MS Access: agrupación de datos
En este capítulo, cubriremos cómo calcular en un grupo de registros en Access. Hemos creado un campo que calcula fila por fila o registro por registro para crear un campo de total de línea o subtotal, pero ¿qué pasaría si quisiéramos calcular por un grupo de registros en lugar de por registros individuales? Podemos hacer esto creando lo que se conoce comoAggregate Query.
Consulta agregada
Una consulta agregada también conocida como consulta de totales o de resumen es una suma, una masa o un grupo de datos. Puede ser una cantidad total o bruta o un grupo o subconjunto de registros. Las consultas agregadas pueden realizar una serie de operaciones. Aquí hay una tabla simple que enumera algunas de las formas de totalizar en un grupo de registros.
| S. No | Funciones agregadas y descripción |
|---|---|
| 1. | Sum Agrega los valores del campo |
| 2. | Avg Promedio de los valores del campo |
| 3. | Min Valor de campo más bajo (mínimo) |
| 4. | Max Valor de campo más alto (máximo) |
| 5. | Count Recuento de los valores (registros) |
| 6. | StDev Desviación estándar de los valores del campo, incluidos los campos de fecha / hora |
| 7. | Var Varianza de los valores del campo, incluida la fecha / hora |
Permítanos abrir su base de datos e ir al Diseño de consultas e incluir las siguientes tablas:
Cierre este cuadro de diálogo y se mostrarán los dos campos siguientes como se muestra en la cuadrícula de consulta en la siguiente captura de pantalla.
Esta es una consulta simple y solo mostramos dos campos: book title y quantity y cuando lo ejecutamos, vemos cada pedido individual en nuestra base de datos.
Ejecutemos ahora esta consulta y verá los siguientes resultados.
Es por eso que los títulos de los libros se repiten. Se han realizado pedidos separados para cada uno de estos libros aquí y se pidieron en diferentes cantidades. Supongamos que queremos ver un resumen solo del título de ese libro que se ha incluido solo una vez. Y luego la suma de la cantidad que aparece al lado.
Vayamos ahora a la Vista de diseño y en la pestaña Diseño, verá un símbolo Sigma. Este es su botón de totales.
Haga clic en el símbolo sigma que abrirá otra fila debajo de su campo en la fila de la tabla y desde aquí, puede especificar cómo está agrupando esta consulta.
Ahora agruparemos por título de libro y también sumaremos nuestro campo de cantidad.
Si hacemos clic en group by areay luego haga clic en el menú desplegable, todas las opciones se enumerarán hacia abajo. En este caso, elegiremos la opciónSum y luego ejecute su consulta.
Ahora puede ver cada libro individual y también todos los pedidos individuales que se muestran junto al nombre del libro.
Concatenación en Access
Aprendimos el proceso de normalización, almacenando información en campos separados. A veces, desea ver o ver datos juntos, como combinar los campos de nombre y apellido como un solo campo. Puede mostrar esa información en conjunto creando un campo calculado que concatene una o más cadenas. También puede agregar otros caracteres como una coma o un punto que desee.
Para concatenar en Access, hay dos operadores diferentes que puede usar el ampersand (&) y el plus (+) firmar.
El ampersand combinará dos cadenas en una, mientras que el signo más combinará dos cadenas y propagará valores NULL, por ejemplo, si un valor es NULL, toda la expresión se evalúa como nula.
Ejemplo
Tomemos un ejemplo sencillo para comprender el proceso de creación de una nueva consulta mediante el diseño de consultas. Esta será una consulta muy simple que extraerá información de la tabla de nuestros clientes.
Ahora agreguemos tblCustomerscerrar la tabla que muestra el cuadro de diálogo de la tabla. Intentaremos alguna concatenación con algunos campos con nombre simples.
Ahora agreguemos los campos de nombre y apellido y ejecutemos la consulta.
Como puede ver, el nombre y el apellido están separados en dos campos diferentes.
Necesitamos mostrar esta información juntos.
Vuelve al Design View y en el tercer campo crea un nuevo campo llamado full name. Ahora, agregue el nombre completo y escriba la expresión que concatena esos dos campos.
Ejecutemos la consulta y verá un nuevo campo calculado.
Puede concatenar la información de estos dos campos juntos, pero no aparece exactamente de la forma que queremos. Ejecuta todo ese texto junto porque se está desempeñando de la manera que lo pedimos. Ahora tendremos que pedirle a Access que agregue espacio entre la información de estos dos campos.
Volvamos ahora a la vista Diseño y agreguemos otra sección a esta expresión.
Agregue un espacio entre comillas y otro signo comercial. Esto hace que Access tome la información de ese campo de nombre; agréguelo con un espacio y luego agregue la información del campo de apellido al final. Ahora, ejecute la consulta nuevamente y verá los siguientes resultados.