Importación de datos a Excel

Puede que tenga que utilizar datos de varias fuentes para el análisis. En Excel, puede importar datos de diferentes fuentes de datos. Algunas de las fuentes de datos son las siguientes:

  • Base de datos de Microsoft Access
  • Página web
  • Archivo de texto
  • Tabla de SQL Server
  • Cubo de análisis de SQL Server
  • Archivo XML

Puede importar cualquier número de tablas simultáneamente desde una base de datos.

Importación de datos de la base de datos de Microsoft Access

Aprenderemos a importar datos de la base de datos de MS Access. Siga los pasos que se indican a continuación:

Step 1 - Abra un nuevo libro en blanco en Excel.

Step 2 - Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.

Step 3 - Click From Accessen el grupo Obtener datos externos. losSelect Data Source aparece el cuadro de diálogo.

Step 4- Seleccione el archivo de la base de datos de Access que desea importar. Los archivos de la base de datos de Access tendrán la extensión .accdb.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que muestra las tablas que se encuentran en la base de datos de Access. Puede importar todas las tablas en la base de datos a la vez o importar solo las tablas seleccionadas según sus necesidades de análisis de datos.

Step 5 - Seleccione la casilla Habilitar selección de varias tablas y seleccione todas las tablas.

Step 6- Haga clic en Aceptar. losImport Data aparece el cuadro de diálogo.

Como observa, tiene las siguientes opciones para ver los datos que está importando en su libro de trabajo:

  • Table
  • Informe de tabla dinámica
  • PivotChart
  • Informe de Power View

También tienes una opción: only create connection. Además, Informe de tabla dinámica está seleccionado de forma predeterminada.

Excel también le brinda las opciones para poner los datos en su libro de trabajo:

  • Hoja de trabajo existente
  • Nueva hoja de trabajo

Encontrará otra casilla de verificación que está seleccionada y deshabilitada: Add this data to the Data Model. Siempre que importe tablas de datos en su libro de trabajo, se agregan automáticamente al modelo de datos en su libro de trabajo. Aprenderá más sobre el modelo de datos en capítulos posteriores.

Puede probar cada una de las opciones para ver los datos que está importando y verificar cómo aparecen los datos en su libro de trabajo:

  • Si selecciona Table, La opción de hoja de trabajo existente se desactiva, New worksheetse selecciona la opción y Excel crea tantas hojas de trabajo como la cantidad de tablas que está importando de la base de datos. Las tablas de Excel aparecen en estas hojas de trabajo.

  • Si selecciona PivotTable Report, Excel importa las tablas al libro de trabajo y crea una tabla dinámica vacía para analizar los datos de las tablas importadas. Tiene la opción de crear la tabla dinámica en una hoja de trabajo existente o en una nueva hoja de trabajo.

    Las tablas de Excel para las tablas de datos importadas no aparecerán en el libro de trabajo. Sin embargo, encontrará todas las tablas de datos en la lista de campos de la tabla dinámica, junto con los campos de cada tabla.

  • Si selecciona PivotChart, Excel importa las tablas al libro de trabajo y crea un gráfico dinámico vacío para mostrar los datos en las tablas importadas. Tiene la opción de crear el gráfico dinámico en una hoja de trabajo existente o en una nueva hoja de trabajo.

    Las tablas de Excel para las tablas de datos importadas no aparecerán en el libro de trabajo. Sin embargo, encontrará todas las tablas de datos en la lista de campos del gráfico dinámico, junto con los campos de cada tabla.

  • Si selecciona Power View Report, Excel importa las tablas al libro de trabajo y crea un informe de Power View en una nueva hoja de trabajo. Aprenderá a usar Power View Reports para analizar datos en capítulos posteriores.

    Las tablas de Excel para las tablas de datos importadas no aparecerán en el libro de trabajo. Sin embargo, encontrará todas las tablas de datos en la lista de campos del informe de Power View, junto con los campos de cada tabla.

