Explorando datos con tablas dinámicas

Puede realizar un análisis de datos exhaustivo utilizando tablas dinámicas y producir los informes deseados. La integración del modelo de datos con PivotTable mejora la forma en que los datos se recopilan, conectan, resumen y notifican. Puede importar tablas de fuentes de datos externas y crear una tabla dinámica con las tablas importadas. Esto facilita las actualizaciones automáticas de los valores en la tabla dinámica cada vez que se actualizan los datos de las fuentes de datos conectadas.

Crear una tabla dinámica para analizar datos externos

Para crear una tabla dinámica para analizar datos externos:

• Abra un nuevo libro en blanco en Excel.
• Haga clic en la pestaña DATOS en la cinta.
• Haga clic en Desde acceso en el grupo Obtener datos externos. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos.
• Seleccione el archivo de base de datos de Access.

• Haga clic en el botón Abrir. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, que muestra las tablas en la base de datos. La base de datos de Access es una base de datos relacional y las tablas serán similares a las tablas de Excel, con la excepción de que existen relaciones entre esas tablas.

• Marque la casilla Habilitar la selección de varias tablas.

• Seleccione todas las tablas. Haga clic en Aceptar.

los Import Dataaparece el cuadro de diálogo. Seleccione Informe de tabla dinámica. Esta opción importa las tablas a su libro de Excel y crea una tabla dinámica para analizar las tablas importadas.

Como observa, la casilla de verificación Agregar estos datos al modelo de datos está seleccionada y deshabilitada, lo que indica que las tablas se agregarán automáticamente al modelo de datos.

Los datos se importarán y se creará una tabla dinámica vacía. Las tablas importadas aparecen en la lista Campos de tabla dinámica.

Explorar datos en varias tablas

Puede analizar los datos de las múltiples tablas importadas con PivotTable y llegar al informe específico que desea en solo unos pocos pasos. Esto es posible debido a las relaciones preexistentes entre las tablas de la base de datos de origen. Como importó todas las tablas de la base de datos al mismo tiempo, Excel recrea las relaciones en su modelo de datos.

En la lista Campos de tabla dinámica, encontrará todas las tablas que importó y los campos en cada una de ellas. Si los campos no son visibles para ninguna tabla,

• Haga clic en la flecha junto a esa tabla en la lista Campos de tabla dinámica.
• Se mostrarán los campos de esa tabla.

Explorando datos usando tabla dinámica

Sabe cómo agregar campos a la tabla dinámica y arrastrar campos a través de áreas. Incluso si no está seguro del informe final que desea, puede jugar con los datos y elegir el informe adecuado.

Suponga que desea tener un informe que muestre lo siguiente:

• Datos para cinco disciplinas: tiro con arco, buceo, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad.
• Regiones que obtuvieron más de 80 medallas en estas 5 disciplinas.
• El recuento de medallas en cada una de las cinco disciplinas en cada una de estas regiones.
• Recuento total de medallas para las cinco disciplinas en cada una de estas regiones.

Puede ver la facilidad con la que puede crear este informe en unos pocos pasos.

Para empezar, cree una tabla dinámica que muestre el recuento de medallas en todas las regiones para las cinco disciplinas seleccionadas de la siguiente manera:

• Arrastre el campo NOC_CountryRegion de la tabla Medallas al área COLUMNAS.

• Arrastre Disciplina de la tabla Disciplinas al área FILAS.

• Filtre Disciplina para mostrar solo las cinco disciplinas para las que deseaba el informe. Esto se puede hacer en el área Campos de tabla dinámica o desde el filtro Etiquetas de fila en la propia tabla dinámica.

• Arrastre Medalla de la tabla Medallas al área VALORES.

• Arrastre Medalla de la tabla Medallas al área FILTROS.

Obtendrá la siguiente tabla dinámica:

Como puede observar, el recuento de medallas se muestra para todas las regiones y para las cinco disciplinas que seleccionó. A continuación, debe ajustar este informe para que solo se muestren las regiones con un recuento total de medallas superior a 80.

• Haga clic en el botón de flecha a la derecha de Etiquetas de columna.

• Haga clic en Filtros de valor en la lista desplegable que aparece.

• Seleccione Greater Than… de la lista desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Filtros de valor.

Como puede observar, el recuento de medallas y es mayor que se muestran en los cuadros a continuación Show items for which. Escriba 80 en el cuadro junto al cuadro que contiene es mayor que y haga clic en Aceptar.

Ahora, la tabla dinámica muestra solo aquellas regiones con un recuento total de medallas en las cinco disciplinas seleccionadas superior a 80.

Crear una relación entre tablas con campos de tabla dinámica

Si no importa las tablas al mismo tiempo, si los datos provienen de diferentes fuentes o si agrega nuevas tablas a su libro de trabajo, debe crear las relaciones entre las tablas usted mismo.

Agregue una nueva hoja de trabajo con una tabla que contenga los campos Sport y SportID a su libro de trabajo.

• Nombra la mesa - Sports.
• Haga clic en TODOS en la lista Campos de tabla dinámica en la hoja de cálculo de tabla dinámica.

Puede ver que la tabla recién agregada Deportes también está visible en la lista Campos de tabla dinámica.

A continuación, agregue el campo Deporte también a la tabla dinámica de la siguiente manera:

• Arrastre el campo Deporte de la tabla Deportes al área FILAS. Los valores de deporte aparecen como etiquetas de fila en la tabla dinámica.

• Aparecerá un mensaje en la lista Campos de tabla dinámica que indica que es posible que se necesiten relaciones entre tablas. Aparece un botón CREAR junto al mensaje.

Haga clic en el botón CREAR. Aparece el cuadro de diálogo Crear relación.

• Seleccione Medallas en Tabla.
• Seleccione Deporte en Columna.
• Seleccione Deportes en Tabla relacionada. El deporte aparece en la columna relacionada.
• Haga clic en Aceptar.

Arrastra Disciplina debajo Sport en ROWS. Esto es para definir la jerarquía en la tabla dinámica. La tabla dinámica muestra el deporte y el grupo correspondiente de disciplinas para ese deporte.