Gestión del portafolio de proyectos
Introducción
Cuando hay muchos proyectos ejecutados por una organización, es vital para la organización administrar su cartera de proyectos. Esto ayuda a la organización a categorizar los proyectos y alinearlos con sus objetivos organizacionales.
Project Portfolio Management (PPM) es un proceso de gestión con la ayuda de métodos destinados a ayudar a la organización a adquirir información y clasificar proyectos de acuerdo con un conjunto de criterios.
Objetivos de la gestión de la cartera de proyectos
Al igual que con la gestión de la cartera financiera, la gestión de la cartera de proyectos también tiene su propio conjunto de objetivos. Estos objetivos están diseñados para lograr los resultados esperados a través de jugadores de equipo coherentes.
En lo que respecta a los objetivos, es necesario describir los siguientes factores.
La necesidad de crear un documento descriptivo, que contenga información vital como nombre del proyecto, plazo estimado, costo y objetivos comerciales.
El proyecto debe ser evaluado de manera regular para garantizar que el proyecto esté cumpliendo su objetivo y se mantenga en su curso.
Selección de los jugadores del equipo, que trabajarán para lograr los objetivos del proyecto.
Beneficios de la gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos asegura que los proyectos tengan un conjunto de objetivos, que cuando se siguen produce los resultados esperados. Además, PPM se puede utilizar para realizar cambios en la organización que crearán una estructura flexible dentro de la organización en términos de ejecución del proyecto. De esta manera, el cambio no será una amenaza para la organización.
Los siguientes beneficios se pueden obtener mediante una gestión eficiente de la cartera de proyectos:
Mayor adaptabilidad al cambio.
La revisión constante y el seguimiento minucioso generan una mayor rentabilidad.
Las perspectivas de la dirección con respecto a la gestión de la cartera de proyectos se consideran una "iniciativa hacia un mayor rendimiento". Por tanto, esto no se considerará un factor perjudicial para el trabajo.
La identificación de dependencias es más fácil de identificar. Esto eliminará que se produzca alguna ineficiencia.
Ventaja sobre otros competidores (ventaja competitiva).
Ayuda a concentrarse en las estrategias, lo que ayudará a alcanzar los objetivos en lugar de centrarse en el proyecto en sí.
Las responsabilidades de TI se centran en una parte del negocio en lugar de dispersarse entre varios.
La combinación de proyectos empresariales y de TI se considera que contribuyen al logro de los objetivos de la organización.
Herramientas de gestión de la cartera de proyectos
Hay muchas herramientas que se pueden utilizar para la gestión de la cartera de proyectos. Las siguientes son las características esenciales de esas herramientas:
Un método sistemático de evaluación de proyectos.
Es necesario planificar los recursos.
Los costos y los beneficios deben mantenerse al día.
Realización de análisis de costes y beneficios.
Informes de progreso de vez en cuando.
Acceso a la información cuando sea necesario.
Mecanismo de comunicación, que llevará la información necesaria.
Técnicas utilizadas para medir PPM
Hay varias técnicas que se utilizan para medir o respaldar el proceso de PPM de vez en cuando. Sin embargo, existen tres tipos de técnicas, que se utilizan ampliamente:
Modelo heurístico.
Técnica de puntuación.
Técnicas visuales o cartográficas.
El uso de tales técnicas debe hacerse teniendo en cuenta el proyecto y los objetivos organizacionales, las habilidades de recursos y la infraestructura para la gestión del proyecto.
¿Por qué los directores de proyectos deben centrarse en PPM?
PPM es crucial para que un proyecto sea exitoso, así como para identificar cualquier retraso en caso de que ocurriera. Los gerentes de proyectos a menudo se enfrentan a una situación difícil que surge de la falta de planificación y, a veces, esto puede llevar al retiro del proyecto.
Es responsabilidad principal de los gerentes de proyecto asegurarse de que haya suficientes recursos disponibles para los proyectos que emprende una organización. Los recursos adecuados garantizarán que el proyecto se complete dentro del plazo establecido y se entregue sin comprometer la calidad.
Los gerentes de proyecto también pueden desear trabajar en proyectos, a los que se les da la máxima prioridad y valor para una organización. Esto permitirá a los gerentes de proyecto entregar y recibir apoyo para proyectos de calidad que hayan emprendido. PPM asegura que se cumplirán estos objetivos de la gestión del proyecto.
El modelo de cinco preguntas
El modelo de cinco preguntas de la gestión de la cartera de proyectos ilustra que el director de proyecto debe responder cinco preguntas esenciales antes del inicio y durante la ejecución del proyecto.
Las respuestas a estas preguntas determinarán el éxito de la implementación del proyecto.
Conclusión
La gestión de la cartera de proyectos tiene como objetivo reducir las ineficiencias que se producen al emprender un proyecto y eliminar los riesgos potenciales, que pueden ocurrir por falta de información o sistemas disponibles.
Ayuda a la organización a alinear su trabajo de proyecto para cumplir con los proyectos mientras utiliza sus recursos al máximo.
Por lo tanto, todos los gerentes de proyectos de la organización deben tener conocimiento de la gestión de la cartera de proyectos de la organización para contribuir a las metas organizacionales al ejecutar los proyectos respectivos.