Auditoría: confirmación de transacciones en efectivo
Comprobante de recibos de efectivo (lado de débito del libro de caja)
Discutiremos el recibo de efectivo que se coloca en el lado de débito del libro de caja para los siguientes elementos:
Saldo inicial del libro de caja
El saldo de apertura del libro de caja representa el efectivo disponible al comienzo del año y debe verificarse a partir del balance del último año financiero.
Efectivo recibido de deudores
Considere los siguientes puntos para la verificación del efectivo recibido de los deudores:
Deben verificarse las copias al carbón o las matrices del libro de recibos de efectivo.
El recibo de efectivo debe tener un número de serie.
El efectivo recibido debe ingresarse en la misma fecha en que se recibe realmente el efectivo.
El descuento permitido a los clientes debe ser debidamente autorizado por un funcionario responsable.
Debe contabilizarse la correspondencia con el cliente y la cuenta del libro mayor.
Las siguientes son las diferentes formas utilizadas para la malversación de efectivo:
El efectivo recibido del cliente no registrado en los libros y no puede emitirse ningún recibo de efectivo.
Emisión de recibo por importes inferiores a los efectivamente recibidos.
Utilizando teeming and ladingmétodo; es un método muy común para apropiarse indebidamente del dinero, en el que el efectivo recibido de cualquier cliente no registrado en los libros y el efectivo recibido del mismo cliente en una instancia posterior u otro cliente registrado en los libros, etc.
Reembolso de préstamos por terceros
El reembolso de un préstamo por parte de terceros se puede verificar de las siguientes maneras:
El cálculo de los intereses recibidos y los intereses deben acreditarse a la cuenta de intereses recibidos.
Verificación del extracto bancario si la parte lo deposita directamente en el banco.
Comprobación de copias al carbón o matrices de recibos de efectivo.
Para garantizar que no debe haber violación de las reglas del impuesto sobre la renta como pago de préstamo que exceda Rs. 20.000 / - no se pueden reembolsar en efectivo. Debe ser a través de Cheques, Giro a la vista, NEFT, RTGS o cualquier otro canal bancario disponible.
Alquiler recibido
Para consultar contrato de alquiler o escritura de arrendamiento.
En caso de que los ingresos por alquiler se reciban de más de una propiedad, se debe mantener una cuenta separada para cada propiedad.
El Auditor debe verificar que se reciba o no el alquiler de los doce meses.
El monto del alquiler debe verificarse en la escritura de alquiler o en la escritura de arrendamiento.
Si el TDS (impuesto deducido en origen) es deducido por la parte, debe haber una contabilidad adecuada de TDS.
Venta de Inversiones
Para comprobar el extracto bancario si los ingresos de las ventas han llegado a la cuenta bancaria.
Para verificar la comisión, nota o nota de débito del corredor, si las inversiones se venden a través del corredor.
Asegurar que se lleve a cabo una contabilidad separada para los ingresos de capital y los ingresos de ingresos. El dividendo o la ganancia o pérdida en la venta de la inversión es un recibo de ingresos y el producto de la venta del costo de inversión debe registrarse como recibo de capital.
Suscripción
Las suscripciones se reciben de los miembros de un club y el Auditor debe considerar los siguientes puntos al garantizar la suscripción:
Se debe verificar el registro de suscripción.
Verificación de la suscripción recibida durante el año y la suscripción a cobrar.
Se debe verificar la matriz del recibo de efectivo.
Venta de activos fijos
Consultar actas de las reuniones del Consejo de Administración.
Acuerdo de venta o contrato de venta.
Verificación de la cuenta del agente si la venta se realiza a través de un agente.
Las ganancias o pérdidas en la venta de activos fijos deben registrarse en la cuenta de ingresos.
Autorización de venta de inmovilizado.
La venta procedente de activos fijos debe acreditarse a la cuenta de activos fijos después de deducir los gastos de venta de activos fijos, si los hubiere.
Intereses y dividendos recibidos
Verificación de la carta de garantía de dividendos junto con la carta de presentación para verificación de dividendos en caso de dividendos recibidos mediante cheque.
Verificación del extracto bancario, si el dividendo se acredita directamente en la cuenta bancaria.
Los intereses de los valores se pueden acreditar en la lista de valores.
El interés sobre el depósito fijo se puede verificar mediante un extracto bancario y certificados TDS.
Los intereses recibidos de personas externas a quienes la empresa ha concedido un préstamo se pueden verificar en el estado de cuenta de la parte junto con los certificados de TDS.
Se deben prever los intereses devengados pero no adeudados.
Todos los intereses recibidos y devengados deben contabilizarse adecuadamente en los libros de cuentas.
Comisión recibida
Verificación del acuerdo sobre la base del cual se recibe la comisión.
Cálculo de la comisión a cobrar.
La comisión recibida debe verificarse a partir de matrices, extractos bancarios, recibos de efectivo, etc., y la provisión para comisiones por cobrar debe contabilizarse correctamente en los libros de cuentas.
La comisión por cobrar sobre la “venta de bienes enviados en consignación” debe verificarse de la cuenta de venta.
Cuotas recibidas en venta de alquiler-compra
Estudio del contrato Alquiler-Compra por precio alquiler-compra-venta, número de cuotas, tipo de interés etc.
Se debe realizar la segregación del monto principal y el monto de los intereses y ambos deben contabilizarse por separado.
El beneficio de la venta con opción a compra a plazos debe calcularse debidamente sobre la base de la cuota recibida durante el año.
