SAP FI significa Contabilidad financiera y es uno de los módulos importantes de SAP ERP. Se utiliza para almacenar los datos financieros de una organización. SAP FI ayuda a analizar la situación financiera de una empresa en el mercado. Puede integrarse con otros módulos de SAP como SD, PP, SAP MM, SAP SCM, etc.
El módulo de contabilidad de SAP Financials le permite administrar datos de contabilidad financiera dentro de un marco internacional de múltiples compañías, monedas e idiomas. El módulo SAP FI se ocupa principalmente de los siguientes componentes financieros:
- Activo fijo
- Accrual
- Diario de caja
- Cuentas por cobrar y por pagar
- Inventory
- Contabilidad tributaria
- Libro mayor
- Funciones de cierre rápido
- Estados financieros
- Valoraciones paralelas
- Gobernanza de datos maestros
- Libro mayor
- AR/AP
- Banks
- Activos fijos
- Gestión de viajes
- Contabilidad de arrendamientos, etc.
Un libro mayor contiene todos los detalles de la transacción de una empresa. Actúa como registro principal para mantener todos los detalles contables. Las entradas comunes del libro mayor son transacciones de clientes, compras a proveedores y transacciones internas de la empresa.
Una empresa se define como la unidad más pequeña para la cual se pueden crear estados financieros de acuerdo con las regulaciones legales comerciales.
En SAP FI, una empresa puede estar formada por varios códigos; sin embargo, actúa como una sola unidad para la que están disponibles los estados financieros. Todas las sociedades deben utilizar la misma lista de plan de cuentas y año fiscal; sin embargo, cada sociedad puede tener una moneda local diferente.
Las áreas de negocio se utilizan para diferenciar transacciones que provienen de diferentes líneas de negocio en una empresa.
Example
Hay una gran empresa XYZ, que gestiona múltiples negocios. Digamos que tiene 3 dominios diferentes como fabricación, marketing y ventas.
Ahora tienes 2 opciones:
- Primero es crear diferentes sociedades
- Y otra mejor opción es crear cada una de estas líneas de negocio en áreas de negocio,
Puede utilizar estas áreas comerciales si otras sociedades requieren las mismas áreas
Es fácil de configurar si usa el área comercial, ya que solo necesita adjuntar el código de la compañía y los otros detalles en el área comercial se adjuntarán.
Al utilizar áreas de negocio en el control, puede crear un estado de pérdidas y ganancias, un balance general, etc. para las áreas de negocio, por lo que se utiliza para la contabilidad de gestión en pocas empresas.
Note - Las áreas comerciales se utilizan más en Controlling que en Contabilidad financiera.
El control de crédito en FI se usa para verificar el límite de crédito para el cliente y puede usar uno o más códigos. Se utiliza para la gestión de crédito en los componentes de la aplicación: cuentas por cobrar (AR) y ventas y distribución.
El área de control de crédito se determina en la siguiente secuencia:
- Salida de usuario
- Canal de distribución
- Maestro de clientes
- Código de empresa de la organización de ventas
El plan de cuentas FI representa la lista de cuentas GL que se utilizan para satisfacer las necesidades diarias y los requisitos legales del país en una empresa. El plan de cuentas maestro debe asignarse a cada sociedad.
El plan de cuentas COA se puede dividir en los siguientes tipos:
Operating Chart of Accounts
Contiene todas las cuentas del libro mayor que se utilizan para satisfacer las necesidades diarias de una empresa. El plan de cuentas operativo debe asignarse a una sociedad.
Country Chart of Accounts
Contiene una lista de todas las cuentas del Libro mayor que deben cumplir los requisitos legales del país. También puede asignar el plan de cuentas de la empresa a la sociedad.
Puede crear un grupo de plan de cuentas SAP FI según el requisito. Para gestionar y controlar de forma eficaz una gran cantidad de cuentas de mayor, debe utilizar grupos de COA.
La cuenta de ganancias retenidas se utiliza para transferir el saldo de un año fiscal al siguiente. Puede asignar una cuenta de ganancias retenidas a cada cuenta de pérdidas y ganancias de la cuenta de pérdidas y ganancias en el plan de cuentas COA. Para trasladar automáticamente el saldo al próximo año fiscal, puede definir estados de pérdidas y ganancias según el COA y asignarlos a cuentas de ganancias retenidas.
