Auditoría: verificación interna y auditor
La naturaleza y el alcance del alcance del trabajo del auditor depende del sistema de verificación interna de una organización. El sistema de Verificación Interna determinará la confiabilidad en el trabajo que puede colocar un Auditor. El Auditor Externo es el responsable último de las cuentas definitivas.
El sistema de Verificación Interna no puede eximir al Auditor de sus responsabilidades contractuales en caso de que algo salga mal en las cuentas finales, por lo que es deber del Auditor verificar toda la transacción en detalle. Un buen sistema de verificación interna puede liberar al auditor de la verificación detallada y puede utilizar el tiempo ahorrado para cualquier otro trabajo de mayor importancia.
Discutiremos más a fondo la verificación interna relacionada con diferentes aspectos:
- Pagos en efectivo
- Ventas en efectivo en mostrador
- Ventas al contado por vendedores
- Ventas postales
- Recibos de efectivo
- Purchases
- Sales
- Stores
- Activos fijos
- Investments
Pagos en efectivo
Tenga en cuenta los siguientes puntos al realizar la verificación interna para pagos en efectivo:
Excluyendo los pagos de caja chica, todos los pagos deben realizarse a través de cheques, Giros a la vista, RTGS (Liquidación bruta en tiempo real), NEFT (Transferencia electrónica de fondos nacional) o cualquier otro modo bancario según esté disponible de vez en cuando.
La persona que realiza los pagos no debe tener ninguna relación con el recibo de efectivo.
Cada factura o comprobante pagado debe estar sellado como “Pagado” para evitar pagos dobles por la misma factura o comprobante.
La confirmación de los saldos de los acreedores debe realizarse directamente.
Se debe obtener un recibo en efectivo para cada pago.
Para los pagos de caja chica, el cajero menor será responsable en lugar del cajero principal.
La caja chica debe mantenerse en el sistema de anticipos.
En ausencia de un recibo de efectivo, se debe obtener la factura o el comprobante correspondiente del pequeño cajero.
El Cajero debe revisar el libro de caja chica con frecuencia.
La conciliación bancaria debe realizarse a intervalos regulares.
El comprobante de pago para depositar efectivo en el banco debe ser llenado por el Cajero, no por la persona que va a depositar el efectivo.
De acuerdo con la disposición dada en la sección 40A (3) de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 1961 para pagos superiores a Rs. 20.000 / - se afirma que “Cuando el tasado incurre en algún gasto y se paga en una suma superior a Rs. 20.000 / - salvo mediante cheque cruzado o giro bancario cruzado, se rechaza la totalidad de dichos gastos "
Ventas en efectivo en mostrador
Todo vendedor autorizado para realizar ventas en efectivo debe estar específicamente demarcado.
Se deben generar cuatro copias del recibo de efectivo, de las cuales tres se entregarán al cliente, de las cuales el cliente entregará una copia al cajero en el momento del pago y una copia al portero en el momento de la entrega de los bienes y la salida de la puerta de embarque. y el cliente conservará una copia.
Se prepararán tres resúmenes de ventas, uno por el Vendedor, el segundo por el Cajero y el tercero por el Guardián para contar las ventas en efectivo diariamente.
Todas las ventas en efectivo deben depositarse en el banco a diario sin ningún incumplimiento sin deducir ningún gasto o comisión.
El efectivo recibido (según la máquina registradora de efectivo), las ventas en efectivo y el monto depositado en el banco deben ser los mismos.
Ventas de vendedores ambulantes
Se debe emitir un talonario de recibos de efectivo en bruto numerado previamente a cada vendedor para el cobro de deudas o anticipos de los clientes.
El recibo final debe enviarse directamente a los clientes.
Sin hacer ninguna deducción, los vendedores deben depositar todo el dinero en efectivo en la oficina central todos los días sin ninguna falta.
Se debe realizar una conciliación regular de la cuenta con el cliente.
Para evitar cualquier fraude, todos los vendedores deben ser reemplazados y trasladados regularmente a otras áreas.
Ventas postales
Las ventas postales deben registrarse en un registro separado.
Se debe mantener un registro separado para registrar el efectivo recibido contra la venta postal.
El efectivo recibido mediante venta postal debe depositarse en el banco por separado.
Un funcionario de la empresa debe realizar una verificación regular y cuidadosa del registro de pagos y ventas.
Recibos de efectivo
Un cajero se ocupa de las siguientes tareas relacionadas con los recibos de efectivo:
Registre los recibos de efectivo inmediatamente después de recibir el efectivo.
No está autorizado a llevar dinero en efectivo.
No se le permite hacer ningún gasto con él.
El recibo de efectivo debe depositarse en el banco a diario.