Comprobante de pagos en efectivo (lado de crédito del libro de caja)
Todos los pagos hechos a los acreedores, los gastos incurridos en efectivo y todos los demás pagos realizados aparecen en el lado del crédito del libro de caja y el Auditor debe responder de los pagos en efectivo porque las posibilidades de apropiación indebida de efectivo son muy altas.
Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta para los diferentes tipos de pago en efectivo:
Saldo de apertura
El saldo inicial del libro de caja nunca se puede acreditar porque el efectivo de la empresa no puede ser negativo, pero el saldo bancario de crédito representa la cuenta de descubierto del banco o la utilización del límite de crédito en efectivo según lo sancionado por el banco.
Pago a acreedores
El pago a los acreedores puede ser examinado por lo siguiente:
Recibo emitido por los acreedores.
Si al acreedor se le paga un monto como liquidación total y final, el monto del saldo, si lo hay, se encuentra en la cuenta del acreedor; esta cantidad debe acreditarse al descuento recibido.
Si se hace algún pago por adelantado al acreedor, debe mencionarse claramente.
Estado de cuenta del acreedor.
Pago de sueldos
Dependiendo de la idoneidad del sistema de control interno de una organización, el Auditor decidirá su Programa de auditoría. Es muy importante que el auditor verifique lo siguiente:
Registro de asistencia de empleado y registro de sueldos.
Carta de nombramiento de nuevos empleados.
Comparación del salario del mes actual con el salario del mes pasado y si hay algún cambio anormal en la cantidad, el Auditor debe verificar lo mismo.
Alteración en el monto de las deducciones por concepto de anticipo, préstamo, multa, fondos, seguro, TDS, etc.
Pago de salarios
Al momento de avalar los salarios pagados, el Auditor debe verificar los siguientes puntos para evitar la malversación de efectivo:
Adecuación del sistema de control interno.
Pago de salarios a una tasa superior a la permitida.
Pago mostrado a ex-trabajadores en el mes actual.
Menor o sin deducción de anticipos u otras deducciones adeudadas.
Pago a trabajadores ficticios.
Pago a los trabajadores que estuvieron ausentes del servicio.
La hoja de salarios debe compararse con el registro de salarios.
La comparación de los salarios del mes actual con los salarios del mes pasado y la verificación adecuada deben estar allí para cambios extraordinarios.
Verificación detallada para pago a trabajadores eventuales.
Aval y verificación del tratamiento contable de los salarios impagos.
Compra de Planta y Maquinaria
El auditor debe prestar atención a lo siguiente:
Factura de compra de maquinaria.
Los gastos de entrada, los gastos de instalación, los gastos de montaje y puesta en marcha deben capitalizarse.
Tratamiento de los impuestos especiales de acuerdo con las normas sobre impuestos especiales.
Compra de terrenos y edificaciones
La compra de terrenos y edificios se puede garantizar de la siguiente manera:
Estudio del contrato de arrendamiento, si la tierra se compra en arrendamiento.
El pago debe realizarse según el plazo de arrendamiento.
Todos los gastos incurridos para adquirir la propiedad en arrendamiento deben debitarse en la cuenta de propiedad respectiva.
El auditor debe estudiar las escrituras de transmisión en caso de que la propiedad se compre de forma gratuita.
Para la verificación del pago, el Auditor puede verificar el recibo de pago y la escritura de transmisión.
Alquiler pagado
Considere los siguientes puntos para la verificación del alquiler por parte del auditor:
- Escritura de alquiler.
- Recibo de alquiler del propietario.
- Provisión para alquiler no pagado al final del año.
Prima de seguro
Considere los siguientes puntos para la verificación de la prima del seguro:
- Póliza de seguro emitida por la Compañía de Seguros.
- Recibo de prima de seguro
- La prima del seguro no debe estar relacionada con ningún funcionario de la empresa.
Impuesto sobre la renta
Considere lo siguiente para la verificación de ingresos:
- Challan de impuestos anticipados
- Impuesto de autoevaluación challan
- Aviso de demanda de impuesto sobre la renta
- Orden de evaluación
Impuesto especial
Considere lo siguiente para la verificación del impuesto especial:
- Tasa de impuestos especiales
- Registros de impuestos especiales y factura de venta para verificación de impuestos especiales
Comisión en venta
Considere lo siguiente para la verificación de la Comisión en venta:
- Acuerdo de compraventa.
- Tasa de comisión en venta.
- Cálculo de comisión en base a venta.
- Recibo de efectivo emitido por agente.
- Provisión para comisiones a pagar
Honorarios del director
Considere lo siguiente para la verificación de los honorarios del director:
- Los directores reciben honorarios por asistir a las reuniones de la Junta.
- Verificación de registro de asistencia.
- Comprobación del recibo de pago debidamente reconocido por los administradores.
Sistema de control interno para transacciones en efectivo
Las siguientes son las principales características de un buen sistema de control interno:
Todo el efectivo recibido debe contabilizarse de inmediato.
Todos los cheques recibidos deben tacharse inmediatamente al recibirlos.
Se debe emitir un recibo de efectivo a los deudores y se debe realizar la conciliación diaria de la cuenta cuando los deudores pagan en efectivo a diario.
Todos los recibos de efectivo deben depositarse en el banco a diario.
La cuenta de conciliación bancaria debe prepararse con regularidad.
Los pagos que no sean pagos menores deben realizarse mediante cheques cruzados.
Debe obtenerse un recibo en efectivo por cada pago en efectivo a los acreedores.
Los gastos en efectivo deben estar debidamente respaldados por facturas o comprobantes adecuados y genuinos.