Carta del proyecto
Introducción
La Carta del Proyecto se refiere a una declaración de objetivos en un proyecto. Esta declaración también establece los objetivos, roles y responsabilidades detallados del proyecto, identifica las principales partes interesadas y el nivel de autoridad de un gerente de proyecto.
Actúa como una guía para proyectos futuros, así como un material importante en el sistema de gestión del conocimiento de la organización.
La carta del proyecto es un documento breve que consistiría en una nueva solicitud de oferta o una solicitud de propuesta. Este documento es parte del proceso de gestión de proyectos, requerido por la Iniciativa para el diálogo de políticas (IPD) y la Gestión de relaciones con los clientes (CRM).
El papel de la carta del proyecto
Los siguientes son los roles de una Carta de Proyecto:
Documenta las razones para emprender el proyecto.
Describe los objetivos y las limitaciones que enfrenta el proyecto.
Brinda soluciones al problema en cuestión.
Identifica las principales partes interesadas del proyecto.
Beneficios de la Carta del Proyecto
Los siguientes son los beneficios destacados de Project Charter para un proyecto:
Mejora y allana el camino para buenas relaciones con los clientes.
Project Charter también funciona como una herramienta que mejora los procesos de gestión de proyectos.
Las comunicaciones regionales y de la sede también se pueden mejorar en mayor medida.
Al tener una carta del proyecto, también se puede obtener el patrocinio del proyecto.
Project Charter reconoce los roles de alta gerencia.
Permite la progresión, que tiene como objetivo alcanzar las mejores prácticas de la industria.
Elementos en la Carta del Proyecto
Dado que el estatuto del proyecto es una herramienta de planificación de proyectos, cuyo objetivo es resolver un problema o una oportunidad, los siguientes elementos son esenciales para un buen proyecto del estatuto.
Para un proyecto de estatuto eficaz, debe abordar estos elementos clave:
Identidad del proyecto.
Hora: la fecha de inicio y la fecha límite del proyecto.
Personas involucradas en el proyecto.
Objetivos establecidos y metas establecidas.
El motivo por el que se lleva a cabo un estatuto de proyecto, a menudo denominado "caso de negocio".
Descripción detallada de un problema o una oportunidad.
El retorno esperado del proyecto.
Resultados que se podrían esperar en términos de desempeño.
La fecha prevista en la que se van a lograr los objetivos.
Roles y responsabilidades claramente definidos de los participantes involucrados.
Requerimiento de los recursos que serán necesarios para alcanzar los objetivos.
Barreras y riesgos involucrados en el proyecto.
Plan de comunicación informado y eficaz.
De todos los elementos anteriores, hay tres elementos más importantes y esenciales que necesitan una mayor elaboración.
Caso de negocio
Esto describe la necesidad de que se lleve a cabo un estatuto del proyecto. Un caso de negocio debe establecer los beneficios obtenidos al llevar a cabo un estatuto de proyecto. Los beneficios no solo deben ser en términos de financiamiento, como ingresos, reducción de costos, etc., sino también el beneficio que recibe el cliente.
Las siguientes son las características de un buen caso de negocio:
Las razones para emprender el proyecto.
Los beneficios obtenidos al emprender el proyecto ahora.
Las consecuencias de no hacer el proyecto.
Los factores que permitirían concluir que se ajusta a los objetivos comerciales.
Alcance del proyecto
Como su nombre lo indica, se refiere al alcance que el proyecto le dará a la empresa si emprenden el proyecto.
Antes de realizar un proyecto, se deben abordar las siguientes preocupaciones:
Es necesario tener en cuenta lo que está dentro y fuera del alcance.
El proceso en el que se centrará cada equipo.
Los puntos de inicio y finalización de un proceso.
Disponibilidad de recursos.
Restricciones bajo las cuales trabajará el equipo.
Limitaciones de tiempo.
El impacto en la carga de trabajo normal si se va a emprender el proyecto.
La necesidad de un buen plan de comunicación
La necesidad de un buen plan de comunicación es de máxima necesidad cuando se trata de planificar un proyecto. Los gerentes de proyecto deben trabajar en la construcción de un buen plan de comunicación que ayudará a cumplir con los objetivos generales de una Carta del Proyecto.
Al crear un plan de comunicación, el director del proyecto debe tener en cuenta lo siguiente:
Who - responsabilidad de cada uno de los participantes en el proyecto.
What - el motivo y el motivo del plan de comunicación.
Where - lugar donde el receptor pueda encontrar información.
When - la duración y la frecuencia del plan de comunicación.
How - el mecanismo que se utiliza para facilitar la comunicación.
Whom - Los receptores de la comunicación.
Conclusión
La carta del proyecto no es solo una herramienta que se utiliza para la planificación de proyectos, sino también un mecanismo de comunicación que actúa como referencia. Un proyecto bien planificado con un plan de comunicación eficaz definitivamente traerá éxito al proyecto que se emprende.
Por lo tanto, la Carta del proyecto debe ser uno de los documentos a los que se hace referencia con frecuencia en un proyecto y todo el equipo del proyecto debe conocer el contenido de la Carta del proyecto. Este es un elemento clave para un proyecto exitoso.