Análisis de datos de Excel: formato condicional

En Microsoft Excel, puede utilizar Conditional Formattingpara visualización de datos. Debe especificar el formato de un rango de celdas en función del contenido del rango de celdas. Las celdas que cumplan con las condiciones especificadas se formatearán como lo ha definido.

Ejemplo

En un rango que contiene las cifras de ventas del último trimestre para un conjunto de vendedores, puede resaltar las celdas que representan a quienes han alcanzado el objetivo definido, digamos, $ 2500.

Puede establecer la condición como ventas totales de la persona> = $2500y especifique un código de color verde. Excel verifica cada celda en el rango para determinar si se cumple la condición que especificó, es decir, las ventas totales de la persona> = $ 2500.

Excel aplica el formato que elija, es decir, el color verde a todas las celdas que cumplen la condición. Si el contenido de una celda no satisface la condición, el formato de la celda permanece sin cambios. El resultado es el esperado, solo para los vendedores que han alcanzado el objetivo, las celdas se resaltan en verde, una visualización rápida de los resultados del análisis.

Puede especificar cualquier número de condiciones para formatear especificando Rules. Puede elegir las reglas que coincidan con sus condiciones en

  • Resaltar las reglas de las celdas
  • Reglas superiores / inferiores

También puede definir sus propias reglas. Tu puedes -

  • Agregar una regla
  • Borrar una regla existente
  • Gestionar las reglas definidas

Además, tiene varias opciones de formato en Excel para elegir las que sean apropiadas para su visualización de datos:

  • Barras de datos
  • Escalas de color
  • Conjuntos de iconos

El formato condicional se ha promocionado sobre las versiones Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013. Los ejemplos que encontrará en este capítulo son de Excel 2013.

En las siguientes secciones, comprenderá las reglas de formato condicional, las opciones de formato y cómo trabajar con las reglas.

Resaltar reglas de celdas

Puedes usar Highlight Cells regla para asignar un formato a las celdas cuyo contenido cumple alguno de los siguientes criterios:

  • Números dentro de un rango numérico dado -
    • Mas grande que
    • Menos que
    • Between
    • Igual a
  • Texto que contiene una cadena de texto determinada.
  • Fecha que ocurre dentro de un rango de fechas dado en relación con la fecha actual -
    • Yesterday
    • Today
    • Tomorrow
    • En los últimos 7 días
    • La semana pasada
    • Esta semana
    • La próxima semana
    • El mes pasado
    • Este mes
    • Próximo mes
  • Valores duplicados o únicos.

Siga los pasos para formatear celdas condicionalmente:

  • Seleccione el rango que se formateará condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Highlight Cells Rules en el menú desplegable.

  • Hacer clic Greater Thany especifique> 750. Elija el color verde.

  • Hacer clic Less Than y especifique <500. Elija el color rojo.

  • Hacer clic Between y especifique 500 y 750. Elija el color amarillo.

Los datos se resaltarán según las condiciones dadas y el formato correspondiente.

Reglas superiores / inferiores

Puedes usar Top / Bottom Rules para asignar un formato a las celdas cuyo contenido cumple cualquiera de los siguientes criterios:

  • Top 10 items - Celdas que se ubican en la parte superior N, donde 1 <= N <= 1000.

  • Top 10% - Celdas que se ubican en el n% superior, donde 1 <= n <= 100.

  • Bottom 10 items - Celdas que se ubican en el N inferior, donde 1 <= N <= 1000.

  • Bottom 10% - Celdas que se ubican en el n% inferior, donde 1 <= n <= 100.

  • Above average - Celdas que están por encima del promedio para el rango seleccionado.

  • Below average - Celdas que están por debajo del promedio para el rango seleccionado.

Siga los pasos que se indican a continuación para asignar las reglas Superior / Inferior.

  • Seleccione el rango que se formateará condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Top/Bottom Rulesen el menú desplegable. Aparecen las opciones de reglas superiores / inferiores.

  • Hacer clic Top Ten Items y especifique 5. Elija el color verde.

