Reunión de inicio del proyecto
Introducción
Una reunión de inicio de proyecto es la mejor oportunidad para que un gerente de proyecto energice a su equipo. Durante esta reunión, la dirección del proyecto puede establecer un sentido de objetivo común y comenzar a comprender a cada individuo.
Si bien la reunión de inicio del proyecto parece ser una reunión simple con todos los interesados del proyecto, una reunión de inicio del proyecto exitosa requiere una planificación adecuada.
Los siguientes pasos son algunos de los puntos de preparación importantes para una reunión de inicio exitosa del proyecto. Estos pasos lo ayudarán a mantenerse enfocado, establecer y demostrar liderazgo y ayudar a integrar miembros individuales en el equipo del proyecto.
La agenda
Una agenda sólida y clara es imprescindible para la reunión de inicio de un proyecto. Si no tiene idea de cuál debería ser la agenda, pregúntele a sus subordinados experimentados o consiga algunas de las agendas utilizadas para reuniones iniciales anteriores por otros.
La agenda generalmente incluye el propósito del proyecto, los entregables y las metas, los factores clave de éxito del proyecto, el plan de comunicación y el plan del proyecto.
Antes de la reunión de inicio del proyecto, asegúrese de hacer circular la agenda de la reunión a todos los participantes.
De esta forma, todos los participantes conocen la estructura y qué lograr al final de la reunión.
Empezando
Cuando comienza la reunión, el director del proyecto debe hacerse cargo de la reunión. A continuación, se debe dar la bienvenida a todos los participantes y se debe realizar una ronda de autopresentación.
Aunque ya ha compartido la agenda de la reunión con los participantes, guíelos brevemente por la agenda mientras da una breve introducción a cada tema de la agenda.
Preste más atención a la introducción de los roles del proyecto y enfatice las razones por las cuales los miembros del término fueron asignados a los roles respectivos.
Si hay personas que desempeñan papeles exagerados, reconózcalo. Cuando haga todas estas cosas, no entre en detalles. El propósito de esta reunión es llevar a todos a la misma plataforma.
Presentación del proyecto
Una vez establecido el tono, presente la agenda de manera estructurada. En primer lugar, hable sobre los supuestos del proyecto y cómo desarrolló el plan del proyecto.
Presente su razonamiento detrás del plan y transmita el mensaje de que está abierto a sugerencias cuando el proyecto avance. Repase cada tarea en el plan del proyecto y elabore lo suficiente.
Enfatice el hecho de que el plan del proyecto y el cronograma aún se encuentran en la etapa inicial y que espera la ayuda de todos para completarlo.
Identifique y reconozca los posibles cuellos de botella o las tareas desafiantes en el cronograma del proyecto.
Establecer las expectativas
Decida un momento conveniente para celebrar reuniones periódicas para hablar sobre el progreso del proyecto. Enfatice la necesidad de la participación de todos en las reuniones regulares.
El trabajo en equipo es una de las expectativas más importantes a establecer. Necesita elaborar más sobre el trabajo en equipo y planificar algunas actividades de trabajo en equipo justo después del inicio del proyecto.
Hable sobre la naturaleza sensible al tiempo del proyecto y cómo se otorgan las licencias durante el período del proyecto.
Si el proyecto requiere trabajar muchas horas, avisarles con anticipación y mostrarles cómo puede ayudarlos a mantener el equilibrio entre la vida laboral y personal es una buena estrategia.
Durante la reunión, empoderar a los miembros del equipo para que lleven a cabo determinadas tareas y hacerlos responsables.
Plan de comunicación
La comunicación es uno de los aspectos principales de un proyecto. Por lo tanto, la reunión de inicio del proyecto debe hacer más hincapié en el plan de comunicación del proyecto.
Esto generalmente incluye las reuniones y las rutas de escalada. A continuación se muestran algunas de las reuniones que tienen lugar durante el ciclo de vida del proyecto:
Reunión de estado semanal
Actualizaciones del plan del proyecto
Sesiones de planificación de tareas y actividades
Actualizaciones de gestión
Además, puede hacer hincapié en los demás canales de comunicación como comunicaciones por correo electrónico, foros, etc.
Comentarios y cierre
Al final de la reunión inicial, abra una sesión de preguntas y respuestas que permita a los miembros del equipo expresarse libremente.
Si el tiempo no es suficiente para facilitar a todos los miembros del equipo, pídales que envíen sus consultas y comentarios por correo electrónico. Una vez que eche un vistazo a esos correos electrónicos, puede establecer otra discusión para abordarlos.
Nunca arrastres demasiado una reunión planificada, ya que podría ser un mal ejemplo. Antes de que todos se vayan, resuma la reunión y mencione los elementos de acción y los próximos pasos.
Conclusión
Para concluir, hay cuatro áreas principales en las que se debe enfatizar la celebración de reuniones de inicio de proyectos.
Esté preparado para la reunión inicial. Demuestre su capacidad para organizarse y liderar.
Capacite a los miembros de su equipo. Asigneles responsabilidades.
Desarrollar y nutrir el trabajo en equipo.
Demuestre sus cualidades de liderazgo.