  • Si selecciona la opción - Only Create Connection, se establecerá una conexión de datos entre la base de datos y su libro de trabajo. No aparecen tablas ni informes en el libro de trabajo. Sin embargo, las tablas importadas se agregan al modelo de datos en su libro de trabajo de forma predeterminada.

    Debe elegir cualquiera de estas opciones, según su intención de importar datos para el análisis de datos. Como observó anteriormente, independientemente de la opción que haya elegido, los datos se importan y se agregan al modelo de datos en su libro de trabajo.

Importación de datos desde una página web

A veces, es posible que deba utilizar los datos que se actualizan en un sitio web. Puede importar datos de una tabla en un sitio web a Excel.

Step 1 - Abra un nuevo libro en blanco en Excel.

Step 2 - Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.

Step 3 - Click From Web en el Get External Datagrupo. losNew Web Query aparece el cuadro de diálogo.

Step 4 - Ingrese la URL del sitio web desde donde desea importar los datos, en el cuadro junto a Dirección y haga clic en Ir.

Step 5- Aparecen los datos del sitio web. Habrá iconos de flecha amarilla junto a los datos de la tabla que se pueden importar.

Step 6- Haga clic en los iconos amarillos para seleccionar los datos que desea importar. Esto convierte los iconos amarillos en cuadros verdes con una marca de verificación, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Step 7 - Haga clic en el botón Importar después de haber seleccionado lo que desea.

los Import Data aparece el cuadro de diálogo.

Step 8 - Especifique dónde desea colocar los datos y haga clic en Aceptar.

Step 9 - Organizar los datos para su posterior análisis y / o presentación.

Copiar y pegar datos de la web

Otra forma de obtener datos de una página web es copiando y pegando los datos necesarios.

Step 1 - Insertar una nueva hoja de trabajo.

Step 2 - Copie los datos de la página web y péguelos en la hoja de trabajo.

Step 3 - Crea una tabla con los datos pegados.

Importación de datos de un archivo de texto

Si tiene datos en .txt o .csv o .prnarchivos, puede importar datos de esos archivos tratándolos como archivos de texto. Siga los pasos que se indican a continuación:

Step 1 - Abra una nueva hoja de trabajo en Excel.

Step 2 - Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.

Step 3 - Click From Texten el grupo Obtener datos externos. losImport Text File aparece el cuadro de diálogo.

Puedes ver eso .prn, .txt and .csv Se aceptan archivos de texto de extensión.

Step 4- Seleccione el archivo. El nombre del archivo seleccionado aparece en el cuadro Nombre de archivo. El botón Abrir cambia al botón Importar.

Step 5 - Haga clic en el botón Importar. Text Import Wizard – Step 1 of 3 aparece el cuadro de diálogo.

Step 6 - Haga clic en la opción Delimited para elegir el tipo de archivo y haga clic en Siguiente.

los Text Import Wizard – Step 2 of 3 aparece el cuadro de diálogo.

Step 7 - En Delimitadores, seleccione Other.

Step 8- En el cuadro junto a Otro, escriba | (Ese es el delimitador en el archivo de texto que está importando).

Step 9 - Haga clic en Siguiente.

los Text Import Wizard – Step 3 of 3 aparece el cuadro de diálogo.

Step 10 - En este cuadro de diálogo, puede establecer el formato de datos de columna para cada una de las columnas.

Step 11- Después de completar el formato de datos de las columnas, haga clic en Finalizar. losImport Data aparece el cuadro de diálogo.

Observará lo siguiente:

  • La tabla está seleccionada para su visualización y está atenuada. La tabla es la única opción de vista que tiene en este caso.

  • Puede poner los datos en una hoja de trabajo existente o en una nueva hoja de trabajo.

  • Puede seleccionar o no seleccionar la casilla de verificación Agregar estos datos al modelo de datos.

  • Haga clic en Aceptar después de haber realizado las elecciones.

Los datos aparecen en la hoja de trabajo que especificó. Ha importado datos del archivo de texto al libro de Excel.

