Análisis de datos de Excel - Consultar

Puede utilizar Consultar para:

  • Compare dos libros de trabajo.
  • Analice un libro de trabajo en busca de problemas o inconsistencias.
  • Vea los vínculos entre libros de trabajo.
  • Vea los vínculos entre las hojas de trabajo.
  • Vea las relaciones entre celdas.
  • Limpiar el exceso de formato de celda.
  • Gestionar contraseñas.

La pestaña CONSULTAR estará en la cinta. Si encuentra la pestaña CONSULTAR en la cinta, puede pasar a la siguiente sección.

Si no encuentra la pestaña CONSULTAR en la cinta, active el complemento Consulta.

  • Hacer clic File > Options.
  • En la ventana Opciones de Excel, haga clic en Complementos.
  • En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM.
  • Haga clic en Ir.

Aparece el cuadro de diálogo Complementos COM.

  • Marque la casilla Consultar.
  • Haga clic en Aceptar. Ahora, Inquire Add-In está activo. Encontrará la pestaña CONSULTAR en la cinta.

COMANDOS DE CONSULTA

Aprendamos sobre los comandos INQUIRE.

Haga clic en la pestaña CONSULTAR. Encontrará los siguientes comandos:

  • Análisis del libro de trabajo
  • Relación del libro de trabajo
  • Relación de la hoja de trabajo
  • Relación celular
  • Comparar archivos
  • Limpiar el formato de celda en exceso
  • Contraseñas del libro de trabajo

Comparación de dos libros de trabajo

Puede comparar dos libros de trabajo celda por celda y encontrar las diferencias, si las hay, en términos de cambios en el segundo libro de trabajo en comparación con el primero.

Siga los pasos que se indican a continuación:

  • Abra dos libros de trabajo que desee comparar.
  • Haga clic en la pestaña CONSULTAR en la cinta.
  • Haga clic en Comparar archivos en el grupo Comparar.
  • los Select Files To Compare aparece el cuadro de diálogo.
  • Compruebe los nombres de archivo que se muestran en los cuadros junto a Compare y To.
  • Si algún nombre de archivo que se muestra no es el que deseaba, haga clic en la flecha hacia abajo junto a ese nombre de archivo.

  • Solo se mostrarán los libros de trabajo que estén abiertos.

  • Seleccione el archivo.
  • Compruebe si el orden de los archivos en Comparar y Para es correcto.

  • Si el pedido no es correcto, haga clic en Swap Files. Se cambia el orden de los archivos en Comparar y Para.

  • Haga clic en Comparar.

Los resultados de la comparación aparecen en una cuadrícula de dos paneles:

  • El libro de trabajo de la izquierda corresponde al archivo "Comparar" que ha elegido.
  • El libro de trabajo de la derecha corresponde al archivo "Para" que ha elegido.

Los detalles de los cambios en Workbook-To en comparación con Workbook-Compare aparecen en un panel debajo de estas dos cuadrículas. Los cambios se resaltan por color, según el tipo de cambio. La leyenda de los colores resaltados aparece en el panel inferior izquierdo.

Hacer clic Resize Cells to Fiten la cinta de opciones para ver el contenido de la celda en los libros Comparar y Para. Se cambia el tamaño de las celdas de ambos libros de trabajo para que el contenido sea visible.

Haga clic en Exportar resultados en el grupo Exportar en la cinta.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Puede guardar los resultados en un libro de Excel. Tenga en cuenta que solo está disponible el tipo de archivo .xlsx.

Si necesita los resultados en otra aplicación, puede hacerlo copiándolos al Portapapeles.

Haga clic en Copiar resultados al portapapeles en el grupo Exportar de la cinta.

Pegue la aplicación que desee.

Crear un informe interactivo

Puedes usar el Workbook Analysis comando para crear un informe interactivo que puede mostrar información detallada sobre el libro de trabajo y su estructura, fórmulas, celdas, rangos y advertencias.

  • Haga clic en la pestaña Consultar en la cinta.
  • Haga clic en Análisis de libro en el grupo Informe.

El informe se mostrará después de que se complete el análisis del libro.

El Informe tiene las siguientes seis categorías:

  • Summary - Información general sobre la estructura y contenido del libro de trabajo.

  • Workbook (with subcategories) - Estadísticas generales del libro de trabajo.

  • Formulas (with subcategories) - Información específica sobre fórmulas en el libro de trabajo.

  • Cells (with subcategories) - Información específica sobre las celdas del libro.

  • Ranges (with subcategories) - Información específica sobre rangos en el libro de trabajo.

  • Warnings - Varios tipos de advertencias sobre la estructura y el contenido del libro.

Seleccionar una categoría le brinda más información sobre esa categoría.

Marque la opción Fórmulas. Se mostrarán las subcategorías de fórmulas.

Observará lo siguiente en el libro de trabajo que está analizando:

  • Todas las fórmulas son 224 en total.
  • Con valores numéricos, son 224 en número.
  • Haga clic en Subcategoría con valores numéricos.

