Indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son un conjunto de medidas cuantificables que utiliza una organización para medir su rendimiento a lo largo del tiempo. Los KPI se utilizan normalmente para evaluar el éxito de una organización como un todo o por departamentos (por ejemplo, ventas, finanzas, etc.). Debe definir los KPI en función de los objetivos de la organización y monitorearlos de vez en cuando para realizar un seguimiento del progreso.

Hay varios tipos de KPI para elegir según sus requisitos. Los ejemplos incluyen:

• Ingresos y gastos
• Tasa de retorno
• Valor de compra medio
• Valor de por vida del cliente
• Capital de trabajo

Tenga en cuenta que los KPI son una forma de comunicación que involucra las siguientes actividades:

• Identificar los KPI en función de los objetivos de la organización.

• Seguimiento y reporte de los KPI.

• Modificar los KPI a medida que la organización progresa y / o cambian los objetivos de la organización.

Identificación de los KPI

El primer paso y el más crucial en el análisis de KPI es identificar los KPI que monitorean de manera efectiva las tendencias requeridas en la organización. Esto requiere una comprensión completa de los objetivos y unos canales de comunicación adecuados entre los analistas y los responsables del cumplimiento de los objetivos.

Hay varios KPI entre los que elegir, pero el éxito en el seguimiento se basa en la elección correcta de aquellos que son relevantes para los objetivos. Los KPI difieren de una organización a otra y de un departamento a otro y serán efectivos solo cuando conduzcan a una mejora en el desempeño.

Puede evaluar la relevancia de un KPI utilizando los criterios SMART, es decir, el KPI debe ser Sespecífico Mfacilitable Amantenible Relevant y Time-bound. En otras palabras, el KPI elegido debe cumplir con los siguientes criterios:

• El KPI refleja su Sobjetivo específico.

• El KPI le permite MAsegurar el progreso hacia ese objetivo.

• El objetivo para el que se define el KPI es realista Attainable.

• El objetivo al que se dirige el KPI es Rrelevante para la organización.

• Puede establecer un marco de tiempo para lograr el objetivo de modo que el KPI revele qué tan cerca está el objetivo en comparación con el tiempo que queda.

Los KPI definidos deben evaluarse de vez en cuando para encontrar su relevancia a medida que avanza el tiempo. Si es necesario, se deben definir y monitorear diferentes KPI. Solo entonces, su monitoreo de KPI estará relacionado con las necesidades actuales de la organización.

Según las necesidades de análisis, debe elegir los KPI relevantes, y los ejemplos incluyen lo siguiente:

• El departamento de ventas puede usar un KPI para medir la ganancia bruta mensual contra la ganancia bruta proyectada.

• El departamento de contabilidad puede medir los gastos mensuales con los ingresos para evaluar los costos.

• El departamento de recursos humanos podría medir la rotación trimestral de empleados.

• Los profesionales empresariales suelen utilizar KPI que se agrupan en un cuadro de mando empresarial para obtener un resumen histórico rápido y preciso del éxito empresarial o para identificar tendencias o para identificar oportunidades de mejora del rendimiento.

Los ejemplos utilizados en este capítulo son indicativos para ayudarlo a comprender cómo puede definir y monitorear los KPI en Excel. La única discreción de identificar los KPI recae en usted en función de los objetivos para reflejar el escenario actual en comparación con los objetivos.

KPI en Excel

• Puede analizar el rendimiento con respecto al objetivo establecido con PowerPivot. Por ejemplo, un KPI de PowerPivot podría usarse para determinar para cada año y vendedor cómo se comparan sus ventas reales con su objetivo de ventas.

• Puede explorar y visualizar el mismo KPI con Power View.

• También puede definir nuevos KPI y / o editarlos en Power View.

• Puede producir informes estéticos con KPI en Power View.

Definición de un KPI en Excel

El primer paso en el análisis de KPI es definir el KPI identificado. Esto requiere definir los tres parámetros para el KPI de la siguiente manera:

Valor base

Un valor base se define mediante un campo calculado que se resuelve en un valor. El campo calculado representa el valor actual del artículo en esa fila de la tabla. Por ejemplo, total de ventas, beneficio de un período determinado, etc.

Valor objetivo / objetivo

Un valor objetivo (u objetivo) se define mediante un campo calculado que se resuelve en un valor o en un valor absoluto. Es el valor con el que se evalúa el valor actual. Este podría ser un número fijo, por ejemplo, el número promedio de días de baja por enfermedad que es aplicable a todos los empleados, o un campo calculado, que da como resultado un objetivo diferente para cada fila, por ejemplo, el presupuesto de cada departamento de la organización. .

Estado

El estado es el indicador del valor. Sería llamativo si lo configuraras como indicador visual. En Power View en Excel, puede editar el KPI, eligiendo qué indicadores usar y qué valores activar cada indicador.

Por ejemplo, suponga que desea supervisar los objetivos de ventas de los vendedores de una organización que venden un producto. El objetivo del análisis es identificar a los que mejor se desempeñan y que están cumpliendo con el Monto de ventas objetivo. Puede proceder a definir el KPI de la siguiente manera:

• Base Value - Valor Actual del Monto de Ventas para cada vendedor.