Importar datos de otro libro de trabajo

Puede que tenga que usar datos de otro libro de Excel para su análisis de datos, pero otra persona podría mantener el otro libro.

Para obtener datos actualizados de otro libro, establezca una conexión de datos con ese libro.

Step 1 - Click DATA > Connections en el grupo Conexiones de la cinta.

los Workbook Connections aparece el cuadro de diálogo.

Step 2- Haga clic en el botón Agregar en el cuadro de diálogo Conexiones del libro. losExisting Connections aparece el cuadro de diálogo.

Step 3 - Click Browse for More…botón. losSelect Data Source aparece el cuadro de diálogo.

Step 4 - Haga clic en el New Source button. losData Connection Wizard aparece el cuadro de diálogo.

Step 5 - Seleccionar Other/Advanceden la lista de fuentes de datos y haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades del vínculo de datos.

Step 6 - Configure las propiedades del enlace de datos de la siguiente manera -

  • Haga clic en el Connection lengüeta.

  • Haga clic en Usar nombre de fuente de datos.

  • Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Excel Files de la lista desplegable.

  • Haga clic en Aceptar.

los Select Workbook aparece el cuadro de diálogo.

Step 7- Busque la ubicación donde tiene el libro de trabajo que se va a importar. Haga clic en Aceptar.

los Data Connection Wizard Aparece un cuadro de diálogo con Seleccionar base de datos y tabla.

Note- En este caso, Excel trata cada hoja de trabajo que se importa como una tabla. El nombre de la tabla será el nombre de la hoja de trabajo. Por lo tanto, para tener nombres de tabla significativos, nombre / cambie el nombre de las hojas de trabajo según corresponda.

Step 8- Haga clic en Siguiente. losData Connection Wizard Aparece un cuadro de diálogo con Guardar archivo de conexión de datos y finalizar.

Step 9- Haga clic en el botón Finalizar. losSelect Table aparece el cuadro de diálogo.

Como puede observar, Name es el nombre de la hoja de trabajo que se importa como tipo TABLE. Haga clic en Aceptar.

Se establecerá la conexión de datos con el libro de trabajo que ha elegido.

Importación de datos de otras fuentes

Excel le ofrece opciones para elegir otras fuentes de datos. Puede importar datos de estos en pocos pasos.

Step 1 - Abra un nuevo libro en blanco en Excel.

Step 2 - Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.

Step 3 - Click From Other Sources en el grupo Obtener datos externos.

Aparece un menú desplegable con varias fuentes de datos.

Puede importar datos de cualquiera de estas fuentes de datos a Excel.

Importación de datos mediante una conexión existente

En una sección anterior, estableció una conexión de datos con un libro de trabajo.

Ahora, puede importar datos usando esa conexión existente.

Step 1 - Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.

Step 2 - Click Existing Connectionsen el grupo Obtener datos externos. Aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

Step 3 - Seleccione la conexión desde la que desea importar datos y haga clic en Abrir.

Cambiar el nombre de las conexiones de datos

Será útil si las conexiones de datos que tiene en su libro de trabajo tienen nombres significativos para facilitar su comprensión y localización.

Step 1 - Ir a DATA > Connectionsen la cinta. losWorkbook Connections aparece el cuadro de diálogo.

Step 2 - Seleccione la conexión cuyo nombre desea cambiar y haga clic en Propiedades.

los Connection Propertiesaparece el cuadro de diálogo. El nombre actual aparece en el cuadro Nombre de la conexión:

Step 3- Edite el nombre de la conexión y haga clic en Aceptar. La conexión de datos tendrá el nuevo nombre que le ha dado.

Actualizar una conexión de datos externa

Cuando conecta su libro de Excel a una fuente de datos externa, como ha visto en las secciones anteriores, le gustaría mantener los datos en su libro de trabajo actualizados reflejando los cambios realizados en la fuente de datos externa de vez en cuando.

Puede hacerlo actualizando las conexiones de datos que ha realizado con esas fuentes de datos. Siempre que actualice la conexión de datos, verá los cambios de datos más recientes de esa fuente de datos, incluido todo lo que sea nuevo, modificado o eliminado.

