MS Access - Objetos

MS Access utiliza "objetos" para ayudar al usuario a enumerar y organizar la información, así como para preparar informes especialmente diseñados. Cuando crea una base de datos, Access le ofrece tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos en Access están compuestas de muchos objetos, pero los siguientes son los objetos principales:

  • Tables
  • Queries
  • Forms
  • Reports

Juntos, estos objetos le permiten ingresar, almacenar, analizar y compilar sus datos. A continuación, se muestra un resumen de los principales objetos de una base de datos de Access;

Mesa

La tabla es un objeto que se utiliza para definir y almacenar datos. Cuando crea una nueva tabla, Access le pide que defina campos que también se conocen como encabezados de columna.

  • Cada campo debe tener un nombre y un tipo de datos únicos.

  • Las tablas contienen campos o columnas que almacenan diferentes tipos de datos, como un nombre o una dirección, y registros o filas que recopilan toda la información sobre una instancia particular del tema, como toda la información sobre un cliente o empleado, etc.

  • Puede definir una clave principal, uno o más campos que tienen un valor único para cada registro y uno o más índices en cada tabla para ayudar a recuperar sus datos más rápidamente.

Consulta

Objeto que proporciona una vista personalizada de los datos de una o más tablas. Las consultas son una forma de buscar y compilar datos de una o más tablas.

  • Ejecutar una consulta es como hacer una pregunta detallada de su base de datos.

  • Cuando crea una consulta en Access, está definiendo condiciones de búsqueda específicas para encontrar exactamente los datos que desea.

  • En Access, puede utilizar la consulta gráfica mediante la función de ejemplo o puede escribir declaraciones de lenguaje de consulta estructurado (SQL) para crear sus consultas.

  • Puede definir consultas para Seleccionar, Actualizar, Insertar o Eliminar datos.

  • También puede definir consultas que creen nuevas tablas a partir de datos en una o más tablas existentes.

Formar

El formulario es un objeto en una base de datos de escritorio diseñado principalmente para la entrada o visualización de datos o para controlar la ejecución de la aplicación. Utiliza formularios para personalizar la presentación de datos que su aplicación extrae de consultas o tablas.

  • Los formularios se utilizan para ingresar, modificar y ver registros.

  • La razón por la que los formularios se utilizan con tanta frecuencia es que son una manera fácil de guiar a las personas para que ingresen datos correctamente.

  • Cuando ingresa información en un formulario en Access, los datos van exactamente donde el diseñador de la base de datos quiere que vayan en una o más tablas relacionadas.

Reporte

El informe es un objeto en las bases de datos de escritorio diseñado para formatear, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados.

  • Puede ver un informe en su pantalla antes de imprimirlo.

  • Si los formularios son para fines de entrada, los informes son para salida.

  • Todo lo que planee imprimir merece un informe, ya sea una lista de nombres y direcciones, un resumen financiero de un período o un conjunto de etiquetas postales.

  • Los informes son útiles porque le permiten presentar componentes de su base de datos en un formato fácil de leer.

  • Incluso puede personalizar la apariencia de un informe para que sea visualmente atractivo.

  • Access le ofrece la posibilidad de crear un informe a partir de cualquier tabla o consulta.

Otros objetos de MS Access

Echemos ahora un vistazo a otros objetos de MS Access.

Macro

Este objeto es una definición estructurada de una o más acciones que desea que Access realice en respuesta a un evento definido. Una macro de acceso es un script para realizar un trabajo. Por ejemplo, para crear un botón que abre un informe, puede usar una macro que active la acción OpenReport.

  • Puede incluir condiciones simples en macros para especificar cuándo se deben realizar u omitir una o más acciones en la macro.

  • Puede utilizar macros para abrir y ejecutar consultas, abrir tablas o imprimir o ver informes.

  • También puede ejecutar otras macros o procedimientos de Visual Basic desde dentro de una macro.

  • Las macros de datos se pueden adjuntar directamente a los eventos de la tabla, como insertar nuevos registros, editar registros existentes o eliminar registros.

  • Las macros de datos en aplicaciones web también pueden ser objetos independientes a los que se puede llamar desde otras macros de datos u objetos macro.

Módulo

El módulo es un objeto en las bases de datos de escritorio que contiene procedimientos personalizados que codifica con Visual Basic. Los módulos proporcionan un flujo de acciones más discreto y le permiten atrapar errores.

  • Todo lo que se puede hacer en una macro también se puede hacer en un módulo, pero no obtiene la interfaz de macro que le indica qué se necesita para cada acción.

  • Los módulos son mucho más poderosos y son esenciales si planea escribir código para un entorno multiusuario, porque las macros no pueden incluir el manejo de errores.

  • Los módulos pueden ser objetos independientes que contienen funciones a las que se puede llamar desde cualquier lugar de la aplicación, o pueden asociarse directamente con un formulario o informe para responder a eventos en el formulario o informe asociado.