Documentos de adquisiciones
Introducción
Para comprender los documentos de adquisiciones, es importante comprender el término Gestión de adquisiciones .
La adquisición es la compra de bienes y servicios al mejor precio posible para satisfacer la demanda del comprador en términos de cantidad, calidad, dimensiones y sitio.
El ciclo de compras en las empresas funciona, que sigue los siguientes pasos:
Information Gathering - Un cliente potencial primero investiga a los proveedores, que satisfacen los requisitos del producto necesario.
Supplier Contact -Cuando se ha identificado un posible proveedor, el cliente solicita cotizaciones, propuestas, información y licitación. Esto se puede hacer a través de anuncios o mediante contacto directo con el proveedor.
Background Review - El cliente ahora examina las referencias de los productos / servicios en cuestión y también puede considerar muestras de los productos / servicios o realizar pruebas.
Negotiation -A continuación se llevan a cabo las negociaciones en cuanto a precio, disponibilidad y opciones de personalización. Se completa el contrato relativo a la compra de bienes o servicios.
Fulfilment -Según el contrato firmado, los bienes o servicios adquiridos se envían y entregan. El pago también se completa en esta etapa. También se puede proporcionar formación o instalación adicional del producto.
Renewal -Una vez que los bienes o servicios se consumen o se eliminan y el contrato ha expirado, es necesario volver a solicitar el producto o servicio. El cliente ahora decide si continuar con el mismo proveedor o buscar uno nuevo.
Los documentos involucrados en el ciclo de compras se denominan documentos de compras. Los documentos de adquisiciones son una parte integral de las primeras etapas del inicio del proyecto.
El propósito de los documentos de adquisiciones sirve a un aspecto importante del elemento organizativo en el proceso del proyecto. Se refiere a los mecanismos y herramientas de entrada y salida que se ponen en marcha durante el proceso de licitación y presentación de propuestas de proyectos y las facetas de trabajo que componen un proyecto.
En pocas palabras, los documentos de adquisición son la relación contractual entre el cliente y el proveedor de bienes o servicios.
Ejemplos de documentos de adquisiciones
Algunos ejemplos de lo que constituyen los documentos de contratación incluyen el inicio de licitación del comprador y la citación de la parte financieramente responsable para las concesiones.
Además, las solicitudes de información entre dos partes y las solicitudes de cotizaciones, y las propuestas y la respuesta del vendedor también forman parte de los documentos de contratación.
Básicamente, los documentos de adquisiciones comprenden todos los documentos que sirven como invitaciones a licitar, solicitar ofertas de licitación y establecer los términos y condiciones de un contrato.
Tipos de documentos de adquisiciones
Algunos tipos de documentos de adquisiciones son:
RFP - Una solicitud de propuesta es una etapa temprana en un proceso de adquisición que emite una invitación a los proveedores, a menudo a través de un proceso de licitación, para que presenten una propuesta sobre un producto o servicio específico.
RFI - Una solicitud de información (RFI) es una propuesta solicitada a un vendedor potencial o un proveedor de servicios para determinar qué productos y servicios están potencialmente disponibles en el mercado para satisfacer las necesidades de un comprador y conocer la capacidad de un vendedor en términos de ofertas y fortalezas. del vendedor.
RFQ - Una solicitud de cotización (RFQ) se utiliza cuando no se requieren conversaciones con los licitadores (principalmente cuando ya se conocen las especificaciones de un producto o servicio) y cuando el precio es el factor principal o único en la selección del licitador ganador.
Solicitations:Se trata de invitaciones a licitaciones, solicitudes de cotizaciones y propuestas. Estos pueden servir como contrato vinculante.
Offers - Este tipo de documentos de adquisiciones son licitaciones, propuestas y cotizaciones que hacen los proveedores potenciales a los posibles clientes.
Contracts - Los contratos se refieren a los acuerdos finales firmados entre clientes y proveedores.
Amendments/Modifications -Esto se refiere a cualquier cambio en las solicitudes, ofertas y contratos. Las enmiendas / modificaciones deben presentarse en forma de documento escrito.
Estructura de un documento de contratación
La mayoría de los documentos de contratación adoptan una estructura fija. Esto se debe a que simplifica el proceso de documentación y también permite que sea informatizado.
La informatización permite la eficiencia y eficacia en el proceso de adquisiciones. En general, los documentos de compras tienen los siguientes atributos:
Requiere que los postores potenciales presenten todos los detalles para que el empleador evalúe al postor.
Todas las presentaciones deben presentarse de manera clara y honesta para garantizar que el criterio de la lista corta no sea ambiguo.
Definición clara de las responsabilidades, derechos y compromisos de ambas partes en el contrato.
Definición clara de la naturaleza y calidad de los bienes o servicios a proporcionar.
Provisiones sin perjuicio de los intereses de cualquiera de las partes.
Lenguaje claro y fácil de entender.
Documentos de adquisiciones más frecuentes
- Engineering and Construction Work
Contratos de riesgo menor / bajo: en este tipo de contrato, los servicios son requeridos por una organización por un período corto y el trabajo suele ser repetitivo. Por tanto, este tipo de contrato no requiere técnicas de gestión de alto nivel.
Contratos de Riesgo Mayor / Alto: Aquí, el tipo de trabajo requerido es de naturaleza más difícil y aquí se requiere la implicación de técnicas de gestión sofisticadas.
- Services
Profesional: esto requiere más experiencia basada en el conocimiento y esto requiere gerentes que estén dispuestos a dedicar más tiempo y esfuerzo a buscar investigación para satisfacer los criterios del cliente.
Instalaciones - La mayoría de las veces, en este tipo de servicio, el trabajo subcontratado es el mantenimiento u operación de una estructura o sistema existente.
- Supplies
Compras locales / simples: los productos están más disponibles y, por lo tanto, no requieren la gestión del proceso de compra y entrega.
Compras internacionales / complejas: en este caso, los bienes deben comprarse en otros países. La tarea de un gerente es más engorrosa y se requiere un proceso de administración para comprar y entregar. Además, el administrador debe examinar las formalidades transfronterizas.
Conclusión
En la mayoría de las organizaciones, el departamento de adquisiciones es uno de los más activos. Los gerentes necesitan comprar bienes o servicios necesarios para el buen funcionamiento de su organización.
Por ejemplo, en un hospital, un gerente de adquisiciones necesita comprar medicamentos e instrumentos quirúrgicos, entre otros. Estos bienes y servicios deben comprarse al menor costo posible sin ningún déficit de calidad.
La documentación que pasa entre el gerente de adquisiciones de una organización y un proveedor son los documentos de adquisiciones.