Métodos de comunicación
Introducción
Todos sabemos la importancia de la comunicación en nuestra vida diaria. Nada puede suceder sin que se utilice algún método de comunicación para expresarnos con cualquier propósito.
La comunicación es aún más valiosa en un entorno empresarial, ya que hay varias partes involucradas. Varias partes interesadas, ya sean clientes, empleados o medios de comunicación, siempre se envían información importante entre sí en todo momento.
Por lo tanto, utilizamos constantemente alguna forma de comunicación u otra para enviar un mensaje. Sin estos diferentes métodos de comunicación disponibles en la actualidad, nos llevaría eones realizar negocios con la misma eficacia y con la misma velocidad que se hace hoy.
Intentemos comprender cuáles son estos métodos de comunicación.
Tipos de comunicación
Han surgido numerosos instrumentos nuevos a lo largo de los años para ayudar a las personas a comunicarse de manera eficaz.
Comunicación oral
Se podría decir que la comunicación oral es la forma de comunicación más utilizada. Ya sea para presentar algunos datos importantes a sus colegas o para dirigir una reunión de la sala de juntas, estas habilidades son vitales.
Constantemente utilizamos palabras verbalmente para informar a nuestros subordinados de una decisión, proporcionar información, etc. Esto se hace por teléfono o cara a cara.
La persona que recibe el mensaje también debería tener mucho cuidado para asegurarse de que entiende claramente lo que se dice.
Esto muestra, por lo tanto, que necesitaría cultivar sus habilidades para escuchar y hablar, ya que tendría que desempeñar ambos roles en el lugar de trabajo, con diferentes personas.
Comunicación escrita
La escritura se utiliza cuando tiene que proporcionar información detallada, como cifras y hechos, incluso al realizar una presentación.
También se utiliza generalmente para enviar documentos y otro material importante a las partes interesadas, que luego podrían almacenarse para su uso posterior, ya que se puede consultar fácilmente a medida que se registra. Otros documentos importantes como contratos, memorandos y actas de reuniones también se encuentran en forma escrita para este propósito.
Sin embargo, se puede ver en los últimos años que la comunicación verbal ha sido reemplazada en gran medida por una forma más rápida de comunicación escrita y es el correo electrónico.
También puede utilizar videoconferencias y llamadas telefónicas de múltiples vías con varias personas simultáneamente. Aparte de algunas fallas que podrían ocurrir, estos métodos de comunicación han ayudado a las organizaciones a avanzar mucho.
Lenguaje corporal
Aunque los métodos de comunicación más habituales se llevan a cabo de forma oral o escrita, cuando se trata de técnicas de gestión, nunca se debe subestimar el poder de la comunicación no verbal.
Tu sonrisa, tus gestos y varios otros movimientos corporales envían un mensaje a las personas que te rodean. Debe tener esto en cuenta al tratar con sus empleados y clientes.
Recuerde siempre mantener el contacto visual. Esto demostraría que es serio y confiado en lo que se dice.
¿Por qué necesitamos diferentes métodos de comunicación?
Puede preguntar por qué es importante que usemos diferentes métodos de comunicación en una organización.
La respuesta es muy simple. La razón de esto es el papel fundamental que desempeña la comunicación en el funcionamiento eficaz de una empresa.
Imagínese una organización hoy sin servicios de correo electrónico. ¿Cómo podría un cliente enviar una propuesta importante rápida y directamente al empleador a cargo? De manera similar, una organización puede tener que paralizar su trabajo si ciertos gerentes no están en el país y, por lo tanto, no pueden hacer una presentación ante la junta.
Pero, por supuesto, esto se puede hacer hoy con la ayuda de la videoconferencia.
Por lo tanto, es fundamental que se empleen diferentes métodos de comunicación.
Elegir el método correcto
Es importante que se elijan los métodos de comunicación más rentables para cualquier organización. Simplemente elegir un método de comunicación debido a que es un instrumento famoso no ayudará.
Debería comprender las necesidades de su organización en particular. Hay ciertas preguntas que debería hacer:
¿Cuál es nuestro público objetivo?
¿Cuánto estamos dispuestos a gastar en tal instrumento?
¿Aumentará la productividad de los empleados a largo plazo?
¿Qué tipo de información enviamos con más frecuencia?
Es posible que tenga más preguntas que hacer según el tipo de trabajo que realiza y el mensaje que necesita transmitir. Recuerde que no existe un método de comunicación "correcto". Necesitaría diferentes métodos para diferentes propósitos y tareas.
Conclusión
En conclusión, es importante recordar siempre la importancia de la comunicación en una organización.
Los métodos de comunicación que elija podrían, en cierto sentido, hacer o deshacer la estructura de gestión de su organización y también podrían afectar su relación con los clientes, si no se eligen con cuidado.
Por lo tanto, es vital que dedique algún tiempo a elegir los métodos adecuados para ayudarlo en sus tareas de gestión.