MS Access: formateo de informes
En este capítulo, aprenderemos a dar formato a los informes. Encontrará que hay muchas similitudes entre formatear informes y formatear formularios, pero hay algunas herramientas y trucos que son específicos de los informes. Examinemos ahora el concepto de secciones y agrupaciones de informes.
Para ello, necesitamos abrir un informe que creamos en el último capítulo. Aquí veremos cómo se muestra parte de esta información en el informe.
Aquí, comenzaremos con la sección del informe y la agrupación.
Pasemos ahora a la vista Diseño de este informe.
Puede ver que no hay mucho que mirar y aquí solo se ven el encabezado de la página, la sección de detalles y el pie de página. Puede agregar un par de secciones adicionales muy fácilmente.
Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de ese informe y verá el encabezado / pie de página y el encabezado / pie de página del informe. Este informe en particular no tiene ese encabezado / pie de página visible. Seleccionemos esa opción y regresemos a la Vista de informes.
Puede ver que solo agrega una pequeña área de color en la parte superior del informe. En la Vista de diseño, expanda esa área colocando el mouse hacia la derecha en la parte superior del divisor de encabezado de la página, haciendo clic y arrastrando hacia abajo. Esto agregará más área al encabezado del informe.
En la Vista de informe, ahora verá más áreas en la parte superior del informe como en la siguiente captura de pantalla.
Los controles de encabezado y pie de página del informe aparecen en la parte superior de la primera página de ese informe. El pie de página del informe controla lo que ve en la última página en la parte inferior del informe.
El encabezado y pie de página del informe es diferente de su encabezado y pie de página. Todo lo que se coloque en el encabezado de la página aparecerá en la parte superior de cada página. Del mismo modo, todo lo que se coloque en el pie de página se repetirá al final de cada página.
Ahora puede agregar niveles de agrupación adicionales y, para hacerlo, debe asegurarse de tener activada la clasificación de grupo y el área total.
En la sección Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en el botón Agrupar y ordenar que abrirá el área Agrupar, ordenar y total en la parte inferior como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Ahora puede agregar grupos adicionales o agrupaciones en cualquier control que tenga en su informe. Ahora hagamos clic en Agregar un grupo.
En la captura de pantalla anterior, puede ver la fuente de control subyacente para el informe con el nombre del proyecto, el título de la tarea, la fecha de vencimiento y el porcentaje completado. Digamos ahora que queremos agrupar todas nuestras tareas tardías por proyecto, así que seleccione Nombre del proyecto de la lista.
Ahora verá un nivel de agrupación adicional ProjectName Headerencima de la sección de detalles. En lugar de que el nombre del proyecto aparezca junto a cada tarea individual que llega tarde, ahora podemos mover este control hasta el encabezado del nombre del proyecto. Puede seleccionarlo y luego presionarCtrl + X en su teclado para cortar eso de esa sección de detalles y haga clic en cualquier lugar en el fondo del encabezado del nombre de ese proyecto, y luego presione Ctrl + V para pegar ese control en el encabezado del nombre del proyecto.
Ahora puede ir a la Vista de informes y ver los ajustes realizados para agrupar las cosas en el informe como en la siguiente captura de pantalla.
Cada proyecto tiene su propio pequeño nivel en su propia línea, y luego, debajo de esa área, verá todas las tareas que están atrasadas para el proyecto anterior. Con eso cambiado ahora, puede continuar y comenzar a formatear su informe en la Vista de diseño.
Si desea agrandar el nombre del proyecto, arrastre la línea de abajo y cambie el tamaño de fuente a 20 en la pestaña Formato.
Puede aumentar el ancho del control para cubrir todo el ancho de la página.
Para eliminar el borde alrededor del control, haga clic en el contorno de la forma en la pestaña Formato como en la siguiente captura de pantalla.
Selecciona el Transparent opción.
Vayamos ahora a la Vista de diseño como en la siguiente captura de pantalla.
Ajuste el título de la tarea a la izquierda de su página como en la siguiente captura de pantalla.
Ahora llevemos los datos de la sección Encabezado de página al ProjectName sección de encabezado usando Ctrl+X y Ctrl+V.
Volvamos ahora a la Vista de informes. Ahora verá que las etiquetas aparecen directamente encima de los controles que describen.
Si lo nota, verá que no hay espacio entre las tareas y el siguiente nombre del proyecto. Debe haber espacio adicional en el medio. Para eso, necesitamos agregarProjectName Footer.
Ahora, vaya a la Vista de diseño.
En el área Agrupar, Ordenar y Total, haga clic en el botón Más al lado del nombre del proyecto.
Ahora encontrará todas las opciones sobre cómo agrupar y ordenar por nombre de proyecto como en la siguiente captura de pantalla.
Aquí, tenemos una propiedad llamada Without a Footer Section. Cambiemos esa opción haciendo clic en esa pequeña flecha junto a las palabrasWithout a Footer Section.
Cámbielo a With a Footer Section.
Como puede ver en la captura de pantalla anterior, se agrega la sección ProjectName Footer debajo de la sección Details. Esto actuará como pie de página para ese grupo de nombre de proyecto.
Volvamos ahora a la Vista de informes.
Para eliminar el sombreado o la apariencia de fondo para áreas alternas tanto en la sección Detalles como en el área Nombre del proyecto, vaya a la Vista Diseño nuevamente.
Primero cambiemos la sección Detalles haciendo clic en el divisor de detalles y luego abra la hoja Propiedades.
En la pestaña Formato, cambie el Alternate Back Color a No Color como en la siguiente captura de pantalla.
De manera similar, cambie el color de fondo alternativo a Sin color para el encabezado del nombre del proyecto y el pie de página del nombre del proyecto y vaya a la vista Informe.
Ahora puede ver cómo se ve el informe. Para ver cómo se imprimirán sus datos página por página, vayamos a la Vista previa de impresión.
Así es como se verá cuando lo imprima.