Gestión basada en procesos
Introducción
La gestión basada en procesos es una técnica de gestión que alinea la visión, la misión y los sistemas de valores centrales de una empresa al formular la estrategia corporativa.
Ayuda a definir las políticas que rigen las operaciones de la empresa en cuestión; al tiempo que se asegura de que la empresa no solo funcione en una plataforma de eficiencia únicamente, sino también de eficacia.
A medida que la gestión por procesos parte del ámbito estratégico, la dirección de los proyectos emprendidos se mantiene inquebrantable, a diferencia de lo que ocurre con las metas formuladas a nivel táctico, donde algunos proyectos tienden a desviarse. Trabajar hacia un objetivo común ayuda a lograr la armonía entre los diferentes grupos de trabajo y departamentos.
Sin embargo, debe reiterarse que el apoyo estratégico por sí solo es inadecuado para hacer que la filosofía de la gestión basada en procesos sea un éxito; y que los mandos intermedios y los empleados también deben reconocer su parte en el proceso y apropiarse de él para obtener resultados óptimos.
Las seis etapas de la gestión basada en procesos
(1) Definición del proceso
El proceso debe estar claramente identificado y documentado para que arroje alguna claridad.
La documentación departamental, los acuerdos basados en el cliente, los manuales de compras y los diagramas de flujo del proceso ayudarían a documentar el proceso mencionado anteriormente.
La información que se requiere para que el proceso sea operativo, el resultado esperado del proceso y las personas o departamentos responsables de cada parte constituyente del proceso deben identificarse para que la propiedad y la responsabilidad no se vean comprometidas.
(2) Establecer medidas para evaluar el proceso
Es necesario medir el desempeño del proceso si se quiere monitorear y mejorar la eficacia, la calidad y los plazos.
Idealmente, las métricas seleccionadas deben ser cuantificables, de modo que se mantenga la claridad en todo momento. Sin embargo, esto no siempre es posible, pero siempre se pueden obtener datos comparativos y puntos de referencia relevantes para un análisis relevante.
(3) Analizar el desempeño del proceso
Hay una variedad de herramientas disponibles para analizar el desempeño del proceso con facilidad.
Representaciones gráficas, gráficos de barras, gráficos circulares, análisis de varianza, análisis de brechas y análisis de causa y efecto son algunos de los más populares.
(4) Analizar la estabilidad del proceso y establecer nuevos objetivos si es necesario
En esta fase de gestión basada en procesos, las auditorías de cumplimiento ayudarían a analizar la estabilidad del proceso.
Si se determina que es deficiente, se deben establecer nuevos objetivos y estos deben estar alineados con la dirección estratégica de la empresa.
(5) Planificación de mejoras
Las mejoras de los procesos deben planificarse de acuerdo con la visión de la organización, su declaración de misión y su cultura.
Se deben asignar recursos suficientes y se debe establecer un equipo eficaz para que los cambios propuestos tengan éxito.
(6) Implementación de mejoras
Aquí es donde cada una de las mejoras planeadas cobran vida a partir de su anterior borrador en papel. La capacitación se puede llevar a cabo cuando sea necesario y se debe recabar el apoyo del personal siempre que sea posible.
A partir de entonces, es necesario facilitar el monitoreo regular y las mejoras continuas para que la organización sea de clase mundial.
Identificar una organización basada en procesos
Una organización basada en procesos tendría algunas características inherentes que la hacen reconocible al instante.
Por ejemplo, dicha empresa vería el negocio como una colección de procesos, tendría planes estratégicos que impulsan los procesos con el compromiso de la alta dirección hacia abajo, y dichos procesos estarían alineados con las metas y los resultados comerciales clave de la organización.
La estandarización de procesos, la alta dependencia de la precisión de los datos y la búsqueda continua de mejoras sostenibles son otros sellos distintivos de una organización basada en procesos.
Ventajas de la gestión basada en procesos
Los beneficios de adoptar la gestión basada en procesos son muchos.
Las mejoras en los procesos actuales aumento de las actividades de valor agregado, la reducción de costos y la alineación a la visión estratégica de la organización son sus beneficios más buscados.
También facilita las técnicas modernas de asignación de costos, como el cálculo de costos basado en actividades. La gestión basada en procesos ayuda al sistema a ajustarse a determinadas normas nacionales e internacionales y a los requisitos de organismos reguladores de renombre.
Conclusión
La gestión basada en procesos es una herramienta invaluable en la satisfacción y retención del cliente, ya que identifica procesos clave que tienen en cuenta los intereses y la satisfacción de las partes interesadas.
Como muchos, un gerente inteligente en los escalones superiores se ha dado cuenta de que es menos probable que la visión de una empresa cambie con el tiempo, a diferencia de los objetivos y procedimientos utilizados para lograr esta visión.
Por lo tanto, la gestión basada en procesos requiere que los gerentes evalúen los procesos existentes y tomen medidas para ajustar la estructura y función de la organización en cuestión, de modo que se pueda obtener la máxima eficiencia.
Los factores variables como los cambios en las expectativas del cliente, las fluctuaciones en la economía general y la necesidad de desarrollar mejores líneas de productos darán como resultado una fuerza laboral más innovadora que se apropie de las tareas e inicie un mejor desempeño en su campo de especialización relacionado.