Dirección de Procuración
Introducción
Hoy en día, diferentes organizaciones emplean diversas técnicas de gestión para llevar a cabo el funcionamiento eficiente de sus departamentos. La gestión de adquisiciones es una de esas formas de gestión, donde los bienes y servicios se adquieren de una organización o empresa diferente.
Todas las organizaciones se enfrentan a esta forma de gestión en algún momento de la vida de sus negocios. Es la forma en que se llevan a cabo las adquisiciones y la planificación del proceso lo que garantizará que todo funcione sin problemas.
Pero con muchas otras técnicas de gestión en uso, ¿hay alguna razón especial para utilizar esta forma particular de gestión para adquirir bienes y servicios? Sí, esta es una de las preguntas frecuentes sobre la gestión de adquisiciones.
Se sabe que la gestión de adquisiciones ayuda a una organización a ahorrar gran parte del dinero gastado en la compra de bienes y servicios del exterior. También tiene varias otras ventajas.
¿Cómo funciona la gestión de adquisiciones?
A continuación se presentan las cuatro áreas de trabajo principales que preocupan a la gestión de adquisiciones. Se deben considerar los siguientes puntos siempre que se involucre un proceso de adquisición:
No todos los bienes y servicios que requiere una empresa deben comprarse en el exterior. Es por ello que es muy importante sopesar los pros y los contras de comprar o alquilar estos bienes y servicios desde el exterior.
Debería preguntarse si a largo plazo sería rentable y si es absolutamente necesario.
Debería tener una buena idea de lo que necesita exactamente y luego considerar varias opciones y alternativas. Aunque puede haber varios proveedores que brindan los mismos bienes y servicios, una investigación cuidadosa le mostrará cuál de estos proveedores le brindará la mejor oferta para su organización.
Definitivamente, puede solicitar algún tipo de licitación para sus necesidades por parte de estos proveedores y utilizar un criterio de selección para seleccionar el mejor proveedor.
Normalmente, el siguiente paso sería llamar a licitación. Durante esta etapa, los diferentes proveedores le proporcionarán cotizaciones.
Esta etapa es similar a la de elegir proyectos, ya que necesitaría considerar diferentes criterios, además del costo, para finalmente decidir con qué proveedor desea ir.
Después del proceso de evaluación, podrá seleccionar el mejor proveedor. Luego, deberá pasar al paso de discutir lo que debe incluirse en el contrato. Recuerde mencionar todas las condiciones de financiación, cómo desea realizar los pagos, etc., para evitar confusiones posteriores, ya que este contrato será vinculante.
Recuerde siempre que es de suma importancia mantener una buena relación con el proveedor. Esto incluye llegar a un acuerdo que ambos encontrarían satisfactorio. Esto ayuda a la sostenibilidad de su negocio, así como al negocio del proveedor.
Estos cuatro sencillos pasos lo ayudarán a adquirir sus productos de manera fácil y rápida sin muchas complicaciones, pero siempre requieren una consideración cuidadosa en cada etapa.
Hacer que el proceso funcione de manera eficiente
Para asegurarse de que todo vaya bien hasta el final, deberá realizar un seguimiento del progreso de la adquisición. Esto significaría que debería seguir controlando a los proveedores para asegurarse de que cumplan los términos del contrato y puedan suministrarle los bienes y servicios antes de la fecha límite.
En caso de discrepancias o problemas, siempre se debe informar al proveedor a través del método de comunicación que se haya decidido en el momento de formalizar el contrato.
La organización debe estar siempre dispuesta y abierta al cambio. Esto se aplica a todos los cambios necesarios para garantizar la eficiencia del proceso. Estos cambios podrían darse en forma de avances tecnológicos e incluso cambios en la fuerza laboral, entre otros cambios.
En términos de tecnología, es posible que sea necesario comprar cualquier equipo y maquinaria nuevos necesarios para manipular estos productos.
Del mismo modo, en lo que respecta a la mano de obra, sería necesario contratar trabajadores que estén altamente capacitados y capacitados para tratar directamente con los proveedores.
Siempre es mejor para una organización tener diferentes equipos dentro de los cuales están especializados en diferentes campos. Esto facilitaría aún más la gestión de adquisiciones. Cada equipo podría entonces ocuparse de las áreas relevantes de compra y también tendrá la experiencia necesaria. Por ejemplo, quienes tienen experiencia en la compra de maquinaria pueden no tener la misma habilidad cuando se trata de obtener servicios particulares de otra organización.
Conclusión
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que este sistema de gestión de adquisiciones debe funcionar de manera eficiente y sin problemas para que se obtengan todos los beneficios. Por lo tanto, la clave para esto sería un sistema eficiente, así como el proveedor y los recursos adecuados.
A los efectos de la gestión de adquisiciones, debe haber un equipo de personas altamente capacitadas, si la gestión de adquisiciones juega un papel clave.
Por ejemplo, un hospital debe tener un equipo de adquisiciones dedicado y debe emplear técnicas y herramientas sólidas de gestión de adquisiciones.