Análisis de datos de Excel: clasificación

La clasificación de datos es una parte integral del análisis de datos. Puede organizar una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de cifras de ventas de mayor a menor u ordenar las filas por colores o iconos. La clasificación de datos lo ayuda a visualizar y comprender mejor sus datos rápidamente, organizar y encontrar los datos que desea y, en última instancia, tomar decisiones más efectivas.

Puede ordenar por columnas o por filas. La mayoría de los tipos que utilice serán de columnas.

Puede ordenar los datos en una o más columnas por

• texto (de la A a la Z o de la Z a la A)
• números (de menor a mayor o de mayor a menor)
• fechas y horas (del más antiguo al más nuevo y del más nuevo al más antiguo)
• una lista personalizada (por ejemplo, grande, mediana y pequeña)
• formato, incluido el color de la celda, el color de la fuente o el conjunto de iconos

Los criterios de clasificación para una tabla se guardan con el libro de trabajo de modo que pueda volver a aplicar la clasificación a esa tabla cada vez que abra el libro. Los criterios de clasificación no se guardan para un rango de celdas. Para clasificaciones de varias columnas o para clasificaciones que requieren mucho tiempo para crearse, puede convertir el rango en una tabla. Luego, puede volver a aplicar la ordenación cuando abra un libro.

En todos los ejemplos de las siguientes secciones, solo encontrará tablas, ya que es más significativo ordenar una tabla.

Ordenar por texto

Puede ordenar una tabla usando una columna que contenga texto.

La siguiente tabla contiene información sobre los empleados de una organización (solo puede ver las primeras filas de los datos).

• Para ordenar la tabla por el título de la columna que contiene texto, haga clic en el encabezado de la columna - Title.

• Haga clic en el Data lengüeta.

• En el Sort & Filter grupo, haga clic en Sort A to Z

La tabla estará ordenada por la columna - Título en orden alfanumérico ascendente.

Note - Puede ordenar en orden alfanumérico descendente, haciendo clic en Sort Z to A. También puede ordenar con la opción que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Ir a través deSort by a Custom List sección dada a continuación.

Ordenar por números

Para ordenar la tabla por la columna ManagerID que contiene números, siga los pasos que se indican a continuación:

• Haga clic en el encabezado de la columna: ManagerID.

• Haga clic en el Data lengüeta.

• En el Sort & Filter grupo, haga clic en Sort A to Z

La columna ManagerID se ordenará en orden numérico ascendente. Puede ordenar en orden numérico descendente, haciendo clic en Ordenar Z a A.

Ordenar por fechas u horas

Para ordenar la tabla por la columna HireDate que contiene las fechas, siga los pasos que se indican a continuación:

• Haga clic en el encabezado de la columna: HireDate.

• Hacer clic Data lengüeta.

• En el Sort & Filter grupo, haga clic en Sort A to Z como se muestra en la captura de pantalla que se muestra a continuación:

La columna - HireDate se ordenará con las fechas ordenadas de la más antigua a la más reciente. Puede ordenar las fechas de la más reciente a la más antigua haciendo clic enSort Z to A.

Ordenar por color de celda

Para ordenar la tabla por las marcas totales de columna que contienen celdas con colores (con formato condicional):

• Haga clic en el encabezado de la columna - Total de marcas.

• Hacer clic Data lengüeta.

• En el Sort & Filter grupo, haga clic en Sort. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort on como Cell Color y especifique el color verde en Order. Haga clic en Agregar nivel.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort on como Cell Color y especifique el color amarillo en Order. Haga clic en Agregar nivel.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort on como Cell Color y especifique el color rojo en Order.

La columna - Marcas totales se ordenará por el color de la celda como se especifica en el Pedido.

Ordenar por color de fuente

Para ordenar la columna Total Marks en la tabla, que contiene celdas con colores de fuente (formateados condicionalmente):

• Haga clic en el encabezado de la columna: Total de marcas.

• Hacer clic Data lengüeta.

• En el Sort & Filter grupo, haga clic en Sort. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort On como Font Colory especifique el color verde en Orden. Haga clic en Agregar nivel.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort On como Font Color y especifique el color amarillo en Order. Haga clic en Agregar nivel.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort On como Font Color y especifique el color rojo en Order.

La columna - Marcas totales se ordena por el color de la fuente como se especifica en el Pedido.

