Gestión de comunicaciones
Introducción
A menudo se encontrará con organizaciones que enfatizan la importancia de una buena gestión de la comunicación. Es empírico que una organización tenga una gestión de la comunicación adecuada.
Una vez que esto se logra, la organización está un paso más cerca de lograr sus objetivos comerciales generales. La gestión de la comunicación se refiere a un plan sistemático, que implementa y monitorea los canales y el contenido de la comunicación.
Para convertirse en un buen gerente, uno debe tener a mano un enfoque de contingencia cuando se trata de comunicarse con los empleados.
Una gestión de la comunicación eficaz se considera un salvavidas para muchos proyectos que emprende una organización, así como cualquier departamento de la organización.
Las cinco preguntas de la gestión de la comunicación
Las cinco preguntas clave en la comunicación son cruciales y deben abordarse para que un proyecto o una función organizacional tenga éxito mediante una gestión de la comunicación eficaz.
A continuación se presentan las cinco preguntas clave de la gestión de comunicaciones:
¿Qué información es esencial para el proyecto?
¿Quién requiere información y qué tipo de información se necesita?
¿Cuál es el tiempo requerido para la información?
¿Qué tipo o formato de información se requiere?
¿Quiénes son las personas responsables de transmitir la información recopilada?
Las cinco preguntas clave en la gestión de la comunicación son solo las pautas. Por lo tanto, debe tener en cuenta otras consideraciones, como el costo y el acceso a la información.
El proceso de comunicación
El principal objetivo de la gestión de la comunicación es garantizar un flujo fluido de información entre dos personas o un grupo.
Examinemos el proceso de comunicación con el uso de un diagrama.
El proceso de comunicación consta de tres divisiones principales; remitente transmite un mensaje a través de un canal al receptor. Según el diagrama anterior, el remitente primero desarrolla una idea, que luego puede procesarse como un mensaje.
Este mensaje se transmite al receptor. El receptor tiene que interpretar el mensaje para comprender su significado.
Cuando se trata de la interpretación, el contexto del mensaje debe usarse para derivar el significado. Además, para este modelo de proceso de comunicación, también utilizará codificación y decodificación.
La codificación se refiere a desarrollar un mensaje y la decodificación se refiere a interpretar o comprender el mensaje. También notará el factor de retroalimentación, que involucra tanto al remitente como al receptor.
La retroalimentación es crucial para que cualquier proceso de comunicación sea exitoso. La retroalimentación permite a los gerentes o supervisores inmediatos analizar qué tan bien los subordinados comprenden la información proporcionada y conocer el desempeño del trabajo.
Métodos de comunicación
Comprender el proceso de comunicación por sí solo no garantizará el éxito de los gerentes ni de una organización. Los gerentes deben conocer los métodos utilizados en el proceso de comunicación.
Los métodos estándar de comunicación que son ampliamente utilizados por gerentes y organizaciones en todo el mundo son métodos escritos u orales.
Aparte de estos dos mecanismos, la comunicación no verbal es otro método destacado utilizado para evaluar la comunicación dentro de la organización.
La comunicación no verbal se refiere al uso del lenguaje corporal como método de comunicación. Este método incluirá gestos, acciones, apariencia física, así como apariencia facial y actitud.
Aunque la mayoría de estos métodos todavía se utilizan para una gran parte de la organización, el uso del correo electrónico y otros medios electrónicos como método de comunicación ha disminuido la necesidad de la comunicación cara a cara.
Esto a veces conduce a situaciones en las que ambas partes involucradas no confían o no se sienten cómodas entre sí y también los mensajes pueden malinterpretarse fácilmente.
Habilidades de comunicación oral
Una gran proporción de la comunicación oral está directamente involucrada en la gestión de las comunicaciones. Por ejemplo, si un gerente no conversa o no se lo deja claro a un equipo de ventas, esto puede generar diferencias en los objetivos y logros.
Hay dos aspectos de la comunicación oral, la escucha activa y la retroalimentación constructiva.
Escucha activa
Aquí es donde la persona que recibe el mensaje presta atención a la información, la interpreta y la recuerda.
Como ya sabrá, escuchar le ayuda a prestar atención y seguir algunos puntos que ilustran la escucha activa.
Hacer contacto visual con la parte relevante
Asegúrese de aclarar las preguntas si no está claro
Evitar el uso de gestos que distraigan o sean incómodos.
Retroalimentación constructiva
Aquí es donde los gerentes fallan la mayor parte del tiempo. La retroalimentación debe ser constructiva y luego ayudará a los empleados a dar forma a su desempeño en lugar de meras críticas.
Conclusión
La gestión de la comunicación es vital para cualquier organización, independientemente de su tamaño. Contribuye al logro de los objetivos generales de la empresa y crea un entorno positivo y amigable.
Un proceso de comunicación eficaz dentro de la organización conducirá a un aumento de las ganancias, alta satisfacción de los empleados y reconocimiento de la marca.