MS Access: crear relaciones

En este capítulo, entenderemos la necesidad de crear relaciones entre tablas relacionadas. Uno de los objetivos de un buen diseño de bases de datos es eliminar la redundancia de datos.

  • Para lograr ese objetivo, divide tus datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho se represente solo una vez.

  • Para hacer esto, todos los campos comunes que están relacionados entre sí se colocan en una tabla.

  • Para realizar este paso correctamente, primero debe comprender la relación entre sus tablas y luego especificar estas relaciones en su base de datos de Access.

¿Por qué crear relaciones de tabla?

MS Access usa relaciones de tabla para unir tablas cuando necesita usarlas en un objeto de base de datos. Hay varias razones por las que debe crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas, macros e informes.

  • Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo debe crear una consulta que combine las tablas.

  • La consulta funciona al hacer coincidir los valores en el campo de clave principal de la primera tabla con un campo de clave externa en la segunda tabla.

  • Cuando diseña un formulario o informe, MS Access utiliza la información que recopila de las relaciones de tabla que ya ha definido para presentarle opciones informadas y rellenar previamente la configuración de propiedades con los valores predeterminados adecuados.

  • Cuando diseña una base de datos, divide su información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal y luego agrega claves externas a tablas relacionadas que hacen referencia a esas claves primarias.

  • Estos extranjeros key-primary key pairings forman la base para las relaciones entre tablas y las consultas de varias tablas.

Ahora agreguemos otra tabla a su base de datos y asígnele un nombre tblHRData usando Table Design como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Clickea en el Save icono como en la captura de pantalla anterior.

Entrar tblHRData como nombre de la tabla y haga clic en Ok.

tblHRData ahora se crea con datos en él.