Procesos de gestión de proyectos
Introducción
La gestión de proyectos es uno de los procesos críticos de cualquier proyecto. Esto se debe al hecho de que la gestión de proyectos es el proceso central que conecta todas las demás actividades y procesos del proyecto.
Cuando se trata de actividades de gestión de proyectos, hay muchas. Sin embargo, estas numerosas actividades de gestión de proyectos se pueden clasificar en cinco procesos principales.
Echemos un vistazo a los cinco procesos principales de gestión de proyectos en detalle.
1 - Iniciación del proyecto
La iniciación del proyecto es el punto de partida de cualquier proyecto. En este proceso se llevan a cabo todas las actividades relacionadas con la obtención de un proyecto. Habitualmente, la actividad principal de esta fase es la preventa.
Durante el período de preventa, el proveedor de servicios demuestra al cliente la elegibilidad y la capacidad de completar el proyecto y finalmente gana el negocio. Luego, es la recopilación detallada de requisitos lo que viene a continuación.
Durante la actividad de recopilación de requisitos, todos los requisitos del cliente se recopilan y analizan para su implementación. En esta actividad, pueden tener lugar negociaciones para cambiar ciertos requisitos o eliminar ciertos requisitos por completo.
Por lo general, el proceso de inicio del proyecto finaliza con la aprobación de los requisitos.
2 - Planificación de proyectos
La planificación de proyectos es uno de los principales procesos de gestión de proyectos. Si el equipo de gestión del proyecto se equivoca en este paso, podría haber graves consecuencias negativas durante las próximas fases del proyecto.
Por lo tanto, el equipo de gestión del proyecto deberá prestar atención detallada a este proceso del proyecto.
En este proceso, el plan del proyecto se deriva para abordar los requisitos del proyecto, como el alcance de los requisitos, el presupuesto y los plazos. Una vez que se deriva el plan del proyecto, se desarrolla el cronograma del proyecto.
Dependiendo del presupuesto y el cronograma, los recursos se asignan al proyecto. Esta fase es la más importante en lo que respecta al costo y esfuerzo del proyecto.
3 - Ejecución del proyecto
Una vez realizado todo el papeleo, en esta fase, la dirección del proyecto ejecuta el proyecto para lograr los objetivos del proyecto.
En cuanto a la ejecución, cada miembro del equipo realiza sus propias asignaciones dentro del plazo establecido para cada actividad. El cronograma detallado del proyecto se utilizará para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto, se deben realizar muchas actividades de presentación de informes. La alta dirección de la empresa requerirá actualizaciones de estado diarias o semanales sobre el progreso del proyecto.
Además de eso, es posible que el cliente también desee realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Durante la ejecución del proyecto, es imprescindible hacer un seguimiento del esfuerzo y el costo del proyecto para determinar si el proyecto está progresando en la dirección correcta o no.
Además de la presentación de informes, se deben realizar varias entregas durante la ejecución del proyecto. Por lo general, las entregas de proyectos no son entregas únicas realizadas al final del proyecto. En cambio, las entregas se distribuyen a lo largo del período de ejecución del proyecto y se entregan en los plazos acordados.
4 - Control y Validación
Durante el ciclo de vida del proyecto, las actividades del proyecto deben controlarse y validarse minuciosamente. El control se puede realizar principalmente siguiendo los protocolos iniciales, como el plan del proyecto, el plan de pruebas de garantía de calidad y el plan de comunicación del proyecto.
A veces, puede haber casos que no estén cubiertos por dichos protocolos. En tales casos, el director del proyecto debe utilizar las medidas adecuadas y necesarias para controlar tales situaciones.
La validación es una actividad de apoyo que se ejecuta desde el primer día hasta el último día de un proyecto. Todas y cada una de las actividades y entregas deben tener sus propios criterios de validación para verificar el resultado exitoso o la finalización exitosa.
Cuando se trata de entregas y requisitos del proyecto, un equipo separado llamado 'equipo de aseguramiento de la calidad' ayudará al equipo del proyecto en las funciones de validación y verificación.
5 - Cierre y evaluación
Una vez que se cumplen todos los requisitos del proyecto, es el momento de entregar el sistema implementado y cerrar el proyecto. Si las entregas del proyecto están a la par con los criterios de aceptación definidos por el cliente, el proyecto será debidamente aceptado y pagado por el cliente.
Una vez que se realiza el cierre del proyecto, es el momento de evaluar todo el proyecto. En esta evaluación se identificarán los errores cometidos por el equipo del proyecto y se tomarán las medidas necesarias para evitarlos en los proyectos futuros.
Durante el proceso de evaluación del proyecto, el proveedor de servicios puede notar que no ha obtenido los márgenes esperados para el proyecto y puede haber excedido los plazos previstos al principio.
En tales casos, el proyecto no es un éxito del 100% para el proveedor de servicios. Por lo tanto, estos casos deben estudiarse cuidadosamente y deben tomarse las acciones necesarias para evitarlos en el futuro.
Conclusión
La gestión de proyectos es un proceso responsable. El proceso de gestión de proyectos conecta todas las demás actividades del proyecto y crea la armonía en el proyecto.
Por lo tanto, el equipo de gestión de proyectos debe tener un conocimiento detallado de todos los procesos de gestión de proyectos y las herramientas que pueden utilizar para cada proceso de gestión de proyectos.