Nivelación de recursos
Introducción
La nivelación de recursos es una técnica en la gestión de proyectos que pasa por alto la asignación de recursos y resuelve los posibles conflictos que surgen de la asignación excesiva. Cuando los gerentes de proyecto emprenden un proyecto, necesitan planificar sus recursos en consecuencia.
Esto beneficiará a la organización sin tener que enfrentar conflictos y no poder entregar a tiempo. La nivelación de recursos se considera uno de los elementos clave para la gestión de recursos en la organización.
Una organización comienza a enfrentarse a problemas si los recursos no se asignan correctamente, es decir, algunos recursos pueden estar asignados en exceso mientras que otros no lo estarán. Ambos traerán consigo un riesgo financiero para la organización.
Los dos elementos clave de la nivelación de recursos
Dado que el objetivo principal de la nivelación de recursos es asignar los recursos de manera eficiente, de modo que el proyecto se pueda completar en el período de tiempo dado. Por tanto, la nivelación de recursos se puede dividir en dos áreas principales; proyectos que se pueden completar utilizando todos los recursos disponibles y proyectos que se pueden completar con recursos limitados.
Los proyectos que utilizan recursos limitados pueden extenderse durante un período de tiempo hasta que los recursos necesarios estén disponibles. Si, de nuevo, la cantidad de proyectos que emprende una organización excede los recursos disponibles, entonces es más prudente posponer el proyecto para una fecha posterior.
Estructura de la nivelación de recursos
Muchas organizaciones tienen una jerarquía estructurada de nivelación de recursos. Una estructura basada en el trabajo es la siguiente:
- Stage
- Phase
- Task/Deliverable
Todas las capas mencionadas anteriormente determinarán el alcance del proyecto y encontrarán formas de organizar las tareas en todo el equipo. Esto facilitará que el equipo del proyecto complete las tareas.
Además, dependiendo de los tres parámetros anteriores, el nivel de los recursos necesarios (antigüedad, experiencia, habilidades, etc.) puede ser diferente. Por lo tanto, el requerimiento de recursos para un proyecto es siempre una variable, que corresponde a la estructura anterior.
Establecer dependencias
La razón principal por la que un gerente de proyecto establece dependencias es asegurarse de que las tareas se ejecuten correctamente. Al identificar las dependencias correctas de las dependencias incorrectas, el proyecto se puede completar dentro del plazo establecido.
Estas son algunas de las limitaciones con las que se encontrará un director de proyecto durante el ciclo de ejecución del proyecto. Las limitaciones a las que se enfrentará un director de proyecto se pueden clasificar en tres categorías.
Mandatory - Estas limitaciones surgen debido a limitaciones físicas como los experimentos.
Discretionary - Estas son restricciones basadas en preferencias o decisiones tomadas por los equipos.
External - A menudo se basa en necesidades o deseos que involucran a un tercero.
El proceso de asignación de recursos
Para que tenga lugar la nivelación de recursos, los recursos se delegan con tareas (entregables), que deben ejecutarse. Durante la fase inicial de un proyecto, idealmente, los roles se asignan a los recursos (recursos humanos), momento en el que los recursos no se identifican.
Posteriormente, estos roles se asignan a tareas específicas, que requieren especialización.
Nivelación de recursos
La nivelación de recursos ayuda a una organización a aprovechar al máximo los recursos disponibles. La idea detrás de la nivelación de recursos es reducir el desperdicio de recursos, es decir, detener la asignación excesiva de recursos.
El gerente de proyecto identificará el tiempo que no utiliza un recurso y tomará medidas para prevenirlo o sacarle provecho.
Por conflictos de recursos, existen numerosas desventajas que sufre la organización, tales como:
Retraso en la finalización de determinadas tareas
Dificultad para asignar un recurso diferente
No se pueden cambiar las dependencias de las tareas
Para eliminar ciertas tareas
Para agregar más tareas
Retrasos generales y sobrecostos presupuestarios de proyectos
Técnicas de nivelación de recursos
La ruta crítica es un tipo común de técnica utilizada por los gerentes de proyecto cuando se trata de nivelar los recursos. La ruta crítica representa las rutas de duración más larga y más corta en el diagrama de red para completar el proyecto.
Sin embargo, aparte del concepto de ruta crítica ampliamente utilizado, los gerentes de proyecto utilizan el seguimiento rápido y el bloqueo si las cosas se salen de control.
Fast tracking -Esto realiza tareas de ruta críticas. Esto gana tiempo. La característica destacada de esta técnica es que aunque el trabajo está terminado por el momento, la posibilidad de reprocesamiento es mayor.
Crashing - Esto se refiere a la asignación de recursos además de los recursos existentes para realizar el trabajo más rápido, asociado con costos adicionales como mano de obra, equipo, etc.
Conclusión
La nivelación de recursos tiene como objetivo aumentar la eficiencia al realizar proyectos utilizando los recursos disponibles. La nivelación adecuada de recursos no resultará en grandes gastos.
El director del proyecto debe tener en cuenta varios factores e identificar las dependencias críticas y no críticas para evitar retrasos de último minuto en los entregables del proyecto.