Entorno de planificación
La planificación es el proceso fundamental en la gestión que se mueve gradualmente y por lo general se adopta un enfoque paso a paso. Implica la determinación de objetivos y describe las acciones futuras necesarias para lograr estos objetivos. El diagrama anterior representa el proceso de planificación.
Establecimiento de objetivos y metas
El primer paso del proceso de planificación de la gestión es identificar los objetivos específicos de la organización y también para cada unidad de departamento. Un esfuerzo de planificación integral para tener éxito requiere que los gerentes de cada departamento estén involucrados en el proceso de planificación. Así, los objetivos y metas que orientarán el rumbo futuro de la organización deben ser claros, concisos y específicos.
En esta etapa, el proceso de planificación debe incluir una descripción detallada de cada objetivo, incluido el motivo de su selección y los resultados previstos de los proyectos relacionados con el objetivo. Los objetivos así establecidos gobiernan el marco para cada departamento importante, que a su vez, controla los objetivos de los departamentos subordinados y así sucesivamente.
Determinar alternativas
El siguiente paso es buscar y encontrar alternativas que orienten el cumplimiento de los objetivos establecidos. En esta etapa, los gerentes deben planificar cómo pasar de su posición actual a su posición futura decidida.
Los gerentes pueden encontrar muchas alternativas, sin embargo, descartar las menos deseables y limitar las pocas alternativas deseadas es lo que ayudará a identificar la mejor solución. El gerente puede tomar la ayuda de técnicas cuantitativas, investigación, experimentación y experiencia para determinar varias alternativas.
Evaluación y elección de alternativas
Una vez que se han identificado cursos de acción alternativos, cada alternativa debe ser analizada y evaluada a la luz de sus fortalezas y debilidades y su adecuación al logro de las metas organizacionales. Al evaluar las alternativas, los gerentes deben considerar hechos como los costos involucrados, qué tan intensivos son los recursos, el plazo para su finalización, el período de gestación, el retorno de la inversión, etc.
Los principales desafíos de una evaluación eficaz pueden ser la incertidumbre sobre el futuro y el riesgo. También influyen varios factores intangibles que no están bajo el control de la dirección, como cambios de mercado, factores socioeconómicos y políticos, etc. En esta etapa, los gerentes pueden usar la investigación de operaciones y técnicas matemáticas y de computación para predecir y analizar alternativas.
Creación de asignaciones y líneas de tiempo
A medida que los planes se congelan y se priorizan, es necesario finalizar los plazos para completar las tareas asociadas. En esta etapa, también es necesario establecer la asignación de recursos y la línea de autoridad y responsabilidad. El gerente debe considerar las habilidades de los miembros del personal y asignar el recurso más adecuado para el trabajo.
Además, los plazos para la finalización deben ser realistas y justos. Este paso en el proceso de planificación es importante ya que trae coordinación en las actividades de diferentes departamentos. Los tiempos y la secuencia de operaciones deben comunicarse a los departamentos, gerentes y personal involucrados para la implementación del plan.
Formulación de planes de derivados
Los planes de derivados son subsecciones del plan operativo. La división del plan general en planes derivados es necesaria para una ejecución eficaz. Los planes derivados son esencialmente necesarios para respaldar el plan básico o general y explicar los muchos detalles involucrados en alcanzar un plan principal amplio.
Presupuestación
Una vez finalizados y establecidos los planes, el paso final es convertirlos en parámetros cuantificables a través de la presupuestación. Los presupuestos se expresan más comúnmente en términos de dinero, pero también se expresan como horas trabajadas, como unidades vendidas o en cualquier otra unidad medible.
Una empresa generalmente tiene presupuestos generales que representan la suma total de ingresos y gastos, con las consiguientes ganancias o excedentes. Cada departamento de la empresa u organización puede tener su propio presupuesto, comúnmente de gastos y gastos de capital, que conforman el presupuesto general. Un ejercicio de presupuestación bien planificado puede convertirse en un estándar para medir el progreso y la eficacia del proceso de planificación.