Software de gestión de proyectos
Introducción
Dado que la gestión de proyectos es una de las funciones centrales de una organización empresarial, la función de gestión de proyectos debe estar respaldada por software. Antes de que naciera el software, la gestión de proyectos se realizaba completamente a través de documentos. Esto finalmente produjo una gran cantidad de documentos en papel y la búsqueda de información en ellos no fue una experiencia agradable.
Una vez que el software estuvo disponible a un costo asequible para las organizaciones comerciales, las empresas de desarrollo de software comenzaron a desarrollar software de gestión de proyectos. Esto se hizo bastante popular entre todas las industrias y este software fue adoptado rápidamente por la comunidad de gestión de proyectos.
Tipos de software de gestión de proyectos
1 - Escritorio
Hay dos tipos de software de gestión de proyectos disponibles para los directores de proyectos. La primera categoría de dicho software es el software de escritorio. Microsoft Project es un buen ejemplo de este tipo. Puede administrar todo su proyecto usando MS Project, pero necesita compartir los documentos electrónicos con otros, cuando se requiere colaboración.
Todas las actualizaciones deben ser realizadas en el mismo documento por partes relevantes de vez en cuando. Por lo tanto, dicho software de administración de proyectos de escritorio tiene limitaciones cuando debe ser actualizado y mantenido por más de una persona.
2 - Basado en web
Como solución al problema anterior, se introdujo el software de gestión de proyectos basado en la web. Con este tipo, los usuarios pueden acceder a la aplicación web y leer, escribir o cambiar las actividades relacionadas con la gestión del proyecto.
Esta fue una buena solución para proyectos distribuidos entre departamentos y geografías. De esta manera, todas las partes interesadas del proyecto tienen acceso a los detalles del proyecto en cualquier momento. Especialmente, este modelo es el mejor para equipos virtuales que operan en Internet.
Características del software de gestión de proyectos
Cuando se trata de elegir un software de gestión de proyectos, hay muchas cosas a considerar. No todos los proyectos pueden utilizar todas las funciones que ofrece el software de gestión de proyectos.
Por lo tanto, debe comprender bien los requisitos de su proyecto antes de intentar seleccionar uno por usted. Los siguientes son los aspectos más importantes del software de gestión de proyectos:
1 - Colaboración
El software de gestión de proyectos debe facilitar la colaboración del equipo. Esto significa que las partes interesadas relevantes del proyecto deberían poder acceder y actualizar los documentos del proyecto cuando lo deseen.
Por lo tanto, el software de gestión de proyectos debe tener control de acceso y gestión de autenticación para lograr grandes niveles de acceso a las partes interesadas del proyecto.
2 - Programación
La programación es una de las características principales que debe proporcionar el software de gestión de proyectos. Por lo general, el software de gestión de proyectos moderno proporciona la capacidad de dibujar diagramas de Gantt cuando se trata de la programación de actividades.
Además de esto, las dependencias de actividades también se pueden agregar a los horarios, por lo que dicho software le mostrará la ruta crítica del proyecto y los cambios posteriores a la ruta crítica automáticamente.
La línea de base también es una característica útil que ofrece el software de gestión de proyectos. Por lo general, un proyecto se basa en un esquema cuando se finalizan los requisitos.
Cuando se cambian los requisitos y se agregan nuevos requisitos al proyecto más adelante, el equipo de gestión del proyecto puede comparar el nuevo cronograma con el cronograma de referencia automáticamente para comprender el alcance del proyecto y las desviaciones de costos.
3 - Seguimiento de problemas
Durante el ciclo de vida del proyecto, puede haber muchos problemas relacionados con el proyecto que necesitan seguimiento y monitoreo constante. Los defectos de software son uno de los buenos ejemplos de esto.
Por lo tanto, el software de gestión de proyectos debe tener características para rastrear y monitorear los problemas reportados por varias partes interesadas del proyecto.
4 - Gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos es uno de los aspectos clave cuando una organización se ha involucrado en más de un proyecto. La organización debe poder medir y monitorear múltiples proyectos, para que la organización sepa cómo progresan los proyectos en general.
Si es una empresa pequeña con solo un par de proyectos, es posible que no desee esta función. En tal caso, debe seleccionar un software de gestión de proyectos sin gestión de la cartera de proyectos, ya que estas funciones podrían resultar bastante caras para usted.
5 - Gestión de documentos
Un proyecto tiene muchos documentos en uso. La mayoría de estos documentos deben ser accesibles para las partes interesadas del proyecto. Por lo tanto, el software de gestión de proyectos debe tener una función de gestión de documentos con un sistema de control de acceso correcto.
Además de esto, los documentos deben tener una versión cada vez que se actualizan. Por lo tanto, la función de administración de documentos también debe admitir el control de versiones de documentos.
6 - Gestión de recursos
La gestión de recursos del proyecto es una de las expectativas clave del software de gestión de proyectos. Esto incluye tanto a los recursos humanos como a otros tipos.
El software de gestión de proyectos debe mostrar la utilización de cada recurso durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Conclusión
La práctica moderna de gestión de proyectos requiere la asistencia de software de gestión de proyectos. La práctica moderna de gestión de proyectos es complicada hasta el punto de que no puede funcionar sin el uso de software.
Al elegir el software de gestión de proyectos correcto para su propósito, debe evaluar las características del software y coincidir con los requisitos de gestión de proyectos.
Nunca elija uno con más funciones de las que necesita, ya que normalmente el software de gestión de proyectos tiene un precio elevado. Además, tener más de las características requeridas podría generar confusiones al usar el software en la práctica.