Después de completar la ejecución de la nómina, lo siguiente es agregar resultados a las cuentas de GL y esto incluye los centros de costos. La publicación GL incluye los siguientes pasos:
- Agrupa la información relevante para la publicación de los resultados de la nómina.
- Crea documentos resumidos.
- Realiza las contabilizaciones relevantes en las cuentas de libro mayor y los centros de coste adecuados.
Contiene el número de períodos contables en el año fiscal y el número de períodos especiales. Puede definir hasta 16 períodos contables en un ejercicio fiscal en el componente de control CO.
Debe especificar la variante del ejercicio fiscal para cada sociedad. Cuando crea una sociedad CO, también debe especificar la variante del ejercicio.
Las variantes de ejercicio de la sociedad y sociedad CO solo pueden diferir en el número de períodos especiales utilizados. Debe asegurarse de que las variantes del año fiscal coincidan, en otras palabras, es posible que no tengan un conflicto de tiempo.
La variante de período de contabilización de SAP FI se utiliza para actualizar períodos contables que están abiertos para contabilización y todos los períodos cerrados están equilibrados. Se utiliza para el período de apertura y cierre en el año fiscal con fines de contabilización.
Puede asignar estos períodos contables a una o más sociedades.
La variante de estado de campo tendrá grupos de estado archivados. El grupo de estado archivado se mantiene en la cuenta GL y define el campo mientras se publica en el GL.
Las claves de contabilización en SAP FI se utilizan para determinar los tipos de cuenta (A, D, K, M y S) y también el tipo de contabilización. Es una clave numérica de 2 dígitos.
Diferentes tipos de cuentas en SAP FI -
- A = Activos
- D = Clientes
- K = Proveedores
- M = Materiales
- S = Cuenta de libro mayor
La clave de tipo de documento se utiliza para distinguir entre diferentes transacciones comerciales y para clasificar documentos contables.
La clave de tipos de documentos se utiliza para determinar el rango de números de documentos y tipos de cuentas como activo, material, proveedor, etc. para su contabilización.
Tipos de documentos comunes La clave es:
| Tipo de Documento | Tipo de documento Descripción |
|---|---|
| Automóvil club británico | Contabilización de activos |
| UN | Contabilización de activos netos |
| DR | Factura del cliente |
| DZ | Pago del Cliente |
| KA | Documento de proveedor |
| KG | Nota de crédito del proveedor |
También puede retener la contabilización de un documento de L / M o guardar temporalmente el documento en las siguientes condiciones:
- Cuando el documento de L / M no está completo
- Información incompleta / incorrecta en el documento
- Para guardar el documento en una etapa posterior
SAP FI también ofrece una opción con Importe de autorización limitado para la contabilización.
Example
Un Contador tiene autoridad para publicar documentos por un monto máximo de $ 2000, ahora tiene que alimentar un documento con un monto de $ 5000 para el cual no tiene la autoridad.
SAP FI proporciona una instalación de estacionamiento para el documento que permite al usuario guardar el documento, pero el monto no se registra en las cuentas de mayor.
Esto permite revisar el documento posteriormente revisado por el personal de autoridad superior que tiene la autorización de monto contable adecuada. Una vez aprobado, el documento se contabiliza en cuentas de mayor.
Hay varios informes de L / M que se pueden generar en SAP FI. Los más comunes son:
- Lista de plan de cuentas de mayor
- Saldos de cuentas de mayor
- Lista de cuentas de mayor
- Totales y saldos de cuentas de mayor
El componente SAP FI Cuentas por cobrar registra y gestiona los datos contables de todos los clientes. También es una parte integral de la gestión de ventas.
Todas las contabilizaciones en Cuentas por cobrar también se registran directamente en el Libro mayor. Se actualizan diferentes cuentas de mayor según la transacción involucrada (por ejemplo, cuentas por cobrar, anticipos y letras de cambio).
Una empresa es la unidad organizativa que se utiliza en el módulo de consolidación legal para acumular estados financieros de varias sociedades. El Código de la empresa es la unidad organizativa más pequeña para la que se puede elaborar un conjunto completo de cuentas independientes para fines de informes externos.
Una sociedad CO puede incluir una o más sociedades que deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo que la sociedad CO. Una sociedad CO puede contener varias asignaciones de sociedades, pero una sola sociedad puede asignarse a una sola sociedad CO.
