Auditoría: transacciones comerciales
Libro de garantía de compra
El propósito principal detrás de la garantía del libro de compras es confirmar que cada factura de compra se ingresa en el libro de compras y que las facturas ingresadas en el libro de compras son contra los bienes realmente recibidos y el pago se realiza por esas compras reales.
Más adelante analizaremos las principales funciones de un auditor en relación con la garantía de compras a crédito.
Control interno de compras
El auditor debe estudiar la idoneidad del sistema de control interno en una organización. El sistema de control interno normal para las compras se da a continuación:
El departamento que requiere material o el departamento de la tienda enviará la solicitud de compra al departamento de compras después de que el jefe del departamento la firme. La calidad y cantidad del material requerido deben mencionarse claramente en el pedido.
Después de obtener la solicitud autorizada de la tienda u otro departamento, el departamento de compras solicitará cotizaciones de diferentes proveedores; el departamento de compras elegirá la oferta de mejor precio con productos de la mejor calidad.
Se emitirá una orden de compra al proveedor de bienes que esté listo para suministrar los bienes en los términos y condiciones más favorables. Se enviará una copia de la orden de compra al proveedor de bienes, la segunda al departamento de tienda, la tercera al departamento de contabilidad y la cuarta al departamento de recepción de mercadería, y una copia será retenida por el propio departamento de compras. .
Al recibir la mercancía, el Departamento de Recepción de Mercancías emitirá la Nota de Recepción de Material (MRN) después de la verificación y verificación de la cantidad, precio y calidad del material de la mercancía con orden de compra. El material junto con la Nota de Recibo de Material se enviará al departamento de la tienda, se enviará una copia de cada MRN al departamento de cuentas y al departamento de compras.
Luego de la verificación de la factura de compra y el MRN, el departamento de cuentas pasará la factura para el pago y el pago lo realizará el departamento de cuentas de acuerdo con las condiciones de pago.
El Auditor tiene que verificar el sistema de control interno completo como se indicó anteriormente.
Deberes del auditor
El auditor debe verificar y verificar lo siguiente:
Registro de todas las órdenes de compra.
Verificación de cantidad, precio y condiciones de pago de la factura de compra con órdenes de compra.
Verificación de si la mercancía realmente se recibió.
Verificación sobre el registro adecuado de la factura de compra en el libro de compras.
La compra de bienes debe ser solo para fines comerciales, no para uso personal de ningún socio, director o funcionario de la empresa.
El Auditor debe verificar los estados de cuentas de los proveedores.
Certificado de devolución de compra
Hay ocasiones en las que, debido a la calidad de los productos adquiridos o debido a un exceso de suministro de los productos pedidos o cualquier otra razón, los productos se devuelven al proveedor. El auditor debe verificar los siguientes puntos:
Se debe preparar una nota de débito o una factura de devolución de compra mencionando el número de factura de compra original, la cantidad, el precio, los impuestos aplicables, etc. Estos deben estar de acuerdo con la factura de compra original contra la cual se compró el material.
Se debe recibir una nota de crédito correspondiente del proveedor.
Se debe mantener un libro de devolución de mercancías separado.
El ajuste del monto de la factura de devolución de mercancías debe realizarse mientras se realizan los pagos al proveedor.
Garantía de mercancías enviadas en consignación
Considere los siguientes puntos para la garantía de bienes enviados en consignación:
Las mercancías enviadas en consignación por el principio a su agente no son una venta.
La entrada de venta debe realizarse solo cuando el agente realmente vende los bienes.
En el momento de la valoración del stock de principio (Consignador), las mercancías no vendidas que se encuentren en el depósito del agente (Consignatario) también deben considerarse como stock.
El remitente debe mantener libros separados para las mercancías enviadas en consignación.
Al final del año, el destinatario envía un estado de cuenta que muestra los bienes recibidos, durante el año, los bienes vendidos y las existencias no vendidas al final del año.
El auditor debe verificar la factura proforma, el registro de salida de mercancías, etc.