  • Hacer clic Bottom Ten Items y especifique 5. Elija color rojo.

Los datos se resaltarán según las condiciones dadas y el formato correspondiente.

  • Repita los primeros tres pasos dados anteriormente.

  • Hacer clic Top Ten% y especifique 5. Elija el color verde.

  • Hacer clic Bottom Ten% y especifique 5. Elija color rojo.

Los datos se resaltarán según las condiciones dadas y el formato correspondiente.

  • Repita los primeros tres pasos dados anteriormente.

  • Hacer clic Above Average. Elija el color verde.

  • Hacer clic Below Average. Elige el color rojo.

Los datos se resaltarán según las condiciones dadas y el formato correspondiente.

Barras de datos

Puedes usar colores Data Barspara ver el valor de una celda en relación con los valores de las otras celdas. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más larga representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Tiene seis colores sólidos para elegir para las barras de datos: azul, verde, rojo, amarillo, azul claro y violeta.

Las barras de datos son útiles para visualizar los valores superiores, inferiores e intermedios cuando tiene grandes cantidades de datos. Ejemplo: temperaturas diurnas en todas las regiones en un mes en particular. Puede utilizar barras de color de relleno degradado para visualizar el valor en una celda en relación con los valores en otras celdas. Tienes seisGradient Colors para elegir para las barras de datos: azul, verde, rojo, amarillo, azul claro y morado.

  • Seleccione el rango que se formateará condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Data Barsen el menú desplegable. losGradient Fill opciones y Fill aparecen opciones.

Haga clic en la barra de datos azul en el Gradient Fill opciones.

  • Repite los tres primeros pasos.

  • Haga clic en la barra de datos azul en el Solid Fill opciones.

También puede dar formato a las barras de datos de manera que la barra de datos comience en el medio de la celda y se extienda hacia la izquierda para valores negativos y se extienda hacia la derecha para valores positivos.

Escalas de color

Puedes usar Color Scalespara ver el valor de una celda en relación con los valores de las otras celdas de un rango determinado. Como en el caso deHighlight Cells Rules, un Color Scaleutiliza sombreado de celda para mostrar las diferencias en los valores de celda. Se aplicará un degradado de color a un rango de celdas. El color indica dónde cae cada valor de celda dentro de ese rango.

Puede elegir entre:

  • Tres - Escala de colores -
    • Escala de color verde - amarillo - rojo
    • Escala de color rojo - amarillo - verde
    • Escala de color verde - blanco - rojo
    • Escala de color rojo - blanco - verde
    • Escala de color azul - blanco - rojo
    • Escala de color rojo - blanco - azul
  • Escala de dos colores -
    • Escala de color blanco - rojo
    • Escala de color rojo - blanco
    • Escala de color verde - blanco
    • Escala de color blanco - verde
    • Escala de color verde - amarillo
    • Escala de color amarillo - verde

Siga los pasos que se indican a continuación:

  • Seleccione el rango para formatear condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Color Scalesen el menú desplegable. losColor Scale aparecen opciones.

  • Haga clic en la escala de color verde, amarillo y rojo.

Los datos se resaltarán según la escala de color verde - amarillo - rojo en el rango seleccionado.

  • Repite los tres primeros pasos.
  • Haga clic en la escala de color Verde - Blanco.

Los datos se resaltarán según la escala de color verde - blanco en el rango seleccionado.

Conjuntos de iconos

Puede utilizar los conjuntos de iconos para visualizar diferencias numéricas. Están disponibles los siguientes conjuntos de iconos:

Como puede observar, un conjunto de iconos consta de tres a cinco símbolos. Puede definir criterios para asociar un icono con cada valor en un rango de celdas. Por ejemplo, una flecha hacia abajo roja para números pequeños, una flecha hacia arriba verde para números grandes y una flecha horizontal amarilla para valores intermedios.

  • Seleccione el rango que se formateará condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Icon Setsen el menú desplegable. losIcon Sets aparecen opciones.

  • Haga clic en las tres flechas de colores.

Aparecen flechas de colores junto a los datos según los valores en el rango seleccionado.