Hay un montón de tablas que se copian al copiar códigos de empresa. Esto puede estar incompleto en una copia manual y, por lo tanto, la ruta manual no es aconsejable.
Puede bloquear una cuenta de cliente en AR para que ya no se realicen publicaciones en esa cuenta. Debe bloquear una cuenta de cliente antes de marcar un registro maestro de cliente para su eliminación.
Example
También bloquearía a un cliente que usa solo como un destinatario de reclamación alternativo, de modo que nadie pueda publicar en ese cliente por error.
En el componente de aplicación Ventas y distribución (SD), puede establecer los siguientes bloques para un cliente:
- Bloque de publicación
- Bloque de pedido
- Bloque de entrega
- Bloque de facturación
Hay diferentes tipos de grupos de cuentas de clientes que se pueden crear en Cuenta por cobrar en SAP FI.
| Grupo | Nombre |
|---|---|
| X001 | Clientes nacionales |
| X002 | Clientes de exportación |
| X003 | Clientes únicos |
También puede revertir un documento incorrecto y también puede borrar los elementos abiertos. Un documento solo se puede revertir si:
No contiene elementos compensados
Contiene solo artículos de cuenta de cliente, proveedor y mayor.
Se contabilizó con Contabilidad financiera
Todos los valores ingresados (como el área comercial, el centro de costos y el código de impuestos) siguen siendo válidos
Las devoluciones de ventas en SAP FI se utilizan para gestionar productos completos que el cliente ha devuelto debido a una reclamación. Estos se utilizan en la industria de bienes de consumo.
Todas las devoluciones están relacionadas con defectos de calidad y no entregas incorrectas. El camino que toma la mercancía devuelta a menudo tiene que rastrearse en detalle. El artículo devuelto debe enviarse para su inspección.
En SAP FI, también puede contabilizar pagos parciales del cliente. Estos pagos parciales se contabilizan como partidas abiertas independientes.
El cliente puede ver claramente qué factura se ha emitido al cliente y qué pagos ha realizado. Pero mantiene las múltiples partidas abiertas, hasta que la factura se paga / liquida por completo.
Example
Hay un cliente con un monto pendiente de 1500 y realiza un pago de 500 como pago parcial, luego habrá dos partidas abiertas separadas de 1500 Débito y 500 Crédito en el sistema FI y no se creará ningún documento de compensación.
En SAP FI, esto se utiliza para restablecer las facturas de pago incorrectas. Si se realiza un pago a facturas incorrectas, se puede restablecer.
Código T: FD32
SAP FI Cuentas por pagar se utiliza para administrar y registrar datos contables para todos los proveedores. Todas las facturas y entregas se gestionan según las solicitudes de los proveedores. Las cuentas a pagar se gestionan según el programa de pago y todos los pagos se pueden realizar mediante cheques, transferencias, transferencias electrónicas, etc.
Todas las contabilizaciones que se realizan en Cuenta a pagar también se actualizan en el Libro mayor de forma simultánea y el sistema también mantiene pronósticos e informes estándar que se pueden utilizar para realizar un seguimiento de todas las partidas abiertas.
Cuando modifica un registro maestro, el sistema registra estos cambios y genera documentos de cambio. Para cada campo, almacena la hora del cambio, el nombre del usuario y el contenido del campo anterior.
Vaya a Contabilidad → Gestión financiera → Cuentas por pagar → Registros maestros → Visualizar cambios
Cuando modifica un registro maestro, el sistema registra estos cambios y genera documentos de cambio. Para cada campo, almacena la hora del cambio, el nombre del usuario y el contenido del campo anterior.
Puede mostrar todos los cambios para lo siguiente:
- Un cierto campo
- Un registro maestro
Para varios registros maestros de proveedores, los siguientes cambios se muestran por separado:
Contenido de campo sobrescrito
Cualquier detalle bancario y / o áreas de reclamación ingresados después de que se creó el registro maestro.
Cualquier información bancaria y / o áreas de reclamación que se hayan eliminado.
Utilizando los documentos de cambios, puede encontrar todos los cambios que se realizaron y cuándo se realizaron.
Puede aplicar debajo de los bloques:
Bloqueo de contabilización para determinadas sociedades o para todas las sociedades
Bloque de compras para determinadas organizaciones de compras o para todas las organizaciones de compras. Por supuesto, esto es solo si ha comprado e instalado el componente de la aplicación de compras.