Ordenar por icono de celda

Para ordenar la tabla por la columna Total de marcas que contiene celdas con íconos de celda (con formato condicional), siga los pasos que se indican a continuación:

• Haga clic en el encabezado de la columna - Total de marcas.

• Hacer clic Data lengüeta.

• En el Sort & Filter grupo, haga clic en Sort. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort On como Cell Icon y especificar en Order. Haga clic en Agregar nivel.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort On como Cell Icony especificar en Orden. Haga clic en Agregar nivel.

• Escoger Sort By como Total Marks, Sort On como Cell Icony especificar en Orden.

La columna - Total de marcas se ordenará por icono de celda como se especifica en el pedido.

Ordenar por una lista personalizada

Puede crear una lista personalizada y ordenar la tabla por la lista personalizada.

En la tabla que se muestra a continuación, encontrará una columna de indicador con el título: Posición. Tiene los valores alto, medio y bajo en función de la posición de las marcas totales con respecto a todo el rango.

Ahora, suponga que desea ordenar la columna: Posición, con todos los valores altos en la parte superior, todos los valores bajos en la parte inferior y todos los valores medios en el medio. Eso significa que el orden que desea es bajo, medio y alto. ConSort A to Z, obtienes el orden alto, bajo y medio. Por otro lado, conSort Z to A, obtienes el orden medio, bajo y alto.

Puede resolver esto creando una lista personalizada.

• Defina el orden de la lista personalizada como alto, medio y bajo en un rango de celdas como se muestra a continuación.

• Seleccione ese rango.

• Haga clic en el File lengüeta.

• Hacer clic Options. En elExcel Options cuadro de diálogo, haga clic en Advanced.

• Desplácese hasta el General.

• Hacer clic Edit Custom Lists.

los Edit Custom Listsaparece el cuadro de diálogo. El rango de selección en la hoja de trabajo aparece en laImport list from cells Box. Hacer clicImport.

Su lista personalizada se agrega a la Custom Lists. Haga clic en Aceptar.

El siguiente paso es ordenar la tabla con esta lista personalizada.

• Haga clic en Columna - Posición. Haga clic enSort. En elSort cuadro de diálogo, asegúrese Sort By es posición, Sort On son valores.

• Haga clic en Order. SeleccioneCustom List. Aparece el cuadro de diálogo Listas personalizadas.

• Clickea en el High, Medium, LowLista personalizada. Haga clic en Aceptar.

En el Sort cuadro de diálogo, en el Order Caja, High, Medium, Lowaparece. Haga clic en Aceptar.

La tabla se ordenará en el orden definido: alto, medio, bajo.

Puede crear listas personalizadas basadas en los siguientes valores:

• Text
• Number
• Date
• Time

No puede crear listas personalizadas basadas en formato, es decir, por color de celda / fuente o icono de celda.

Ordenar por filas

También puede ordenar una tabla por filas. Siga los pasos que se indican a continuación:

• Haga clic en la fila en la que desea ordenar los datos.

• Hacer clic Sort.

• En el Sort cuadro de diálogo, haga clic en Options. losSort Options Se abre el cuadro de diálogo.

• Debajo Orientation, haga clic en Sort from left to right. Haga clic en Aceptar.

• Hacer clic Sort byfila. Seleccione la fila.

• Elija valores para ordenar On y de mayor a menor para Order.

Los datos se ordenarán por la fila seleccionada en orden descendente.

Ordenar por más de una columna o fila

Puede ordenar una tabla por más de una columna o fila.

• Haga clic en la tabla.

• Hacer clic Sort.

• En el Sort cuadro de diálogo, especifique la columna por la que desea ordenar primero.

En la captura de pantalla que se muestra a continuación, Sort By Título, Sort On Valores, Order Se eligen A - Z.

• Hacer clic Add Level en el Sortcaja de diálogo. losThen By Aparece el diálogo.

• Especifique la columna por la que desea ordenar a continuación.

• En la captura de pantalla que se muestra a continuación, Then By Fecha de contratación, Sort On Valores, Order Se eligen los más antiguos a los más nuevos.

• Haga clic en Aceptar.

Los datos se ordenarán por título en orden alfanumérico ascendente y luego por fecha de contratación. Verá los datos de los empleados ordenados por título, y en cada categoría de título, en orden de antigüedad.