Trabajar con varias hojas
En determinadas situaciones, es posible que deba
- Configure libros de trabajo en los que varias hojas de trabajo tengan un formato o estructura similar.
- Obtenga información para estas hojas de trabajo de otra hoja de trabajo.
- Resuma los resultados de estas hojas de trabajo en una hoja de trabajo de resumen.
Por ejemplo, es posible que deba realizar un seguimiento de la información de ventas por región y por mes en hojas de trabajo separadas. El precio de cada producto se toma del catálogo de productos que se configura en toda la empresa en una hoja de trabajo separada. Finalmente, debe resumir los resultados de todas las regiones en una hoja de resumen.
En este capítulo, aprenderá cómo puede lograr esto en sencillos pasos. Va a resumir los resultados de abril de 2015 a marzo de 2016, es decir, del ejercicio económico 2015-16.
El primer paso
El primer paso es crear un catálogo de productos. Siga los pasos que se indican a continuación:
- Comience con un libro de trabajo en blanco.
- Configure la hoja de trabajo del catálogo de productos con productos y precios.
- Nombra la hoja de trabajo Product Catalog.
- Suponga que el catálogo se revisa el primer día de cada mes.
- Proporcione un marcador de posición para la última actualización.
El precio de un producto en el momento de la venta está determinado por el costo actual del producto.
Varias hojas de trabajo con la misma estructura
A continuación, debe configurar las hojas de trabajo para las Regiones: Este, Norte, Sur y Oeste, en ese orden con la misma estructura.
- Agrega 4 hojas de trabajo en blanco.
- Nombra las hojas de trabajo Este, Norte, Sur y Oeste.
Estas cuatro hojas de trabajo deben tener la misma estructura.
- Haga clic en la pestaña Este. Se abre la hoja de trabajo Este.
- Presione la tecla Mayús y haga clic en la pestaña Oeste. Se seleccionarán las 4 pestañas.
Ahora, cualquier edición que haga en la hoja de trabajo Este se reflejará automáticamente en las otras tres hojas de trabajo seleccionadas.
En la hoja de trabajo Este,
- Agregue los encabezados de columna: S. No., Mes, Producto, Precio, No. de unidades, Monto total.
- Agregue el S. No., el mes de abril y los 4 nombres de productos.
- Formatee la tabla.
La misma estructura aparece en las otras hojas de trabajo Norte, Sur y Oeste.
Crear una fórmula en varias hojas de trabajo
Para crear una fórmula en varias hojas de trabajo:
- Defina nombres para los valores de precio de los productos en la hoja de trabajo del catálogo de productos.
- Establezca el ámbito como libro de trabajo para todos los nombres.
- Una vez más, seleccione las cuatro hojas de trabajo: Este, Norte, Sur y Oeste.
- En la hoja de trabajo Este, para cada producto, en la columna de precio, ingrese la fórmula como Nombre del valor del precio.
Como definimos anteriormente, el precio de un producto es según el catálogo de productos que se actualiza el primer día de cada mes.
- Repita los mismos pasos para cada mes
Por lo tanto, para las hojas de trabajo para las regiones Este, Norte, Sur y Oeste, ha establecido correctamente la misma estructura y ha colocado la información de precios para cada producto según el mes de la hoja de trabajo del catálogo de productos.
El catálogo de productos también puede estar en otro libro de trabajo.
Cálculos en las hojas de trabajo
El siguiente paso es completar la información de No. de Unidades vendidas para cada Producto en cada Mes y en cada Región. Por lo tanto, debe trabajar por separado en estas hojas de trabajo.
Para cada región, para cada producto:
- Llene el número de unidades vendidas.
- Calcule el Importe Total correspondiente como Precio * No. de unidades.
En cada hoja de trabajo (Este, Norte, Sur y Oeste), calcule los subtotales por mes -
Note- Puede usar Subtotal en una sola hoja de trabajo, pero no en varias hojas de trabajo. Por lo tanto, debe repetir este paso para las hojas de trabajo Norte, Sur y Oeste.
Haga clic en el Nivel de esquema 2. Obtendrá todos los Totales mensuales.
Ahora, está listo para resumir los resultados de las cuatro hojas de trabajo: Este, Norte, Sur y Oeste.
Resumen de datos en varias hojas de trabajo
Los siguientes pasos le mostrarán cómo resumir datos de varias hojas de trabajo.
- Agregue una hoja de trabajo y asígnele el nombre Resumen.
- Cree la estructura para la hoja de trabajo Resumen.
En la columna- Total Sales, en la celda C3, escriba =sum(
- Seleccione la hoja de trabajo East.
- Seleccione la celda G7.
- Con la pestaña Este presionada, haga clic en la pestaña West.
- Se seleccionan las pestañas de este a oeste.
- La fórmula en la barra de fórmulas aparece como
=sum(‘East:West’!G7)
Tenga en cuenta que todavía está en el Easthoja de cálculo. Presione Entrar.
Estará en la hoja de trabajo Resumen. En la barra de fórmulas, verá la fórmula como
=SUM(East:West!G7)
El valor calculado aparece en la celda C3.
- Copie la fórmula en las celdas C4 a C14.
- Haga clic en Mostrar fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas en la pestaña FÓRMULAS.
Aparecen todas las fórmulas de la columna Ventas totales.
Así es exactamente como deseaba resumir los resultados de cada región.
- Haga clic en la celda C15.
- Tipo =sum(C3:C14)
Sus resultados resumidos están listos en la hoja de trabajo Resumen.
