Gestión de los interesados
Introducción
Cuando se trabaja en un proyecto, hay muchas personas u organizaciones que dependen y / o se ven afectadas por el producto o resultado final. Estas personas son las partes interesadas de un proyecto.
La gestión de las partes interesadas implica tener en cuenta los diferentes intereses y valores que tienen las partes interesadas y abordarlos durante la duración del proyecto para garantizar que todas las partes interesadas estén contentas al final.
Esta rama de la gestión es importante porque ayuda a una organización a lograr sus objetivos estratégicos al involucrar tanto al entorno externo como al interno y al crear una relación positiva con los grupos de interés a través de una buena gestión de sus expectativas.
La gestión de las partes interesadas también es importante porque ayuda a identificar las relaciones positivas existentes con las partes interesadas. Estas relaciones se pueden convertir en coaliciones y asociaciones, que continúan generando confianza y fomentan la colaboración entre las partes interesadas.
¿Cómo funciona la gestión de las partes interesadas?
La gestión de stakeholders, en el sentido de un proyecto empresarial, funciona a través de una estrategia. Esta estrategia se crea utilizando información recopilada a través de los siguientes procesos:
Stakeholder Identification -En primer lugar, es importante tener en cuenta todas las partes interesadas involucradas, ya sean internas o externas. Una forma ideal de hacer esto es creando un mapa de partes interesadas.
Stakeholder Analysis - A través del análisis de las partes interesadas, el trabajo del gerente es identificar las necesidades, interfaces, expectativas, autoridad y relación común de las partes interesadas.
Stakeholder Matrix -Durante este proceso, los gerentes posicionan a las partes interesadas utilizando la información recopilada durante el proceso de análisis de las partes interesadas. Los stakeholders se posicionan de acuerdo a su nivel de influencia o enriquecimiento que brindan al proyecto.
Stakeholder Engagement - Este es uno de los procesos más importantes de la gestión de las partes interesadas donde todas las partes interesadas se comprometen con el gerente para conocerse y comprenderse mejor, a nivel ejecutivo.
Esta comunicación es importante porque brinda tanto al gerente como a las partes interesadas la oportunidad de discutir y coincidir con las expectativas y, lo que es más importante, acordar un conjunto común de valores y principios, que todos las partes interesadas respaldarán.
Communicating Information - Aquí se acuerdan las expectativas de comunicación y se establece la forma en que se gestiona la comunicación entre los grupos de interés, es decir, cómo y cuándo se recibe la comunicación y quién la recibe.
Stakeholder Agreements -Este es el Léxico del proyecto o los objetivos planteados. Todas las partes interesadas clave firman este acuerdo de partes interesadas, que es una recopilación de todas las decisiones acordadas.
En la práctica moderna de proyectos de gestión de hoy, los gerentes y las partes interesadas favorecen una relación honesta y transparente con las partes interesadas.
Fallos en la gestión de las partes interesadas
Algunas organizaciones aún soportan malas prácticas de gestión de las partes interesadas y esto se debe a:
Comunicarse con una parte interesada demasiado tarde. Esto no permite una revisión amplia de las expectativas de las partes interesadas y, por lo tanto, es posible que sus puntos de vista no se tomen en consideración.
Invitar a las partes interesadas a participar en el proceso de toma de decisiones demasiado pronto. Esto resulta en un complicado proceso de toma de decisiones.
Involucrar a las partes interesadas equivocadas en un proyecto. Esto se traduce en una reducción del valor de su contribución y, al final, conduce a críticas externas.
La dirección no valora la contribución de los grupos de interés. Su participación se considera poco importante e intrascendente.
Cualquiera que sea la forma en que se aborde la gestión de las partes interesadas, debe hacerse con atención para lograr los mejores resultados.
Lograr una buena gestión de las partes interesadas
La participación insuficiente y la comunicación ineficaz con las partes interesadas pueden llevar al fracaso del proyecto. Las siguientes son algunas ideas que se pueden utilizar para lograr buenas prácticas de gestión de las partes interesadas:
La dirección y las partes interesadas deben trabajar juntos para elaborar una lista realista de metas y objetivos. Involucrar a las partes interesadas mejorará el rendimiento empresarial y se interesarán activamente en el proyecto.
La comunicación es la clave. Es importante que las partes interesadas y la dirección se comuniquen a lo largo del proyecto de forma regular. Esto asegura que ambas partes se involucrarán activamente y garantizarán una navegación fluida durante el curso del proyecto.
Es importante ponerse de acuerdo sobre los entregables. Esto asegura que no haya una desilusión indebida al final. Los prototipos y las muestras durante el transcurso del proyecto ayudan a las partes interesadas a comprender claramente el proyecto final.
Conclusión
En conclusión, para lograr un resultado de los proyectos, se requieren buenas prácticas de gestión de las partes interesadas. La gestión de las partes interesadas es la gestión eficaz de todos los participantes en un proyecto, ya sean colaboradores externos o internos.
Podría decirse que el elemento más importante en la gestión de las partes interesadas es la comunicación, en la que un gerente tiene que dedicar su 99% de tiempo a realizar reuniones, revisar y responder correos electrónicos y actualizar y distribuir informes, etc.