Garantía de venta a crédito
La mayoría de las ventas se realizan a crédito y el sistema de control interno para las mismas se detalla a continuación:
Control Interno para Venta a Crédito
Se debe mantener un registro de órdenes de venta separado que muestre el detalle de los productos pedidos, el nombre del cliente, el número de pedido, la cantidad solicitada, el horario programado para el envío, el precio, el modo de entrega, las condiciones de pago, los detalles de los impuestos y el seguro. La orden de venta debe ingresarse en el registro tan pronto como se reciba.
La orden de venta se enviará al departamento de expedición.
El departamento de despacho organizará el envío del material al cliente.
Sobre la base de la orden de venta y el challan de envío, se emite la factura de venta.
Las facturas de venta deben ingresarse tanto en el registro de salida como en el libro de ventas.
El pago se recibirá de acuerdo con las condiciones de pago.
Deberes del auditor
Un auditor debe verificar el sistema completo de control interno de venta como se describe anteriormente.
La factura de venta debe comprobarse con la orden de venta.
El registro de venta verificará las facturas de venta.
La venta de bienes de capital no debe registrarse en la cuenta de venta.
El cálculo de la factura de venta debe comprobarse en caso de facturación manual.
La contabilidad de los impuestos debe estar en una cuenta separada, como impuestos especiales, impuestos sobre servicios, IVA, impuesto central sobre las ventas, etc.
Ninguna factura de venta debe quedar sin registrar en el libro de ventas.
Solo las ventas del año en curso deben registrarse para el año en curso.
Las facturas canceladas deben mantenerse separadas para la verificación del Auditor.
No se debe aprobar una entrada separada para el descuento comercial; debe ajustarse en el valor de venta.
Garantía de devolución de ventas
Puede haber muchas razones para que los clientes devuelvan los productos vendidos. Pocos son suministro incorrecto de material, cantidad excesiva o calidad por debajo del estándar, etc. El auditor debe verificar cuidadosamente lo siguiente:
Se debe mantener un registro de devolución de venta separado para la devolución de venta.
La nota de crédito debe emitirse después de obtener la aprobación adecuada del oficial responsable.
Debe comprobarse el registro de entrada de mercancías.
Se debe analizar el motivo de la devolución de la mercancía.
La fecha de devolución de los bienes debe verificarse con una nota de débito o crédito, registro de entrada de bienes.
Se deben verificar los registros de la tienda.
La cuenta del cliente debe acreditarse con el monto de devolución de la venta.
En el momento de la valoración de las existencias de cierre, los bienes devueltos deben valorarse a "costo o precio de mercado, el que sea más bajo".
Productos vendidos en oferta o en base a devolución
La mayoría de las empresas de compras en línea están haciendo sus negocios en base a ventas o devoluciones. El cliente reserva su pedido en línea, sobre la base del pedido, los bienes se envían al cliente a través de mensajería o transporte, el cliente recibe los bienes y realiza el pago al mensajero o puede devolver los bienes inmediatamente después de abrir el paquete en caso de que no esté satisfecho . Incluso después de aceptar la entrega de la mercancía y realizar el pago de la misma, el cliente normalmente puede devolver la mercancía en el tiempo estipulado (en su mayoría 15 días), en caso de que no esté satisfecho con la calidad del producto.
El auditor debe verificar cuidadosamente todos los procesos y la documentación sobre la base de lo anterior y considerar los siguientes puntos:
La factura de venta se puede levantar solo después de que se reciba la confirmación del cliente o después de que expire el tiempo estipulado.
Los bienes enviados a la venta o en base a la devolución deben considerarse como existencias de cierre si no se recibe la aprobación de la venta o si el tiempo estipulado no ha expirado.
Se enviará copia de la factura de venta al cliente.
Sistema de compra de bienes vendidos a plazos
Tenga en cuenta los siguientes puntos al responder por una venta de compra de alquiler:
Bienes vendidos al precio de compra a plazos, que es costo + beneficio.
El pago se debe cobrar en cuotas.
El beneficio de la venta a plazos solo puede contabilizarse sobre la base de la cuota realmente liberada.
