Herramienta de gráfico de Pareto

Introducción

Establecer prioridades es una de las principales funciones de gestión de una organización. Si los gerentes no priorizan sus tareas y objetivos organizacionales, la organización se dirigirá en la dirección equivocada y eventualmente colapsará.

Por lo tanto, la dirección debe priorizar sus tareas y centrarse en los elementos prioritarios que tendrán un alto impacto en la organización.

La herramienta Diagrama de Pareto es una de las herramientas más efectivas que la gerencia puede usar cuando se trata de identificar los hechos necesarios para establecer prioridades. Los gráficos de Pareto ilustran claramente la información de una manera organizada y relativa.

De esta manera, la gerencia puede averiguar la importancia relativa de los problemas o las causas de los problemas. Cuando se trata de priorizar las causas del problema, se puede utilizar un diagrama de Pareto junto con un diagrama de causa y efecto.

Una vez que se crea el gráfico de Pareto, le muestra un gráfico de barras verticales con la mayor importancia a la más baja. La importancia de cada parámetro se mide por varios factores como frecuencia, tiempo, costo, etc.

El principio de Pareto

Los gráficos de Pareto se crean según el principio de Pareto. El principio sugiere que cuando una serie de factores afectan una situación, menos factores serán responsables de la mayor parte del efecto.

Esto es casi lo mismo que la teoría 80/20 de la que quizás hayas oído hablar. Dice que el 80% del impacto lo realiza el 20% de las causas.

La importancia práctica

Cuando un equipo trabaja en conjunto en un proyecto grande y complejo, puede resultar bastante complicado comprender la importancia de ciertos temas. Los gráficos de Pareto pueden mostrarle al equipo algunas cosas importantes que realmente importan más.

La mayoría de los equipos usan gráficos de Pareto a lo largo del tiempo para identificar si la solución sugerida realmente responde al problema. Si la solución es efectiva, la importancia relativa del factor identificado debería tomar un valor menor en el tiempo.

Crear un diagrama de Pareto

Paso 1

En primer lugar, enumere todo lo que necesita para comparar. Puede ser una lista de problemas, elementos o una lista de causas de problemas.

Paso 2

Decidir las medidas estándar para comparar los elementos de la lista. Debe considerar los objetivos organizacionales y las tendencias actuales para determinar las medidas. Algunas medidas son:

  • Frequency - Con qué frecuencia ocurre (Errores, quejas, complicaciones, etc.)

  • Cost - Cuántos recursos se utilizan o se ven afectados

  • Time - Cuánto se tarda

Paso 3

Seleccione un período de tiempo para el proceso de recopilación de datos.

Etapa 4

Ahora, hacemos algunos cálculos matemáticos simples con los datos que recopilamos. Tome cada elemento de la lista (o causa) y regístrelo con la medida seleccionada. Luego, determine su porcentaje en el contexto y todas las ocurrencias de elementos.

Por ejemplo, si la lista de elementos contiene causas detrás de los que llegan tarde a la oficina, la tabla de conteo se verá a continuación.

Causa de llegar tarde Ocurrencias % De recuento
Tráfico en la carretera 32 44
Lluvia o nieve 3 4
No me siento bien 6 8
Transporte público tardío 4 6
Compromisos personales 8 11
Trabajar hasta tarde en la noche 20 27
Total 73 100

Paso 5

Ahora, reorganice la lista y enumere el elemento en orden decreciente. En nuestro ejemplo, indíquelo desde el mayor número de apariciones hasta el menor número de apariciones. Luego, registre el porcentaje acumulado cuando viaje del artículo superior al artículo inferior.

Consulte el siguiente ejemplo:

Causa de llegar tarde Ocurrencias % De recuento % Acumulado
Tráfico en la carretera 32 44 44
Trabajar hasta tarde en la noche 20 27 71
Compromisos personales 8 11 82
No me siento bien 6 8 90
Transporte público tardío 4 6 96
Lluvia o nieve 73 100 100

Paso 6

Crea un gráfico de barras. Los elementos de la lista deben mostrarse a lo largo del eje 'Y' de mayor a menor. El eje vertical izquierdo debe ser la medida que seleccionó.

En nuestro ejemplo, debería ser el número de ocurrencias. Seleccione el eje vertical derecho como porcentaje acumulativo. Cada artículo debe tener una barra.

Paso 7

Ahora, dibuje un gráfico de líneas para los porcentajes acumulados. El primer punto de la línea debe estar en la parte superior de la primera barra. Puede utilizar un software de hoja de cálculo como Microsoft Excel para este paso.

Ofrece muchas herramientas para crear y analizar gráficos. Ahora, deberías tener algo como esto.

Paso 8

Analiza tu gráfico. Ahora debe identificar los elementos que parecen tener el mayor impacto. Identifique el punto de ruptura (un cambio rápido) en el gráfico (consulte el círculo rojo).

Si no hay un punto de interrupción, tenga en cuenta las causas / elementos que tienen un impacto del 50% o más. En nuestro ejemplo, hay un punto de interrupción visible.

Hay dos causas antes del punto de interrupción, el tráfico rodado y el trabajo hasta altas horas de la noche. Por lo tanto, las dos causas que más afectan nuestro problema son el tráfico rodado y el trabajo hasta altas horas de la noche.

Conclusión

Los gráficos de Pareto pueden ser realmente útiles cuando se usan en el contexto adecuado. Esto ayuda a la gerencia a priorizar tareas, riesgos, actividades y causas.

Por lo tanto, los gráficos de Pareto deben usarse tanto como sea posible cuando se trata de priorizar el día a día.