En SAP FI, también puede contabilizar pagos parciales salientes para el proveedor. El pago parcial del proveedor se abrirá como partida abierta y no se generará ningún documento de compensación.
El programa de pago automático tiene el propósito de contabilizar cuentas por pagar como pagos a un proveedor en función de las facturas del proveedor de forma automática, en breve denominado APP.
Se utiliza para averiguar las facturas vencidas / vencidas y para procesar la lista de facturas de clientes y proveedores para realizar pagos de una vez. La aplicación no se puede utilizar para todos los códigos de empresa de diferentes países.
La aplicación tiene las siguientes categorías:
- Configurar todas las sociedades
- Configurar códigos de empresa de pago
- Método de pago por país
- Método de pago por código de país
- Selección de banco
- Banco de la casa
En SAP FI, el cierre de fin de mes implica actividades en la contabilización de un período de cierre. Puede realizar las siguientes actividades como parte del cierre de fin de mes:
Periodos contables abiertos y cerrados
Cierra uno o más períodos contables en el pasado para la publicación y permite que la publicación se realice en uno o más períodos contables actuales o futuros.
En SAP FI, si el cliente no realiza el pago de la factura pendiente antes de la fecha de vencimiento del pago, puede generar una reclamación mediante SAP FI y enviarla a la dirección del cliente para recordarle el pago pendiente.
Requirement -
El sistema de reclamación permite rastrear a los clientes responsables que no han pagado sus facturas pendientes en un período de tiempo determinado. Le permite manejar el proceso desde, por ejemplo, enviar un recordatorio a los clientes de sus pagos pendientes hasta derivar a dichos clientes a agencias de cobranza.
El sistema de reclamación cubre los siguientes documentos:
- Facturas de deudores abiertas, incluidas las facturas que se abonan o se pagan parcialmente
- Facturas que incluyen cuotas
- Notas de crédito de deudores
- Pagos recibidos que no se basan en facturas
Los tipos de cambio se utilizan para definir la relación entre dos monedas y también para mantener los tipos de cambio se utilizan para convertir una cantidad a otra moneda.
Defina tipos de cambio en el sistema para los siguientes propósitos:
Posting and Clearing
Para convertir importes contabilizados o compensados en moneda extranjera, o para verificar un tipo de cambio introducido manualmente durante la contabilización o compensación.
Exchange Rate Differences
Determinar ganancias o pérdidas por diferencias de cambio.
Foreign Currency Valuation
Valorar partidas abiertas en moneda extranjera y cuentas de balance en moneda extranjera como parte de las operaciones de cierre.
| SKAS | Maestro de cuentas de mayor (Plan de cuentas - Lista de palabras clave) | MANDT / SPRAS / KTOPL / SAKNR / SCHLW |
| SKB1 | Maestro de cuenta de mayor (código de empresa) | MANDT / BUKRS / SAKNR |
| FI-GL-GL (FBSC) | Contabilidad de libro mayor: funciones básicas - Customizing R / 3 para cuentas de mayor | |
| FIGLREP | Configuración para informes de contabilización del L / M | MANDT |
| TSAKR | Crear cuenta de mayor con referencia | MANDT / BUKRS / SAKNR |
| KOMU | Plantillas de asignación de cuentas para artículos de cuenta de mayor | MANDT / KMNAM / KMZEI |
Data Selection
En la selección de datos, se seleccionan los pedidos de facturación para el proceso de facturación. Defina los criterios de selección para la selección de datos para el proceso de facturación.
Creation of Invoicing Units
Los pedidos de facturación seleccionados se agrupan en unidades de facturación para cada cuenta de contrato. Puede crear varias unidades de facturación para cada cuenta de contrato. Para cada unidad de facturación, "Facturación en cuentas por cobrar y por pagar del contrato" crea un documento de facturación.
Defina los criterios para crear las unidades de facturación para el proceso de facturación.
Processing of Billing Documents
Los documentos de facturación seleccionados para una unidad de facturación se incluyen en el documento de facturación. Las posiciones del documento de facturación se vinculan con las posiciones del documento de facturación y se realizan las derivaciones necesarias para la contabilización en "Cuentas por cobrar y por pagar del contrato" (FI-CA).