  • Repite los tres primeros pasos. losIcon Sets aparecen opciones.

  • Seleccione 5 calificaciones. Los iconos de clasificación aparecen junto a los datos según los valores del rango seleccionado.

Nueva regla

Puedes usar New Rule para crear su propia fórmula como condición para dar formato a una celda según lo defina.

Hay dos formas de utilizar Nueva regla:

  • Con New Rule opción del menú desplegable

  • Con New Rule botón en Manage Rules caja de diálogo

Con la opción Nueva regla del menú desplegable

  • Seleccione el rango para formatear condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic New Rule en el menú desplegable.

los New Formatting Rule aparece el cuadro de diálogo.

  • En el cuadro Seleccionar un tipo de regla, seleccione Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear. Edit the Rule Description aparece el cuadro.

  • En los valores de formato donde esta fórmula es verdadera: escriba la fórmula.

  • Haga clic en el botón de formato y haga clic en Aceptar.

Las celdas que contienen valores con la fórmula VERDADERO tienen el formato definido.

Con el botón Nueva regla en el cuadro de diálogo Administrar reglas

  • Seleccione el rango que se formateará condicionalmente.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Manage Rules en el menú desplegable.

los Conditional Formatting Rules Manager aparece el cuadro de diálogo.

Haga clic en el New Rule botón.

los New Formatting Rule aparece el cuadro de diálogo.

Repita los pasos dados anteriormente para definir su fórmula y formato.

los Conditional Formatting Rules Manager aparece un cuadro de diálogo con definido New Ruleresaltado. Haga clic en elApply botón.

Las celdas que contienen valores con la fórmula VERDADERO tienen el formato definido.

Reglas claras

Puede borrar reglas para eliminar todos los formatos condicionales que ha creado para

  • Celdas seleccionadas
  • Hoja de trabajo actual
  • Tabla seleccionada
  • Tabla dinámica seleccionada

Siga los pasos dados -

  • Seleccione el rango / Haga clic en una hoja de trabajo / Haga clic en la tabla> Tabla dinámica donde se deben eliminar las reglas de formato condicional.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Clear Rulesen el menú desplegable. Aparecen las opciones Borrar reglas.

Seleccione la opción adecuada. El formato condicional se borra de Range / Worksheet / Table / PivotTable.

Administrar reglas

Usted puede Manage Rulesdesde el Conditional Formatting Rules Managerventana. Puede ver las reglas de formato para la selección actual, para toda la hoja de trabajo actual, para las otras hojas de trabajo en el libro de trabajo o las tablas o tablas dinámicas en el libro de trabajo.

  • Hacer clic Conditional Formatting en el Styles grupo bajo Home lengüeta.

  • Hacer clic Manage Rules en el menú desplegable.

los Conditional Formatting Rules Manager aparece el cuadro de diálogo.

Haga clic en la flecha en el cuadro de lista junto a Show formatting rules for Aparecen la selección actual, esta hoja de trabajo y otras hojas, tablas y tablas dinámicas si existen con reglas de formato condicional.

Seleccione This Worksheetde la lista desplegable. Las reglas de formato de la hoja de trabajo actual aparecen en el orden en que se aplicarán. Puede cambiar este orden utilizando las flechas hacia arriba y hacia abajo.

Puede agregar una nueva regla, editar una regla y eliminar una regla.

  • Ya has visto New Ruleen la sección anterior. Puede eliminar una regla seleccionando la Regla y haciendo clic enDelete Rule. La regla resaltada se elimina.

  • Para editar una regla, seleccione la REGLA y haga clic en Edit Rule. Edit Formatting Rule aparece el cuadro de diálogo.

  • Usted puede

    • Seleccione un tipo de regla

    • Editar la descripción de la regla

    • Editar formato

  • Una vez que haya terminado con los cambios, haga clic en Aceptar.

  • Los cambios de la Regla se reflejarán en el Conditional Formatting Rules Managercaja de diálogo. Hacer clicApply.

  • Los datos se resaltarán en función de la modificación Conditional Formatting Rules.