Control de costos del proyecto
Introducción
Casi todos los proyectos deben ser guiados en su totalidad para recibir el resultado requerido y esperado al final del proyecto. Es el equipo responsable del proyecto y, lo más importante, el director del proyecto el que necesita poder llevar a cabo un control eficaz de los costes. Sin embargo, existen varias técnicas que se pueden utilizar para este propósito.
Además de los objetivos del proyecto que el director del proyecto debe supervisar, el control de varios costos también es una tarea muy importante para cualquier proyecto. La gestión de proyectos no sería efectiva en absoluto si un director de proyecto falla en este sentido, ya que esencialmente determinaría si su organización obtendría ganancias o pérdidas.
Técnicas de control de costos
A continuación se presentan algunas de las técnicas valiosas y esenciales que se utilizan para un control eficiente de los costos del proyecto:
1 - Planificación del presupuesto del proyecto
Lo ideal sería hacer un presupuesto al comienzo de la sesión de planificación con respecto al proyecto en cuestión. Es este presupuesto el que tendría que ayudarlo para todos los pagos que debe realizar y los costos en los que incurrirá durante el ciclo de vida del proyecto. La elaboración de este presupuesto, por lo tanto, implica mucha investigación y pensamiento crítico.
Al igual que con cualquier otro presupuesto, siempre tendrá que dejar espacio para ajustes, ya que es posible que los costos no sigan siendo los mismos durante el período del proyecto. Cumplir con el presupuesto del proyecto en todo momento es clave para obtener beneficios del proyecto.
2 - Seguimiento de los costes
Hacer un seguimiento de todos los costos reales también es tan importante como cualquier otra técnica. Aquí, es mejor preparar un presupuesto basado en el tiempo. Esto le ayudará a realizar un seguimiento del presupuesto de un proyecto en cada una de sus fases. Los costos reales deberán compararse con los objetivos periódicos que se han establecido en el presupuesto. Estos objetivos pueden ser mensuales o semanales o incluso anualmente si el proyecto durará mucho tiempo.
Es mucho más fácil trabajar con esto en lugar de tener un presupuesto completo para todo el período del proyecto. Si se requiere realizar algún trabajo nuevo, deberá hacer estimaciones para esto y ver si se puede acomodar con el monto final en el presupuesto. De lo contrario, es posible que tenga que trabajar en los arreglos necesarios para las 'Solicitudes de cambio', donde el cliente pagará por el nuevo trabajo o los cambios.
3 - Gestión eficaz del tiempo
Otra técnica eficaz sería la gestión eficaz del tiempo. Aunque esta técnica se aplica a varias áreas de gestión, es muy importante con respecto al control de costos del proyecto.
La razón de esto es que el costo de su proyecto podría seguir aumentando si no puede cumplir con los plazos del proyecto; cuanto más se demore el proyecto, mayores serán los costos incurridos, lo que significa efectivamente que se excederá el presupuesto.
El director del proyecto deberá recordar constantemente a su equipo los plazos importantes del proyecto para asegurarse de que el trabajo se complete a tiempo.
4 - Control de cambios de proyecto
El control de cambios del proyecto es otra técnica vital. Los sistemas de control de cambios son esenciales para tener en cuenta cualquier cambio potencial que pueda ocurrir durante el transcurso del proyecto.
Esto se debe al hecho de que cada cambio en el alcance del proyecto tendrá un impacto en los plazos de entrega de los entregables, por lo que los cambios pueden aumentar el costo del proyecto al aumentar el esfuerzo necesario para el proyecto.
5 - Uso del valor ganado
Del mismo modo, para identificar el valor del trabajo realizado hasta el momento, es muy útil utilizar la técnica contable comúnmente conocida como 'Valor Ganado'.
Esto es particularmente útil para proyectos grandes y lo ayudará a realizar cambios rápidos que sean absolutamente esenciales para el éxito del proyecto.
Los pasos adicionales para el control de costos del proyecto
Es recomendable revisar constantemente el presupuesto, así como las tendencias y otra información financiera. Proporcionar informes sobre las finanzas del proyecto a intervalos regulares también ayudará a realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
Esto asegurará que no se produzca un gasto excesivo, ya que no querrá saber cuándo es demasiado tarde. Cuanto antes se detecte el problema, más fácil y rápidamente podrá solucionarse.
Todos los documentos también deben proporcionarse a intervalos regulares a los auditores, quienes también podrían indicarle los posibles riesgos de costos.
Conclusión
Simplemente elaborar un presupuesto del proyecto no es adecuado durante las sesiones de planificación del proyecto. Usted y su equipo tendrían que estar atentos a si los costos se mantienen cerca de las cifras del presupuesto inicial.
Debe tener siempre en cuenta los riesgos que conlleva la escalada de costos y debe evitarlo de la mejor manera posible. Para ello, utilice las técnicas explicadas anteriormente y controle constantemente los costos del proyecto.