El marco POLC
El principal desafío al que se enfrentan las organizaciones y los gerentes en la actualidad es resolver creativamente los problemas comerciales. Los principios de la administración son pautas con las que los gerentes pueden abordar los desafíos comerciales.
Los principios de gestión se han categorizado en las cuatro funciones principales de planificación, organización, liderazgo y control, conocidas popularmente como marco POLC.
El marco POLC
| Planning |
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| Organizing |
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| Leading |
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| Controlling |
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Planificación
La planificación es la primera y más importante función de la administración que implica establecer objetivos y determinar un curso de acción para lograr esos objetivos. Los planificadores son esencialmente los gerentes que conocen mejor las condiciones ambientales que enfrenta su organización y son capaces de analizar y predecir de manera efectiva las condiciones futuras. También requiere que los gerentes sean buenos tomadores de decisiones.
La planificación implica la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos, requiere de la toma de decisiones, es decir, la elección de futuros cursos de acción entre alternativas.
Planificar significa determinar cuál debe ser la posición y situación de la organización en algún momento en el futuro y decidir cuál es la mejor manera de lograr esa situación. Ayuda a mantener la eficacia gerencial al orientar las actividades futuras.
La planificación como proceso generalmente implica los siguientes pasos:
- Selección de metas para la organización.
- Establecimiento de metas para cada una de las subunidades de la organización.
- Establecimiento de programas para el logro de metas de manera sistemática.
Tipos de planificación
La planificación estratégica implica analizar las oportunidades y amenazas competitivas, así como las fortalezas y debilidades de la organización. También implica determinar cómo posicionar a la organización para competir de manera efectiva en su entorno.
La planificación táctica es crear el modelo para el plan estratégico de lager. Estos planes suelen ser a corto plazo y los llevan a cabo gerentes de nivel medio.
La planificación operativa generalmente cubre las metas y objetivos de toda la organización y pone en práctica las formas y pasos de acción para lograr los planes estratégicos. Son plazos muy cortos, por lo general menos de un año.
Organizar
Una vez que un gerente ha creado un plan de trabajo, la siguiente fase del ciclo de gestión es organizar a las personas y otros recursos necesarios para llevar a cabo el plan. La organización también debe considerar los recursos y las instalaciones físicas disponibles, a fin de maximizar los beneficios con un gasto mínimo.
La organización puede denominarse el proceso de organizar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos planificados entre los miembros de una organización, para que puedan lograr los objetivos de la organización.
La organización implica los siguientes pasos:
Creating the organizational structure- Se crea el marco de la organización dentro del cual se coordina el esfuerzo asignando los recursos humanos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Esta estructura suele estar representada por un organigrama, que es una representación gráfica de la cadena de mando dentro de una organización.
Making organizational design decisions - Se toman decisiones sobre la estructura de una organización.
Making job design decisions - Se definen los roles y responsabilidades de los trabajos individuales, y el proceso de realización de las funciones.
Organizarse al nivel de un trabajo en particular implica la mejor manera de diseñar trabajos individuales para utilizar de manera más efectiva los recursos humanos. Tradicionalmente, el diseño del trabajo se basaba en principios de división del trabajo y especialización, que asumían que cuanto más limitado era el contenido del trabajo, más competente podía llegar a ser el individuo que lo desempeñaba.
Líder
Las organizaciones, a medida que crecen, desarrollan estructuras complejas con una creciente necesidad de coordinación y control. Para hacer frente y gestionar estas situaciones, el liderazgo es necesario para influir en las personas para que cooperen hacia un objetivo común y creen una situación de respuesta colectiva.
Liderar implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. También involucra las fuentes de influencia sociales e informales para inspirar a otros. Los gerentes efectivos guían a los subordinados a través de la motivación para lograr progresivamente los objetivos organizacionales.
La investigación de la personalidad y el estudio de las actitudes laborales en Ciencias del Comportamiento proporcionan información importante sobre la necesidad de coordinación y control. Por lo tanto, es importante para el liderazgo crear armonía entre los esfuerzos individuales para trabajar colectivamente hacia los objetivos de la organización.
Controlador
Los gerentes en todos los niveles se involucran en la función gerencial de controlar hasta cierto punto. Dos técnicas de control tradicionales son las auditorías presupuestarias y de desempeño. Una auditoría implica un examen físico y verificación de los registros y documentos de respaldo de la organización. Una auditoría presupuestaria proporciona información acerca de dónde se encuentra la organización con respecto a los procedimientos seguidos para la planificación y el control financieros, mientras que una auditoría de desempeño podría intentar determinar si las cifras reportadas son un reflejo del desempeño real.
El control implica medir el desempeño con respecto a los objetivos y planes, y ayudar a corregir las desviaciones de los estándares. De hecho, el control facilita el cumplimiento de los planes al garantizar que el desempeño no se desvíe de los estándares.
El control no se limita solo al estado financiero de la organización, sino que también abarca áreas como las operaciones, el cumplimiento de las políticas de la empresa y otras políticas regulatorias, incluidas muchas otras actividades dentro de la organización.
Por tanto, las funciones de gestión cubren de forma más eficaz el amplio alcance de los deberes y responsabilidades de un director. Aunque la naturaleza y las complejidades que enfrentan las empresas han experimentado un gran cambio a lo largo de los años, las funciones de administración siguen siendo las mismas.