MS Access - Importación de datos
En este capítulo, hablaremos sobre la importación de datos en Access y qué tipos de datos puede importar usando Access. Normalmente, los datos se almacenan en varios formatos, archivos y ubicaciones, lo que dificulta su obtención y uso. Si tiene datos en una hoja de cálculo, una lista de SharePoint o algún otro formato, puede importarlos a una base de datos de Access con solo unos pocos pasos, lo que los hace mucho más fáciles de conseguir en Access.
El comando Guardar como se usa generalmente para guardar un documento en otro formato, de modo que pueda abrirlo en otro programa.
En Access, no puede usar el comando Guardar como de la misma manera, puede guardar objetos de Access como otros objetos de Access, pero no puede guardar una base de datos de Access como un archivo de hoja de cálculo.
Para guardar Access como un archivo de hoja de cálculo, deberá usar la función de importación en la pestaña Datos externos.
Se pueden importar diferentes tipos de acceso a datos
Para comprender qué tipo de datos puede importar en los datos de Access, permítanos abrir su base de datos y vaya a la pestaña Datos externos.
En el grupo de importación y enlace, puede ver los diferentes tipos de opciones disponibles para la importación de datos en Access. A continuación, se muestran los formatos de importación de datos más utilizados.
- Microsoft Office Excel
- Acceso a Microsoft Office
- Bases de datos ODBC (por ejemplo, SQL Server)
- Archivos de texto (delimitados o de ancho fijo)
- Archivos XML
Ejemplo
Veamos un ejemplo simple de importación de datos desde un archivo de Excel. Aquí están los datos en el archivo de Access.
Para importar los datos en Access, primero debemos abrir la base de datos de Access y luego ir a la pestaña Datos externos como en la siguiente captura de pantalla.
En el grupo Importar y vincular, verá una opción Excel. Hagamos clic en esa opción.
Busque el archivo de Excel desde el que desea importar datos y luego tenemos diferentes opciones para almacenar datos. Seleccionemos la primera opción y hagamos clic en Aceptar.
Aquí verá la vista previa de sus datos. Ahora, haga clic en Siguiente.
En la vista previa, ahora puede ver que la primera fila contiene los encabezados de las columnas. Ahora marquemos la casilla de verificación y hagamos clic en Siguiente.
Ahora verá un cuadro de diálogo donde puede establecer el tipo de datos para cada columna / campo. Si no desea importar ningún campo, simplemente marque la casilla de verificación que dice no importar campo. Una vez que haya terminado con el campo FirstName, simplemente haga clic en el campo MiddleInitial.
Pasemos ahora por todos los campos y luego hagamos clic en Siguiente.
Aquí están las diferentes opciones para la clave principal. Seleccionemos la primera opción y hagamos clic en Siguiente.
En el último cuadro de diálogo, puede ingresar el nombre de la tabla de su elección y hacer clic en Finalizar.
Si desea guardar todos estos pasos, marque la casilla de verificación y cierre el cuadro de diálogo.
Vayamos ahora al panel de navegación. Verá que se agrega una nueva tabla aquí y cuando abra la tabla recién agregada verá todos sus datos en Access.
Ejemplo
Veamos ahora otro ejemplo de importación de datos desde la base de datos de Access. Vayamos a la pestaña Externa nuevamente.
En el grupo Importar y vincular, haga clic en la opción Acceso.
Explore la base de datos de Access desde la que desea importar los datos y luego seleccione la primera opción que dice Importar tablas, consultas, formulario, etc. Ahora, haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo anterior, puede ver diferentes pestañas para Tablas, Consultas, Formularios, etc. desde donde puede seleccionar qué tipo de datos desea importar.
Vamos a la Reportspestaña y seleccione cualquier informe que desee importar; también puede seleccionar todos los datos haciendo clic en elSelect Allbotón. SeleccionemosProjects y haga clic en Ok.
Ahora, cierre el cuadro de diálogo. En el panel de navegación, verá que se agrega un nuevo informe. Permítanos abrir este informe y verá todos los datos en ese informe.
