Colección de requisitos
Introducción
Cuando se trata de cualquier tipo de proyecto, la recopilación de requisitos juega un papel clave. La recopilación de requisitos no solo es importante para el proyecto, sino que también es importante para la función de gestión del proyecto.
Para el proyecto, comprender lo que finalmente entregará es fundamental para su éxito. A través de los requisitos, la gestión del proyecto puede determinar las entregas finales del proyecto y cómo las entregas finales deben abordar los requisitos específicos del cliente.
Aunque la recopilación de requisitos parece bastante sencilla; sorprendentemente, esta es una de las fases del proyecto donde la mayoría de los proyectos comienzan con el pie izquierdo. En general, la mayoría de los proyectos fallidos han fracasado debido a la recopilación de requisitos incorrecta o insuficiente. Discutiremos sobre esto en la siguiente sección.
A continuación se muestra una ilustración que indica dónde viene la colección de requisitos en un proyecto:
La importancia de los requisitos
Tomemos como ejemplo un proyecto de desarrollo de software. Una vez que finaliza el inicio del proyecto, el equipo de analistas de negocios tiene prisa por recopilar los requisitos. El equipo de BA (analistas de negocios) utiliza varios métodos para capturar los requisitos del proyecto y luego pasar los requisitos al equipo del proyecto. Una vez que los requisitos comerciales se convierten en requisitos técnicos, comienza la implementación.
Aunque el ciclo anterior parece bastante normal y sin problemas, la realidad es algo diferente. En la mayoría de los casos, el equipo de BA no puede capturar todos los requisitos relacionados con el proyecto. Siempre pasan por alto una parte de los requisitos. Durante la construcción del proyecto, generalmente el cliente reconoce las lagunas de requisitos del proyecto.
El equipo del proyecto deberá implementar estos requisitos faltantes sin pagos adicionales del cliente o con solicitudes de cambio aprobadas por el cliente. En caso de que fuera culpa del equipo de BA, es posible que el proveedor de servicios deba absorber el costo de implementar los requisitos faltantes. En tales casos, si el esfuerzo por los requisitos faltantes tiene un impacto significativo en el costo del proyecto, el proyecto puede ser una pérdida financiera para el proveedor de servicios.
Por lo tanto, el proceso de recopilación de requisitos es la fase más importante de cualquier proyecto.
El proceso de recopilación de requisitos
A los efectos de la recopilación de requisitos, los analistas comerciales utilizan algunos métodos. Estos métodos suelen diferir de un proyecto a otro y de una organización cliente a otra.
Por lo general, los requisitos para un nuevo sistema se recopilan de los posibles usuarios finales del sistema. Los métodos utilizados para recopilar los requisitos de estos posibles usuarios finales varían según la naturaleza de los usuarios finales. Por ejemplo, si hay una gran cantidad de usuarios finales, el método de taller se puede utilizar para la recopilación de requisitos.
En este método, se pide a todos los usuarios finales potenciales que participen en un taller. En este taller, los analistas comerciales interactúan con los usuarios y recopilan los requisitos para el nuevo sistema. A veces, la sesión del taller se graba en video para revisar y capturar los comentarios de los usuarios.
Si la base de usuarios es bastante pequeña, los analistas comerciales pueden realizar entrevistas cara a cara. Esta es la forma más eficaz de encontrar todos los requisitos necesarios, ya que el analista de negocios puede hacer que todas sus preguntas se formulen y se realicen preguntas cruzadas.
Los interrogadores pueden utilizarse de forma eficaz para el proceso de recopilación de requisitos, pero este no debería ser el único método de interacción con los usuarios finales. Los interrogadores deben utilizarse como elemento de apoyo para entrevistas o talleres.
Además de los métodos anteriores, hay muchos otros métodos específicos que pueden usarse para condiciones específicas.
Consejos para una recopilación de requisitos correcta
A continuación, se muestran algunos de los consejos para que el proceso de recopilación de requisitos sea exitoso:
Nunca asuma que conoce los requisitos del cliente. Lo que normalmente piensa, podría ser bastante diferente a lo que quiere el cliente. Por eso, verifique siempre con el cliente cuando tenga una suposición o una duda.
Involucre a los usuarios finales desde el principio. Obtenga su apoyo para lo que hace.
En los niveles iniciales, defina el alcance y obtenga el acuerdo del cliente. Esto le ayuda a concentrarse con éxito en el alcance de las funciones.
Cuando esté en el proceso de recopilar los requisitos, asegúrese de que sean realistas, específicos y medibles.
Concéntrese en hacer que el documento de requisitos sea muy claro. El documento de requisitos es la única forma de lograr que el cliente y el proveedor de servicios lleguen a un acuerdo. Por lo tanto, no debería haber áreas grises en este documento. Si hay áreas grises, considere que esto conduciría a posibles problemas comerciales.
No hables de la solución o la tecnología al cliente hasta que no se hayan reunido todos los requisitos. No está en condiciones de prometer o indicar nada al cliente hasta que tenga claros los requisitos.
Antes de pasar a cualquier otra fase del proyecto, obtenga el documento de requisitos firmado por el cliente.
Si es necesario, cree un prototipo para ilustrar visualmente los requisitos.
Conclusión
La recopilación de requisitos es el paso más importante de un proyecto. Si el equipo del proyecto no logra capturar todos los requisitos necesarios para una solución, el proyecto se ejecutará con un riesgo. Esto puede dar lugar a muchas disputas y desacuerdos en el futuro y, como resultado, la relación comercial puede verse seriamente dañada.
Por lo tanto, tome la recopilación de requisitos como una responsabilidad clave del equipo del proyecto. Hasta que se firmen los requisitos, no prometa ni comente la naturaleza de la solución.