MS Access: crear tablas
Cuando crea una base de datos, almacena sus datos en tablas. Debido a que otros objetos de la base de datos dependen en gran medida de las tablas, siempre debe comenzar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego creando cualquier otro objeto. Antes de crear tablas, considere cuidadosamente sus requisitos y determine todas las tablas que necesita.
Intentemos crear la primera tabla que almacenará la información de contacto básica sobre los empleados como se muestra en la siguiente tabla:
| Nombre del campo | Tipo de datos |
|---|---|
| EmpleadoD | Número automático |
| Primer nombre | Texto corto |
| Apellido | Texto corto |
| Dirección 1 | Texto corto |
| Dirección 2 | Texto corto |
| Ciudad | Texto corto |
| Estado | Texto corto |
| Código Postal | Texto corto |
| Teléfono | Texto corto |
| Tipo de telefono | Texto corto |
Ahora tengamos texto corto como tipo de datos para todos estos campos y abramos una base de datos en blanco en Access.
Aquí es donde dejamos las cosas. Creamos la base de datos y luego Access abrió automáticamente esta vista de tabla-una-hoja de datos para una tabla.
Vayamos ahora a la pestaña Campo y verá que también se crea automáticamente. El ID, que es un campo Autonumérico, actúa como nuestro identificador único y es la clave principal de esta tabla.
El campo ID ya se ha creado y ahora queremos cambiarle el nombre para adaptarlo a nuestras condiciones. Esta es una tabla de empleados y será el identificador único para nuestros empleados.
Clickea en el Name & Caption en la cinta y verá el siguiente cuadro de diálogo.
Cambie el nombre de este campo a EmployeeIDpara hacerlo más específico a esta tabla. Ingrese la otra información opcional si lo desea y haga clic en Aceptar.
Ahora tenemos nuestro campo de ID de empleado con el título ID de empleado. Esto se establece automáticamente en número automático, por lo que realmente no necesitamos cambiar el tipo de datos.
Agreguemos ahora algunos campos más haciendo clic en click to add.
Escoger Short Textcomo el campo. Cuando elija texto corto, Access resaltará ese nombre de campo automáticamente y todo lo que tiene que hacer es escribir el nombre del campo.
Tipo FirstNamecomo el nombre del campo. Del mismo modo, agregue todos los campos obligatorios como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Una vez que se agregan todos los campos, haga clic en el icono Guardar.
Ahora verá el Save As cuadro de diálogo, donde puede ingresar un nombre de tabla para la tabla.
Ingrese el nombre de su tabla en el campo Nombre de la tabla. Aquí eltblprefijo significa tabla. Hagamos clic en Aceptar y verá su tabla en el panel de navegación.
Vista de diseño de tabla
Como ya hemos creado una tabla usando Datasheet View. Ahora crearemos otra tabla usando elTable Design View. Crearemos los siguientes campos en esta tabla. Estas tablas almacenarán parte de la información de varios proyectos de libros.
| Nombre del campo | Tipo de datos |
|---|---|
| Projecto ID | Número automático |
| Nombre del proyecto | Texto corto |
| Jefe de redacción | Texto corto |
| Autor | Texto corto |
| PStatus | Texto corto |
| Contratos | Adjunto archivo |
| ProjectStart | Fecha y hora |
| ProjectEnd | Fecha y hora |
| Presupuesto | Moneda |
| Notas de proyecto | Texto largo |
Vayamos ahora a la pestaña Crear.
En el grupo de tablas, haga clic en Tabla y podrá ver que se ve completamente diferente a la vista Hoja de datos. En esta vista, puede ver elfield name y data type lado a lado.
Ahora necesitamos hacer ProjectID una clave principal para esta tabla, así que seleccionemos ProjectID y haga clic en Primary Key opción en la cinta.
Ahora puede ver un pequeño icono de llave que aparecerá junto a ese campo. Esto muestra que el campo es parte de la clave principal de la tabla.
Guardemos esta tabla y démosle un nombre.
Haga clic en Aceptar y ahora puede ver cómo se ve esta tabla en la vista Hoja de datos.
Hagamos clic en el botón de vista de hoja de datos en la esquina superior izquierda de la cinta.
Si alguna vez desea realizar cambios en esta tabla o en cualquier campo específico, no siempre tiene que volver a la Vista de diseño para cambiarlo. También puede cambiarlo desde la vista Hoja de datos. Actualicemos el campo PStatus como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Haga clic en Aceptar y verá los cambios.