En el panel Resultados, para cada una de las celdas con fórmula con valores numéricos, se muestran el nombre de la hoja de trabajo, la dirección de la celda y la fórmula.

Haga clic en el botón Exportar a Excel. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

  • Guarde el informe como un archivo de Excel.
  • El botón Cargar archivo de exportación aparece junto al botón Exportar a Excel.
  • Haga clic en el botón Cargar archivo de exportación.

Se abre el libro de Excel del informe guardado y puede ver claramente los resultados del análisis del libro.

Ver con diagramas

Puede ver las relaciones del libro de trabajo, las relaciones de la hoja de trabajo y las relaciones de celda con diagramas interactivos creados por enlaces. Los enlaces muestran las dependencias entre los nodos del diagrama. Puede arrastrar los enlaces o nodos para organizarlos y alinearlos para ver lo que esté buscando.

Visualización de relaciones del libro de trabajo

Puede tener un mapa gráfico interactivo de las dependencias del libro de trabajo creado por conexiones (vínculos) entre archivos mediante el diagrama de relación del libro de trabajo.

Los tipos de vínculos en el diagrama pueden incluir otros libros de trabajo, bases de datos de Access, archivos de texto, páginas HTML, bases de datos de SQL Server y otras fuentes de datos.

  • Haga clic en la pestaña CONSULTAR en la cinta.
  • Haga clic en Relación del libro de trabajo en el grupo Diagrama.

Aparece el diagrama de relaciones del libro de trabajo, que muestra enlaces del libro de trabajo con diferentes fuentes de datos.

Visualización de relaciones de hojas de trabajo

Puede utilizar el Diagrama de relación de la hoja de trabajo para crear un mapa gráfico interactivo de conexiones (vínculos) entre hojas de trabajo en el mismo libro de trabajo y / o hojas de trabajo en otros libros de trabajo.

  • Haga clic en la pestaña CONSULTAR en la cinta.
  • Haga clic en Relación de la hoja de trabajo en el grupo Diagrama.

Aparece el Diagrama de relación de la hoja de trabajo, que muestra vínculos entre las hojas de trabajo en el mismo libro de trabajo y en otros libros de trabajo.

La diferencia entre estos dos se puede identificar por la dirección de las flechas.

Ver relaciones celulares

Puede usar el Diagrama de relación de celda para obtener un mapa interactivo detallado de todos los enlaces desde una celda seleccionada a celdas en otras hojas de trabajo o incluso en otros libros de trabajo.

  • Haga clic en la pestaña CONSULTAR en la cinta.
  • Haga clic en Relación de celda en el grupo Diagrama.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de diagrama de relación de celda.

  • Verifique las hojas de extensión y los libros de trabajo de extensión.

  • Seleccione Rastrear tanto en Rastrear precedentes de celda como en Rastrear dependientes de celda.

  • En Número inicial de niveles de expansión, seleccione limited y escriba 5 en el cuadro junto a él.

  • Haga clic en Aceptar.

Aparece el Diagrama de relación de celda, que muestra los vínculos entre la celda seleccionada y las celdas en la misma hoja de trabajo, el mismo libro de trabajo y en otros libros de trabajo, según las opciones que haya elegido.

Haga clic en Zoom. Puede ver los nodos claramente.

Limpieza del exceso de formato de celda

Cuando descubra que un libro de trabajo se carga lentamente o que tiene un tamaño enorme, es posible que se haya aplicado un formato a las filas y / o columnas que no es necesario (por ejemplo, el formato condicional de una columna completa que tiene menos de 15 valores).

Puede utilizar el comando Limpiar formato de celda en exceso para eliminar el formato en exceso y reducir considerablemente el tamaño del archivo. Esto también mejora la velocidad de Excel.

Antes de limpiar el exceso de formato de celda, cree una copia de seguridad de su archivo de Excel porque hay ciertos casos en los que este proceso puede aumentar el tamaño de su archivo y no hay forma de deshacer el cambio.

  • Haga clic en la pestaña CONSULTAR en la cinta.
  • Haga clic en Limpiar formato de celda en exceso en el grupo Varios.

Aparece el cuadro de diálogo Limpiar formato de celda en exceso. Elija todas las hojas en elApply to caja

Recibirá un mensaje sobre cómo guardar los cambios. Haga clic en Aceptar.

Administrar contraseñas de archivos

Si utiliza los comandos Análisis de libro o Comparar archivos para libros de trabajo protegidos con contraseña, puede evitar tener que escribir la contraseña cada vez que se abren esos archivos. Esto es posible con el uso de Password Manager.

  • Haga clic en la pestaña CONSULTAR en la cinta.
  • Haga clic en Contraseñas del libro de trabajo en el grupo Varios.

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de contraseñas. Haga clic en el botón Agregar para agregar contraseñas de sus libros de trabajo.

Agregue también descripciones de contraseña para las contraseñas que agregó.

La próxima vez que necesite utilizar alguno de estos archivos para comparar o analizar, no tendrá que introducir las contraseñas.