Herramienta de diagrama de Gantt
Introducción
El diagrama de Gantt es un tipo de diagrama de barras que se utiliza para ilustrar los cronogramas del proyecto. Los diagramas de Gantt se pueden utilizar en cualquier proyecto que implique esfuerzo, recursos, hitos y entregas.
En la actualidad, los diagramas de Gantt se han convertido en la elección popular de los directores de proyectos en todos los campos.
Los diagramas de Gantt permiten a los directores de proyectos realizar un seguimiento del progreso de todo el proyecto. A través de los diagramas de Gantt, el director del proyecto puede realizar un seguimiento de las tareas individuales, así como de la progresión general del proyecto.
Además de rastrear la progresión de las tareas, los diagramas de Gantt también se pueden usar para rastrear la utilización de los recursos en el proyecto. Estos recursos pueden ser tanto recursos humanos como materiales utilizados.
El diagrama de Gantt fue inventado por un ingeniero mecánico llamado Henry Gantt en 1910. Desde su invención, el diagrama de Gantt ha recorrido un largo camino. En la actualidad, toma diferentes formas, desde simples gráficos en papel hasta sofisticados paquetes de software.
El uso
Como ya hemos comentado, los diagramas de Gantt se utilizan con fines de gestión de proyectos. Para utilizar diagramas de Gantt en un proyecto, el proyecto cumple con algunos requisitos iniciales.
En primer lugar, el proyecto debe tener una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) suficientemente detallada.
En segundo lugar, el proyecto debería haber identificado sus hitos y entregas.
En algunos casos, los gerentes de proyecto intentan definir la estructura de desglose del trabajo mientras crean el diagrama de Gantt. Este es uno de los errores más frecuentes al usar diagramas de Gantt. Los diagramas de Gantt no están diseñados para ayudar al proceso WBS; más bien, los diagramas de Gantt son para el seguimiento del progreso de las tareas.
Los diagramas de Gantt se pueden utilizar con éxito en proyectos de cualquier escala. Cuando se utilizan diagramas de Gantt para proyectos grandes, puede haber una mayor complejidad al realizar el seguimiento de las tareas.
Este problema de complejidad puede superarse con éxito mediante el uso de paquetes de software diseñados para ofrecer funcionalidades de diagrama de Gantt.
Herramientas disponibles
Hay docenas de herramientas de diagrama de Gantt que se pueden utilizar para realizar un seguimiento de proyectos exitoso. Estas herramientas suelen variar según la función ofrecida.
El tipo más simple de diagrama de Gantt se puede crear utilizando una herramienta de software como Microsoft Excel. De hecho, se puede utilizar cualquier herramienta de hoja de cálculo para diseñar una plantilla de diagrama de Gantt.
Si el proyecto es a pequeña escala y no implica muchas tareas paralelas, un diagrama de Gantt basado en una hoja de cálculo puede ser el tipo más eficaz.
Microsoft Project es una de las herramientas clave de diagrama de Gantt que se utilizan en la actualidad. Especialmente para proyectos de desarrollo de software, los diagramas de Gantt basados en MS Project son esenciales para realizar un seguimiento de los cientos de tareas paralelas involucradas en el ciclo de vida del desarrollo de software.
Hay muchas otras herramientas de diagramas de Gantt disponibles de forma gratuita y por un precio. Las características que ofrecen estas herramientas van desde las mismas características que ofrecen los diagramas de Gantt basados en Excel hasta los diagramas de Gantt de MS Project. Estas herramientas vienen con diferentes etiquetas de precio y niveles de funciones, por lo que se puede seleccionar la herramienta de diagrama de Gantt adecuada para el propósito en cuestión.
Creando el tuyo propio
A veces, uno puede decidir crear su propia herramienta de diagrama de Gantt sin comprar una existente. Si este es el caso, en primer lugar, debe buscar en Internet plantillas de diagramas de Gantt gratuitas.
De esta manera, uno puede encontrar la plantilla de diagrama de Gantt exacta (probablemente en Excel) requerida para el propósito. En caso de que no se encuentre ninguna coincidencia, es sensato crear la propia.
Excel es la herramienta más popular para crear diagramas de Gantt personalizados. Por supuesto, se puede crear un diagrama de Gantt desde cero en Excel, pero siempre es aconsejable utilizar un complemento de Gestión de proyectos en Excel para crear diagramas de Gantt.
Microsoft y otras empresas de terceros publican estos complementos de gestión de proyectos.
Ventajas desventajas
La capacidad de captar el estado general de un proyecto y sus tareas a la vez es la ventaja clave en el uso de una herramienta de diagrama de Gantt. Por lo tanto, la alta dirección o los patrocinadores del proyecto pueden tomar decisiones informadas con solo mirar la herramienta de diagrama de Gantt.
Los diagramas de Gantt basados en software pueden mostrar las dependencias de las tareas en el cronograma de un proyecto. Esto ayuda a identificar y mantener la ruta crítica de la programación de un proyecto.
Las herramientas de diagrama de Gantt se pueden utilizar como entidad única para gestionar proyectos pequeños. Para proyectos pequeños, es posible que no se requiera otra documentación; pero para proyectos grandes, la herramienta de diagrama de Gantt debe estar respaldada por otros medios de documentación.
Para proyectos grandes, la información que se muestra en los diagramas de Gantt puede no ser suficiente para la toma de decisiones.
Aunque los diagramas de Gantt representan con precisión los aspectos de costo, tiempo y alcance de un proyecto, no detallan el tamaño del proyecto o el tamaño de los elementos de trabajo. Por lo tanto, la magnitud de las limitaciones y los problemas pueden malinterpretarse fácilmente.
Conclusión
Las herramientas de diagrama de Gantt facilitan la vida del administrador de proyectos. Por lo tanto, las herramientas de diagrama de Gantt son importantes para la ejecución exitosa del proyecto.
Identificar el nivel de detalle requerido en el cronograma del proyecto es la clave al seleccionar una herramienta de diagrama de Gantt adecuada para el proyecto.
Uno no debe complicar demasiado los cronogramas del proyecto utilizando diagramas de Gantt para administrar las tareas más simples.