La provisión para beneficios en el Balance debe hacerse sobre la base de las cuotas pendientes.
El monto de dicha provisión se descontará de la cuenta deudores.
Venta a plazo
Si existe un acuerdo entre el vendedor y el comprador para la venta de una cantidad específica del bien en cualquier fecha futura, se denomina venta a plazo. El Auditor debe verificar que la venta no pueda registrarse antes de dicha fecha y sin enviar los bienes al cliente. En caso de entrega parcial, los beneficios pueden contabilizarse parcialmente sobre la base de la venta real.
Venta de subproductos
El subproducto se produce automáticamente en el momento de la fabricación o la producción de cualquier producto principal se denomina subproducto. Por ejemplo, la torta de mostaza es un subproducto del aceite de mostaza. La venta puede tratarse por separado si el volumen de venta de subproductos es alto o puede reducirse del costo del producto. Según la naturaleza y el volumen de la industria, el auditor puede establecer un programa de auditoría inteligente después de discutirlo con la gerencia.
Venta de chatarra
La chatarra se produce durante la fabricación del producto en el curso normal de producción. La chatarra es un artículo vendible y se vende al proveedor de chatarra, que se ocupa de ella. El Auditor debe verificar la condición de almacenamiento, el volumen de chatarra realmente producido, las cotizaciones de los proveedores de chatarra, la cantidad vendida, los impuestos aplicables y el pago recibido.
Aval del libro de diario
Además del libro de caja, el libro de compras, el libro de ventas, el libro de devoluciones de compras y el libro de devoluciones de ventas, las siguientes entradas se registran en el libro de diario:
- Entradas de apertura y cierre
- Provisión diversa para impuestos y deudas dudosas
- Provisión para depreciación
- Intereses recibidos e intereses pagados
- Transferir entradas y entradas de ajuste
- Asignación de acciones, llamadas de acciones, decomisos y reemisión de acciones decomisadas
- Compraventa de activos
- Entradas de facturas por cobrar, facturas por pagar y deshonra de facturas
Existen muchas posibilidades de cometer fraudes por parte de cualquier funcionario superior a través de estas entradas. Por lo tanto, el Auditor debe tener mucho cuidado al auditar las transacciones del diario y debe solicitar todas las pruebas documentales como y cuando lo requiera durante su auditoría.
Otros aspectos importantes
El auditor siempre debe tener cuidado al auditar una transacción comercial. Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta para el mismo:
Acciones en el comercio
La corrección y verificación de las existencias en el comercio es de gran importancia en cualquier industria. El stock de cierre de un año se convierte en stock de apertura del año siguiente, por lo que es muy importante controlarlo constantemente. Stock inicial + compra - venta debe ser igual al stock final. Esta ecuación puede ser cierta, si hay alguna diferencia por alguna razón, el Auditor debe verificar y verificar la razón detrás de ella. Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta al comprobar y verificar las existencias en el comercio.
Muestra al cliente y la pérdida de stock durante el procesamiento, carga, descarga, incendio y fuga, etc.
Venta o compra en tránsito.
La devolución de venta aún está excluida en stock y la devolución de compra está incluida en stock.
No ajuste de bienes recibidos o enviados en base a venta o devolución.
Las existencias se valoran sobre la base de una verificación física al final del año y deben conciliarse con el saldo contable. Debe haber un sistema de control interno eficaz para controlar las existencias en el comercio.
Partidas de capital e ingresos
El auditor siempre debe tener cuidado con la distinción entre elementos de capital e ingresos, de lo contrario, las ganancias de la empresa se sobrevalorarán o infravalorarán y los resultados financieros no presentarán una imagen fiel de la organización.
Activos corrientes y activos ficticios
La sobrevaloración de los activos corrientes representará una mayor ganancia y viceversa; por ejemplo, la inclusión de deudas incobrables en la cuenta del deudor. Los activos ficticios sin valor deben cancelarse como patentes o marcas comerciales sin uso.
El auditor debe asegurarse de que los activos corrientes y los activos ficticios se valoren al valor real; de lo contrario, los beneficios se subestimarán o sobrestimarán.