• Target Value / Goal- Esto se fija para todos los vendedores para permitir la comparación entre los vendedores. Suponga que el Monto de ventas objetivo es 3500. Tenga en cuenta que, para un análisis diferente, podría variar los valores objetivo para los vendedores.

• Status - El estado se mostrará con un gráfico para determinar fácilmente el estado del valor base en comparación con el valor objetivo.

KPI en PowerPivot

Puede definir KPI en PowerPivot de la siguiente manera:

• Comience con dos tablas SalesPerson y Sales.
  • La tabla SalesPerson contiene SalesPerson ID y SalesPerson Name.
  • La tabla de ventas contiene la información de ventas por vendedor y por mes.
• Agregue las dos tablas al modelo de datos.
• Cree una relación entre las dos tablas utilizando el campo SalesPerson ID.

Para establecer el valor base, necesita un campo calculado para el monto de ventas.

• Agregue el campo calculado en la tabla Ventas para la columna Monto de ventas en el Modelo de datos de la siguiente manera:

Total Sales:= sum([Sales Amount])

• Haga clic en Tabla dinámica en la cinta de opciones en la ventana de PowerPivot.
• Seleccione Nueva hoja de trabajo en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

• Agregue el campo Vendedor al área FILAS de la tabla dinámica.
• Haga clic en la pestaña POWERPIVOT en la cinta.
• Haga clic en KPI en el grupo Cálculos.
• Haga clic en Nuevo KPI en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Indicador clave de rendimiento (KPI).

• Seleccione Ventas totales en el campo (valor) del campo base de KPI.

• En Estado de KPI, tenga las siguientes opciones:

  • En Definir valor objetivo, seleccione Valor absoluto y escriba 3500 en el cuadro.

  • En Definir umbrales de estado, ajuste las barras verticales que representan los porcentajes a 40 y 80.

  • En Seleccionar estilo de icono, seleccione la primera opción.

Haga clic en el botón Aceptar. Puede observar lo siguiente en la tabla Ventas en la lista Campos de tabla dinámica:

• El campo Ventas totales es un KPI y está representado por el icono .

• Los tres parámetros de KPI: Valor, Objetivo y Estado, aparecen como campos en el KPI de ventas totales.

• Seleccione los tres parámetros de KPI: Valor, Objetivo y Estado en Ventas totales.

• Las tres columnas aparecen en PowerPivot, con la columna Estado mostrando los iconos según el valor correspondiente.

También puede definir los umbrales de KPI por valores en lugar de porcentajes. Para modificar un KPI definido, proceda de la siguiente manera:

• Haga clic en KPI en el grupo Cálculos de la cinta.
• Haga clic en Administrar KPI en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Administrar KPI.

• Haga clic en el KPI - Ventas totales.
• Haga clic en el botón Editar.

Aparece el cuadro de diálogo Indicador clave de rendimiento (KPI).

• En Definir umbrales de estado, ajuste las barras verticales a 1500 y 3000.
• Conserve el resto de las opciones anteriores.
• Haga clic en Aceptar.

Como puede observar, los iconos de estado reflejan los umbrales modificados.

KPI en Power View

Puede crear informes estéticos con KPI en Power View. Puede utilizar los KPI definidos anteriormente en el modelo de datos o puede agregar KPI en Power View.

Para agregar o editar un KPI en Power View, proceda de la siguiente manera:

• En la hoja de Power View, haga clic en la pestaña PowerPivot.

Aparece la cinta de PowerPivot, que había utilizado en la sección anterior.

• Haga clic en KPI en el grupo Cálculo.
• Haga clic en Nuevo KPI para agregar un KPI.
• Haga clic en Administrar KPI para editar un KPI.

Los pasos son los mismos que en la sección anterior.

Puede crear un informe estético de rendimiento de ventas con KPI en Power View de la siguiente manera:

• Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.
• Haga clic en Power View en el grupo Informes.

Aparece la hoja Power View.

• Agregue una tabla con los campos: Vendedor, Ventas totales y Estado de ventas totales.

• Agregue una segunda tabla con los campos: Vendedor, Ventas totales y Objetivo de ventas totales.

• Convierta la segunda tabla en barra apilada al 100%.

• Agregue una tercera tabla con los campos: Vendedor, Región, Ventas totales y Estado de ventas totales.

• Convierta la tercera tabla en tarjeta. Arrastre el campo Región a Mosaico por.

• Agregue el título - Rendimiento de ventas.

• Cambie la fuente.

• Aumente el tamaño del texto.

• Cambie el tamaño de la mesa, la barra 100% apilada y la tarjeta de forma adecuada.

Su informe de rendimiento de ventas está listo:

Como puede observar, en Power View podría representar los resultados de la siguiente manera:

• La tabla con iconos para el estado de KPI es similar al informe de PowerPivot.

• La barra apilada 100% representa el porcentaje alcanzado con respecto al objetivo. También puede notar que ofrece una comparación clara del rendimiento de todos.

• La tarjeta muestra el estado de KPI de los vendedores junto con la región a la que pertenecen. Puede desplazarse de forma interactiva a través de los mosaicos para mostrar los resultados de las diferentes regiones que le darían un margen para evaluar el rendimiento también por región.