MS Access - Asistente para consultas de duplicados

En este tutorial, hemos creado una variedad de consultas seleccionadas, principalmente desde la Vista de diseño. Pero en Access, podemos hacer uso de algunos asistentes de consultas especiales para crear un par de consultas de selección específicas. El primero es el asistente Buscar consultas duplicadas. El Asistente para consultas de búsqueda de duplicados creará una consulta que ubica registros con valores de campo duplicados en una sola tabla o consulta.

Como hemos comentado, las bases de datos relacionales están diseñadas para evitar almacenar información duplicada. Pero a pesar de ese diseño, a veces los usuarios ingresan accidentalmente información duplicada.

Ejemplo

En la mesa de un cliente, puede hacer que el mismo cliente se agregue accidentalmente dos veces. En tales casos, el cliente tendrá la misma dirección, pero diferentes ID de cliente, lo que puede crear problemas con los informes. En esta situación, puede hacer uso de laduplicates query wizard to quickly locate possible duplicate entries.

Abramos ahora nuestra base de datos de Access que contiene tblAuthers mesa y ve al Create pestaña y, en el grupo de consultas, seleccione query wizard.

Si ve la siguiente captura de pantalla, tiene cuatro asistentes diferentes para elegir. Selecciona elfind duplicates query wizard y haga clic en Ok.

La primera pantalla del asistente de consultas para buscar duplicados le preguntará qué tabla o qué consulta desea buscar para posibles duplicados. Supongamos que queremos comprobar la tabla de nuestro autor para asegurarnos de que no se haya introducido dos veces el mismo autor accidentalmente. Entonces, seleccione tblAuthors y haga clic enNext.

  • La segunda pantalla del asistente le preguntará qué campos pueden contener información duplicada.

  • Por lo general, no utilizará su campo de clave principal porque, nuevamente, cuando designa un campo en Access como clave principal, Access no permitirá que se ingresen duplicados.

  • Examinaremos cualquier otro campo o una combinación de campos.

Podemos buscar por el apellido o por el nombre y el apellido, o puede buscar por su dirección, o para ser más específicos con su número de teléfono o fecha de nacimiento.

Busquemos ahora por el nombre, apellido y fecha de nacimiento y haga clic en Next.

La siguiente pantalla de este asistente pedirá los campos que queremos que se muestren en nuestra consulta. Para esto, presione la flecha doble, todos los campos se moverán al área de campos de consulta adicionales y se agregarán a los resultados de nuestra consulta.

Hagamos clic ahora Next. Nos llevará a la última pantalla de este asistente de consultas.

En la siguiente pantalla, ingrese cómo desea nombrar su consulta.

Por defecto, lo va a nombrar find duplicates por más whatever the name of the object that you're querying. En este caso,tblAuthors, pero también puede darle otro nombre y hacer clic en finish.

Aquí, Access ha encontrado un posible duplicado, y ese será el autor José Caline, que tiene el mismo cumpleaños, la misma dirección, el mismo número de teléfono pero diferentes ID de autor.

Este definitivamente ha sido ingresado dos veces por accidente. Ahora hemos agregado todos los campos a nuestra consulta, podríamos ir y eliminar el registro. También debemos asegurarnos de que no tengamos ningún registro relacionado en otra tabla.

Seleccione cualquier registro y elija Eliminar como en el siguiente cuadro de diálogo.

Access le muestra un mensaje: "Está a punto de eliminar un registro". Haga clic en Sí si desea continuar.

Si desea ver cómo ese asistente ha creado esta consulta, vaya a la Vista de diseño y vea qué se ha agregado a esta consulta.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, tenemos nuestros campos y algunos criterios específicos debajo del campo de nombre.

Así es como este asistente busca esa información duplicada. Es, con mucho, el método más fácil de encontrar duplicados.