Herramienta de gráfico RACI
Introducción
RACI denota Responsable, Responsable, Consultado e Informado, que son cuatro parámetros utilizados en una matriz utilizada en la toma de decisiones. La herramienta de gráficos RACI describe las actividades realizadas dentro de una organización a las de las personas o roles.
En una organización, las personas pueden ser asignadas o asignadas a roles específicos de los que son responsables, responsables, consultados o informados.
La herramienta de gráficos RACI es una gran herramienta cuando se trata de identificar los roles de los empleados dentro de una organización. Esta herramienta se puede utilizar con éxito cuando existe confusión de roles dentro de la empresa. La confusión de roles puede llevar a una cultura laboral improductiva.
Parámetros en la herramienta de gráficos RACI
La herramienta de gráficos RACI representa cuatro parámetros como ya hemos señalado en la Introducción. A continuación se muestran los significados de cada uno de estos parámetros:
Responsible: Esta es una persona, que realiza una tarea o trabajo y es responsable del trabajo.
Accountable: Principalmente la persona a cargo de la tarea o trabajo.
Consulted: Persona que da retroalimentación, contribuye cuando sea necesario.
Informed: Responsable que necesita conocer la acción o decisión tomada.
Una herramienta RACI de muestra
Beneficios de una herramienta de gráficos RACI
Los siguientes son los beneficios bien notados de esta herramienta para las organizaciones empresariales:
Identificar la carga de trabajo que se ha asignado a empleados o departamentos específicos.
Asegurarse de que los procesos no se pasen por alto
Asegurarse de que a los nuevos reclutas se les expliquen sus roles y responsabilidades.
Encontrar el equilibrio adecuado entre la línea y las responsabilidades del proyecto
Redistribuir el trabajo entre grupos para hacer el trabajo más rápido
Abierto a resolver conflictos y discusiones
Documentar los roles y responsabilidades de las personas dentro de la organización.
¿Cómo se utiliza la herramienta de gráficos RACI?
La identificación de funciones y procesos clave dentro de una organización es el primer paso hacia el uso de la herramienta de gráficos RACI. Luego, la organización debe delinear las actividades que se llevan a cabo y debe evitar actividades diversas.
A continuación se detallan los pasos para usar la herramienta de gráficos RACI:
Explique cada actividad que tuvo lugar.
Crea frases para indicar el resultado de la decisión tomada.
Las decisiones y actividades deben aplicarse al rol en lugar de apuntar a la persona.
Cree una matriz, que represente los roles y actividades e ingrese el Código RACI creado.
Una vez que se hayan recopilado todos los datos relevantes y se hayan ingresado en la herramienta de gráficos RACI, cualquier discrepancia debe resolverse.
Cambiar problemas de gestión
La razón principal para crear una herramienta de gráficos RACI es resolver problemas organizacionales. Examina tres factores principales:
Concepción de roles: la actitud o pensamiento de las personas hacia sus roles laborales.
Expectativa de rol: La expectativa de una persona con respecto al rol laboral de otra persona.
Comportamiento de rol: las actividades de las personas en su función laboral.
Estos tres conceptos ayudan a la gerencia a identificar los conceptos erróneos que las personas tienen sobre sus roles laborales.
Razones para la confusión de roles
Aunque la confusión de roles se puede resolver utilizando la herramienta de gráficos RACI, siempre es una buena idea identificar las razones detrás de tal confusión. Esto ayuda a la organización a evitar que tales situaciones ocurran en el futuro.
Las siguientes son algunas de las razones de la confusión de roles:
Equilibrio inadecuado del trabajo
Tiempo de inactividad
Pasar el balón, ser irresponsable
Confundido en cuanto a quién toma las decisiones
Comunicaciones ineficaces
De-motivation
Llenar el tiempo ocioso creando y atendiendo a tiempo no esencial
No me importa ya que a nadie le molesta la actitud
¿Cuándo utilizar la herramienta de gráficos RACI?
La herramienta de gráficos RACI se puede utilizar con éxito en las siguientes condiciones.
Para que los empleados comprendan claramente el rol y las responsabilidades en torno al proceso de trabajo.
Mejorar la comprensión de la función entre departamentos y responsabilidades dentro del departamento de uno.
Definir claramente los roles y responsabilidades de los miembros del equipo que están trabajando en un proyecto.
Pasos seguidos al diseñar la herramienta de gráficos RACI
El primer paso hacia el diseño de la herramienta gráfica RACI es que la administración debe identificar el proceso o la función que enfrenta los problemas. El proceso o característica debe investigarse a fondo en términos de sus requisitos y objetivos.
Los roles o funciones laborales deben identificarse en términos de cuáles se verán afectados y quién implementará los cambios.
Los roles a crear tendrán su propietario. La gerencia debe asignar un rol a cada individuo.
Identifique quién tiene un rol R (responsable) y luego debe enumerarse en términos de A, C e I. Las herramientas de gráficos RACI no funcionan de manera que dos personas sean responsables (R) de lo mismo.
Es necesario realizar una revisión para que no haya duplicados en el proceso.
Conclusión
La herramienta de gráficos RACI es una herramienta útil y eficaz para la toma de decisiones que ayuda a definir roles y responsabilidades. Esto se usa para identificar ineficiencias de los roles organizacionales.
Ayuda a resolver cualquier problema funcional que surja dentro de los departamentos o entre individuos.
El objetivo principal de la herramienta de gráficos RACI es eliminar las confusiones de roles y poder entregar el producto o servicio con éxito al cliente y contribuir a los objetivos organizacionales a largo plazo.