No se debe permitir que el cajero realice la entrada principal en los libros.
Compras
Las boletas de solicitud debidamente firmadas por el jefe de departamento deben ser emitidas y enviadas al departamento de compras, mencionando claramente la cantidad, calidad y fecha de entrega en la boleta de solicitud.
La consulta sobre el material requerido debe ser realizada por el departamento de compras de diferentes proveedores del material.
La orden de compra debe emitirse sobre la base de la cotización más baja recibida de los proveedores. Puede haber cuatro copias de la orden de compra, una para el proveedor, la segunda para el departamento de tiendas, la tercera para el departamento de cuentas y la cuarta copia debe ser retenida por el departamento de compras.
Las mercancías deben enviarse a la tienda después de un examen adecuado en el momento de la recepción de las mercancías. El departamento de la tienda informará al departamento interesado por lo mismo.
Después de la verificación adecuada de la factura de compra, la misma debe enviarse al departamento de cuentas para su propósito de contabilidad y pago.
Sobre la base de la orden de compra, el departamento de cuentas registrará esa factura en nuestros libros de cuentas y, si hay alguna discrepancia, se debe emitir una nota de débito al proveedor bajo aviso al departamento de compras.
El pago se realiza al proveedor según la fecha de vencimiento.
Ventas
Después de recibir la orden de venta, se debe enviar una copia al departamento de despacho para su posterior proceso.
El departamento de expedición después de recibir el pedido de cliente empaqueta el material de acuerdo con el pedido.
La preparación y verificación de la factura se realiza en función de la orden de venta.
La entrada se realiza en el registro de salida de mercancías antes de enviarlo a los clientes.
La devolución de ventas se ingresa en el registro de entrada de mercancías y, en consecuencia, se emite a los clientes una nota de crédito por la misma.
Historias
Una tienda es un departamento muy importante y crucial de cualquier industria y el control adecuado de la tienda es fundamental para evitar robos, hurtos y uso indebido del inventario. Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta para la verificación interna de las tiendas:
Cada tienda debe estar equipada con todas las instalaciones, ya que es necesario mantener el inventario en orden y la ubicación conveniente de la tienda también es importante para cualquier industria.
Se debe emitir una copia triplicada de GRN (Nota de recibo de mercancías) al recibir el material, una para enviarse al departamento de compras junto con las facturas, la segunda para el departamento de cuentas y la tercera será retenida por el departamento de la tienda.
Los productos recibidos deben almacenarse en un lugar adecuado. Debe existir una contabilidad de existencias adecuada para la recepción y salida de mercancías.
Se debe realizar un inventario físico a intervalos regulares y la conciliación del inventario con los libros debe realizarse sin fallas. Debe haber una acción rápida y adecuada en caso de discrepancia.
Si el material se envía a cualquier otro departamento, debe especificarse en la "Nota de transferencia de material", la devolución del material debe estar en el MRN (Nota de devolución de material) y el material que se entrega al cliente debe estar basado en Ventas. Solo factura.
Activos fijos
La compra de Activos Fijos puede ser para la adición normal a Activos Fijos, para un nuevo proyecto o para la expansión del negocio. Los activos fijos son de naturaleza permanente para generar ingresos, es decir, terrenos, edificios, plantas y maquinaria, muebles y accesorios, computadoras y vehículos, etc.
A continuación se presentan los controles importantes relacionados con los activos fijos:
La sanción de los gastos de capital debe ser realizada por un comité que puede establecerse para este propósito o por la autoridad correspondiente. Se debe seguir el mismo procedimiento en caso de transferencia o descarte de cualquier activo.
La distinción entre gastos de capital e ingresos es imprescindible para los registros contables adecuados.
El registro de activos fijos debe mantenerse con toda la descripción sobre la cantidad, el costo y la ubicación, etc. de los activos fijos.
La verificación física de los activos fijos debe realizarse de vez en cuando.
La contabilidad y la depreciación de los activos fijos deben realizarse de acuerdo con el Estándar Contable-10 emitido por el Instituto de Contadores Públicos de la India.
Inversiones
Los siguientes puntos deben tenerse en cuenta al tratar con inversiones:
La venta y compra de inversiones debe realizarla únicamente una persona autorizada.
Se debe preparar un registro detallado de inversiones y realizar una verificación física del documento de propiedad periódicamente. Estos documentos de título deben mantenerse bajo la custodia de la empresa.
Se debe verificar la exactitud de los cargos de los corredores.
Debe realizarse la verificación de los asientos contables a cuenta de los intereses de los dividendos, las bonificaciones y el reembolso del capital.
Debe realizarse una verificación física de la inversión.