como los objetivos, políticas y procedimientos de una organización. Los mensajes en este tipo de canal de comunicación siguen una cadena de mando. Esto significa que la información fluye de un gerente a sus subordinados y ellos a su vez pasan la información al siguiente nivel de personal.
Un ejemplo de un canal de comunicación formal es el boletín de una empresa, que les da a los empleados y a los clientes una idea clara de los objetivos y la visión de la empresa. También incluye la transferencia de información respecto a memorandos, informes, direcciones y reuniones programadas en la cadena de mando.
Un plan de negocios, una encuesta de satisfacción del cliente, informes anuales, el manual del empleador, reuniones de revisión son todos canales formales de comunicación.
Canales de comunicación informal
Dentro de un entorno de trabajo formal, siempre existe una red de comunicación informal. La estricta red jerárquica de comunicación no puede funcionar de manera eficiente por sí sola y, por lo tanto, existe un canal de comunicación fuera de esta red. Si bien este tipo de canal de comunicación puede interrumpir la cadena de mando, un buen gerente necesita encontrar el delicado equilibrio entre el canal de comunicación formal e informal.
Un ejemplo de canal de comunicación informal es la hora del almuerzo en la cafetería / cantina de la organización. Aquí, en un ambiente relajado, se fomentan las discusiones entre los empleados. También los gerentes caminando, adoptando un enfoque práctico para manejar las consultas de los empleados, es un ejemplo de un canal de comunicación informal.
Los círculos de calidad, el trabajo en equipo, los diferentes programas de capacitación están fuera de la cadena de mando y, por lo tanto, entran en la categoría de canales de comunicación informales.
Canales de comunicación no oficiales
Los buenos gerentes reconocerán el hecho de que a veces la comunicación que tiene lugar dentro de una organización es interpersonal. Si bien las minutas de una reunión pueden ser un tema de discusión entre los empleados, los deportes, la política y los programas de televisión también comparten la palabra.
El canal de comunicación no oficial en una organización es la "vid" de la organización. Es a través de la vid que circulan los rumores. Además, aquellos que participan en discusiones "parciales" a menudo forman grupos, lo que se traduce en amistades fuera de la organización. Mientras que la vid puede tener implicaciones positivas, la mayoría de las veces la información que circula en la vid es exagerada y puede causar alarmas innecesarias a los empleados. Un buen gerente debe estar al tanto de la información que circula en este canal de comunicación no oficial y debe tomar medidas positivas para evitar el flujo de información falsa.
Un ejemplo de canal de comunicación no oficial son las reuniones sociales entre empleados.
Conclusión
En cualquier organización existen tres tipos de canales de comunicación: formal, informal y no oficial.
Si bien la red de comunicación ideal es una estructura formal en la que puede tener lugar la comunicación informal, también existen canales de comunicación no oficiales en una organización.
A través de estos diversos canales, es importante que un gerente transmita sus ideas y luego escuche, absorba, recopile y comunique más a los empleados.