Conocimiento administrativo
Introducción
La gestión del conocimiento es una actividad practicada por empresas de todo el mundo. En el proceso de gestión del conocimiento, estas empresas recopilan información de manera integral utilizando muchos métodos y herramientas.
Luego, la información recopilada se organiza, almacena, comparte y analiza utilizando técnicas definidas.
El análisis de dicha información se basará en recursos, documentos, personas y sus habilidades.
La información debidamente analizada se almacenará entonces como "conocimiento" de la empresa. Este conocimiento se utiliza posteriormente para actividades como la toma de decisiones organizativas y la formación de nuevos miembros del personal.
Ha habido muchos enfoques para la gestión del conocimiento desde los primeros días. La mayoría de los primeros enfoques han sido el almacenamiento manual y el análisis de información. Con la introducción de las computadoras, la mayoría de los procesos de gestión y conocimiento organizacional se han automatizado.
Por lo tanto, el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de información se han vuelto convenientes. Hoy en día, la mayoría de las empresas cuentan con su propio marco de gestión del conocimiento.
El marco define los puntos de recopilación de conocimientos, las técnicas de recopilación, las herramientas utilizadas, las herramientas y técnicas de almacenamiento de datos y el mecanismo de análisis.
El proceso de gestión del conocimiento
El proceso de gestión del conocimiento es universal para cualquier empresa. A veces, los recursos utilizados, como herramientas y técnicas, pueden ser exclusivos del entorno organizacional.
El proceso de Gestión del Conocimiento tiene seis pasos básicos asistidos por diferentes herramientas y técnicas. Cuando estos pasos se siguen secuencialmente, los datos se transforman en conocimiento.
Paso 1: Recolección
Este es el paso más importante del proceso de gestión del conocimiento. Si recopila los datos incorrectos o irrelevantes, es posible que el conocimiento resultante no sea el más preciso. Por lo tanto, las decisiones tomadas con base en ese conocimiento también podrían ser inexactas.
Hay muchos métodos y herramientas que se utilizan para la recopilación de datos. En primer lugar, la recopilación de datos debe ser un procedimiento en el proceso de gestión del conocimiento. Estos procedimientos deben estar debidamente documentados y seguidos por las personas involucradas en el proceso de recopilación de datos.
El procedimiento de recopilación de datos define ciertos puntos de recopilación de datos. Algunos puntos pueden ser el resumen de ciertos informes de rutina. Por ejemplo, el informe de ventas mensual y los informes de asistencia diaria pueden ser dos buenos recursos para la recopilación de datos.
Con los puntos de recolección de datos, también se definen las técnicas y herramientas de extracción de datos. Como ejemplo, el informe de ventas puede ser un informe en papel en el que un operador de entrada de datos necesita alimentar los datos manualmente a una base de datos, mientras que el informe de asistencia diaria puede ser un informe en línea donde se almacena directamente en la base de datos.
Además de los puntos de recolección de datos y el mecanismo de extracción, el almacenamiento de datos también se define en este paso. La mayoría de las organizaciones ahora utilizan una aplicación de base de datos de software para este propósito.
Paso 2: organización
Los datos recopilados deben organizarse. Esta organización generalmente ocurre en base a ciertas reglas. Estas reglas las define la organización.
Por ejemplo, todos los datos relacionados con las ventas se pueden archivar juntos y todos los datos relacionados con el personal pueden almacenarse en la misma tabla de base de datos. Este tipo de organización ayuda a mantener los datos con precisión dentro de una base de datos.
Si hay muchos datos en la base de datos, se pueden utilizar técnicas como la "normalización" para organizar y reducir la duplicación.
De esta manera, los datos se organizan de forma lógica y se relacionan entre sí para una fácil recuperación. Cuando los datos pasan el paso 2, se convierten en información.
Paso 3: resumen
En este paso se resume la información para tomar la esencia de la misma. La información extensa se presenta en formato tabular o gráfico y se almacena de forma adecuada.
Para resumir, hay muchas herramientas que se pueden utilizar, como paquetes de software, gráficos (Pareto, causa y efecto) y diferentes técnicas.
Paso 4: Analizar
En esta etapa, se analiza la información para encontrar las relaciones, redundancias y patrones.
Se debe asignar un experto o un equipo de expertos para este propósito, ya que la experiencia de la persona / equipo juega un papel vital. Por lo general, se crean informes después del análisis de la información.
Paso 5: Sintetizar
En este punto, la información se convierte en conocimiento. Los resultados del análisis (generalmente los informes) se combinan para derivar varios conceptos y artefactos.
Se puede aplicar un patrón o comportamiento de una entidad para explicar otra y, en conjunto, la organización tendrá un conjunto de elementos de conocimiento que se pueden utilizar en toda la organización.
Luego, este conocimiento se almacena en la base de conocimientos de la organización para su uso posterior.
Por lo general, la base de conocimientos es una implementación de software a la que se puede acceder desde cualquier lugar a través de Internet.
También puede comprar dicho software de base de conocimientos o descargar una implementación de código abierto del mismo de forma gratuita.
Paso 6: Toma de decisiones
En esta etapa, el conocimiento se utiliza para la toma de decisiones. Como ejemplo, al estimar un tipo específico de proyecto o tarea, se puede utilizar el conocimiento relacionado con estimaciones previas.
Esto acelera el proceso de estimación y agrega alta precisión. Así es como la gestión del conocimiento organizacional agrega valor y ahorra dinero a largo plazo.
Conclusión
La gestión del conocimiento es una práctica esencial para las organizaciones empresariales. El conocimiento organizacional agrega beneficios a largo plazo a la organización en términos de finanzas, cultura y personas.
Por lo tanto, todas las organizaciones maduras deben tomar los pasos necesarios para la gestión del conocimiento con el fin de mejorar las operaciones comerciales y la capacidad general de la organización.