Performance of Additional Functions
Además de procesar documentos de facturación, en "Facturación en cuentas por cobrar y por pagar del contrato", puede integrar más funciones de FI-CA. Por ejemplo, cálculo de intereses, creación de propuestas de reclamación o cálculo de cargos y descuentos. Usted define qué funciones adicionales se realizan para cada proceso de facturación.
Account Maintenance
Con el mantenimiento de cuentas integrado en "Facturación en cuentas por cobrar y por pagar del contrato", puede realizar la compensación entre los documentos contables introducidos en la facturación y las partidas abiertas de la cuenta del contrato contabilizada antes de la facturación. Defina los criterios para la compensación en el control de compensación.
Update
El documento de facturación creado para la unidad de facturación y los documentos de contabilización se escriben en la base de datos. Se eliminan los pedidos de facturación procesados.
Además de la unidad de facturación, se crea un contenedor de correspondencia para la impresión de facturas y una orden de extracción para la actualización a BW.
Hay muchos tipos de informes que se pueden utilizar para el análisis de cuentas (A / R):
- Análisis de partidas individuales del cliente
- Análisis de equilibrio
- Informe de evaluación del cliente
El componente FI-Contabilidad de activos fijos (FI-AA) se utiliza para gestionar los activos fijos en el sistema FI. En Contabilidad financiera, sirve como un libro auxiliar del Libro mayor general, proporcionando información detallada sobre las transacciones que involucran activos fijos.
Integration with other components -
Como resultado de la integración en el sistema SAP, la Contabilidad de activos (FI-AA) transfiere datos directamente hacia y desde otros componentes de SAP.
Un centro de costo se define como un componente de una organización que aumenta el costo e indirectamente aumenta las ganancias de la organización. Los ejemplos incluyen marketing y servicio al cliente.
Una empresa puede clasificar la unidad de negocio como centro de beneficio, centro de coste o centro de inversión. La división simple y directa en una organización se puede clasificar como centro de costos, ya que el costo es fácil de medir.
El centro SAP CO-Profit se utiliza para gestionar el control interno. Cuando divide su empresa en centros de beneficio, le permite delegar la responsabilidad en unidades descentralizadas y le permite tratar como empresas separadas en una empresa.
El objetivo principal de crear un Profit Center en Controlling es analizar el costo de una línea de productos o una unidad de negocio.
También puede generar cuentas de pérdidas y ganancias de acuerdo con el Centro de beneficio y también generar balances, sin embargo, el Centro de beneficio solo debe usarse para fines de informes internos.
Los componentes clave de un centro de beneficio incluyen: nombre del centro de beneficio, sociedad CO a la que está asignado, período de tiempo, persona responsable del centro de beneficio, jerarquía estándar, etc.
El módulo SAP CO-Product Costing se utiliza para encontrar el valor del costo interno de los productos. También se utiliza para la contabilidad de gestión y rentabilidad de la producción.
Al configurar el Costeo del producto, implica dos áreas de configuración:
- Planificación de costes del producto
- Controlling de objetos de coste
Lo básico del cálculo del coste del producto es la planificación del centro de coste. El objetivo de la planificación del centro de costos es planificar el total de dólares y cantidades en cada centro de costos en una planta.
SAP CO-PA se utiliza para analizar los segmentos de mercado clasificados como productos, clientes, área de ventas, área de negocio, etc.
El análisis de rentabilidad de SAP CO (CO-PA) se utiliza para la evaluación de segmentos de mercado, que se clasifica según:
- productos, clientes y pedidos
- o cualquier combinación de estos
- o Unidades de negocio estratégicas como organizaciones de ventas
- o áreas de negocio, con referencia al beneficio de la empresa
- o margen de contribución
Se admiten dos tipos de análisis de rentabilidad:
- Costing-based
- Account-based
Costing-based Profitability Analysis -
Se utiliza para agrupar los costos e ingresos según los campos de valor. Se utiliza para garantizar que acceda en todo momento a un informe completo de rentabilidad a corto plazo.
Account-based Profitability Analysis -
Se utiliza para proporcionarle un informe de rentabilidad que se concilia permanentemente con la contabilidad financiera.
Se utiliza principalmente para obtener información relacionada con los departamentos de ventas, marketing, gestión de productos y planificación corporativa para respaldar la contabilidad interna y la toma de decisiones.