MS Access - Conceptos básicos de informes

En este capítulo, cubriremos los conceptos básicos de los informes y cómo crearlos. Los informes ofrecen una forma de ver, formatear y resumir la información en su base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, puede crear un informe simple de números de teléfono para todos sus contactos.

  • Un informe consta de información que se extrae de tablas o consultas, así como información que se almacena con el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos.

  • Las tablas o consultas que proporcionan los datos subyacentes también se conocen como la fuente de registro del informe.

  • Si los campos que desea incluir todos existen en una sola tabla, use esa tabla como fuente de registro.

  • Si los campos están contenidos en más de una tabla, debe utilizar una o más consultas como fuente de registro.

Ejemplo

Ahora tomaremos un ejemplo simple para comprender el proceso de creación de un informe muy simple. Para ello, debemos ir a la pestaña Crear.

Antes de hacer clic en el botón Informe para crear un informe básico, asegúrese de seleccionar la consulta adecuada. En este caso,qryCurrentProjectsestá seleccionado en su panel de navegación. Ahora haga clic en el botón Informe, que generará un informe basado en esa consulta.

Verá que el informe está abierto en la vista Diseño. Esto proporciona una forma rápida de ajustar el tamaño o el ancho de cualquiera de los campos que ve en el informe. Ajustemos ahora el ancho de las columnas para que todo encaje mejor.

Desplácese hacia abajo y ajuste el control de página en la parte inferior.

Esta fue una forma muy rápida de crear un informe muy simple. También puede realizar cambios y ajustes menores desde la vista de diseño del informe.

  • Al igual que los formularios, un informe se compone de una variedad de secciones diferentes.
  • Tiene la sección de detalles, que es donde residen todos sus datos en su mayor parte.
  • También verá un encabezado de página y una sección de pie de página; estos aparecen en la parte superior e inferior de cada página de su informe.

Cambiemos ahora el título del informe y le demos otro nombre.

Haga clic en el icono de guardar para guardar su informe.

Obtendrá el cuadro de diálogo anterior.

Ingrese un nombre para su informe y haga clic en Aceptar. Si desea ver cómo se verá realmente este informe, en Vista previa de impresión, puede volver al botón Ver y hacer clic en Vista previa de impresión para ver cómo se vería este informe cuando se imprimiera en papel o como PDF.

Con las herramientas de la esquina inferior derecha, puede acercar o alejar la imagen. También tiene algunos botones en la pestaña Vista previa de impresión que aparecen automáticamente cuando cambia a Vista previa de impresión. En la sección de zoom, tiene una vista de una página, dos páginas; o si tiene un informe más extenso, puede ver cuatro páginas a la vez, ocho páginas o doce páginas. También puede ajustar cosas simples como el tamaño del papel que está utilizando para imprimir, los márgenes de su informe, la orientación, el número de columnas, la configuración de la página, etc. Y así es como puede crear una muy rápida informe simple usando el botón Informe en la pestaña Crear.

Crear un informe mediante el diseño de informes

El diseño de informes es otro método para crear un informe rápido en Access. Para esto, necesitamos usar el botón Vista de diseño de informe, que es como el botón Diseño de formulario. Esto creará un informe en blanco y lo abrirá directamente en la Vista de diseño, lo que le permitirá cambiar la fuente de control y agregar campos directamente a la Vista de diseño del informe.

Vayamos ahora a la pestaña Crear y hagamos clic en el botón Diseño de informe.

Abrirá un informe en blanco o un informe independiente, lo que significa que este informe no está conectado a ningún otro objeto en nuestra base de datos.

En la pestaña Diseño en el grupo Herramientas, seleccione la Hoja de propiedades. Esto abrirá el panel de propiedades.

En la pestaña Datos, asigne una fuente de registro a este informe, para conectarlo a un objeto de base de datos como en la siguiente captura de pantalla.

Seleccione qryLateProjects del menú desplegable y ahora, el siguiente paso es continuar y agregar algunos campos a este informe haciendo clic en el botón de lista Agregar campos existentes en la pestaña Diseño.

Seleccione los campos como en la captura de pantalla anterior.

Arrastre los campos a su informe como en la captura de pantalla anterior. Vaya a la pestaña Organizar y, en el grupo Tabla, tiene un par de opciones para elegir.

Hay un diseño apilado y un diseño tabular, que es un diseño muy similar a una hoja de cálculo. Seleccionamos el diseño tabular.

Puede ver que mueve todas las etiquetas hasta el área del encabezado de la página. Estas etiquetas aparecerán solo una vez en la parte superior de cada página y la consulta de datos se repetirá para cada registro en la sección Detalles. Ahora, puede continuar y hacer algunos ajustes para ampliar su campo ProjectName.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, hay mucho espacio entre la sección de detalles y el pie de página.

Arrastramos el pie de página hacia arriba para reducir el espacio como en la siguiente captura de pantalla. Ahora iremos a la pestaña Diseño y haremos clic en el botón Ver y elegiremos Vista Informe.

Ahora puede ver que algunos nombres de proyectos no están completos; puede ajustar esto con la vista de diseño o puede usar la vista de diseño para hacerlo.

Así es como creamos un informe simple solo desde la Vista de diseño.