Puede actualizar solo los datos seleccionados o todas las conexiones de datos en el libro de trabajo a la vez.

Step 1 - Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.

Step 2 - Click Refresh All en el grupo Conexiones.

Como observa, hay dos comandos en la lista desplegable: Actualizar y Actualizar todo.

  • Si hace clic en Refresh, se actualizan los datos seleccionados en su libro de trabajo.

  • Si hace clic en Refresh All, se actualizan todas las conexiones de datos a su libro de trabajo.

Actualizar todas las conexiones de datos en el libro de trabajo

Es posible que tenga varias conexiones de datos a su libro de trabajo. Debe actualizarlos de vez en cuando para que su libro tenga acceso a los datos más recientes.

Step 1 - Haga clic en cualquier celda de la tabla que contenga el enlace al archivo de datos importados.

Step 2 - Haga clic en la pestaña Datos en la cinta.

Step 3 - Haga clic en Actualizar todo en el grupo Conexiones.

Step 4- Seleccione Actualizar todo en la lista desplegable. Se actualizarán todas las conexiones de datos en el libro de trabajo.

Actualizar datos automáticamente cuando se abre un libro

Es posible que desee tener acceso a los datos recientes de las conexiones de datos a su libro de trabajo siempre que se abra su libro.

Step 1 - Haga clic en cualquier celda de la tabla que contenga el enlace al archivo de datos importados.

Step 2 - Haga clic en la pestaña Datos.

Step 3 - Haga clic en Conexiones en el grupo Conexiones.

Aparece el cuadro de diálogo Conexiones del libro.

Step 4- Haga clic en el botón Propiedades. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

Step 5 - Haga clic en la pestaña Uso.

Step 6 - Marque la opción - Actualizar datos al abrir el archivo.

También tienes otra opción: Remove data from the external data range before saving the workbook. Puede usar esta opción para guardar el libro con la definición de la consulta pero sin los datos externos.

Step 7- Haga clic en Aceptar. Siempre que abra su libro de trabajo, los datos actualizados se cargarán en su libro de trabajo.

Actualizar datos automáticamente a intervalos regulares

Es posible que esté usando su libro de trabajo manteniéndolo abierto por períodos más largos. En tal caso, es posible que desee que los datos se actualicen periódicamente sin ninguna intervención por su parte.

Step 1 - Haga clic en cualquier celda de la tabla que contenga el enlace al archivo de datos importados.

Step 2 - Haga clic en la pestaña Datos en la cinta.

Step 3 - Haga clic en Conexiones en el grupo Conexiones.

Aparece el cuadro de diálogo Conexiones del libro.

Step 4 - Haga clic en el botón Propiedades.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Establezca las propiedades de la siguiente manera:

  • Haga clic en el Usage lengüeta.

  • Marque la opción Refresh every.

  • Ingrese 60 como el número de minutos entre cada operación de actualización y haga clic en Aceptar.

Sus datos se actualizarán automáticamente cada 60 minutos. (es decir, cada hora).

Habilitación de la actualización en segundo plano

Para conjuntos de datos muy grandes, considere ejecutar una actualización en segundo plano. Esto le devuelve el control de Excel en lugar de hacerle esperar varios minutos o más para que finalice la actualización. Puede utilizar esta opción cuando esté ejecutando una consulta en segundo plano. Sin embargo, durante este tiempo, no puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos para el modelo de datos.

  • Haga clic en cualquier celda de la tabla que contenga el enlace al archivo de datos importados.

  • Haga clic en la pestaña Datos.

  • Haga clic en Conexiones en el grupo Conexiones. Aparece el cuadro de diálogo Conexiones del libro.

Haga clic en el botón Propiedades.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Haga clic en la pestaña Uso. Aparecen las opciones de Refresh Control.

  • Haga clic en Habilitar actualización en segundo plano.
  • Haga clic en Aceptar. La actualización de fondo está habilitada para su libro de trabajo.