Cuentas de particulares
La mayoría de los particulares nunca llevan sus cuentas para registrar los ingresos del trabajo o los gastos en los que incurren. Es recomendable que todos mantengan una cuenta para saber lo que ha ganado durante un período en particular, lo que gastó y cuál fue su ahorro de esos ingresos. Es útil realizar un seguimiento del registro de ingresos y gastos. También ayuda a aumentar los ingresos (según sea necesario) y controlar los gastos.
Mantenimiento de cuentas por particulares
El particular debe llevar sus libros en efectivo, ignorando el sistema acumulado en diferentes rubros como prima de seguro pagada, seguro médico, cuotas escolares, impuestos, gastos domésticos, gastos médicos, ropa, salario recibido, interés bancario, ingresos de fondos mutuos, alquiler recibidos y otros ingresos recibidos.
Para todos estos, se debe mantener un libro de caja, que se puede resumir mensualmente según el resumen del libro de caja que se proporciona a continuación:
Libro de caja abstracto
| Particulares (de ingresos) | Cantidad | Particulares (de gastos) | Cantidad |
|---|---|---|---|
|
Para equilibrar b / d Al salario Alquiler recibido Al ahorro de intereses bancarios Al interés en FDR Ingresos por inversión Ingresos por profesión o negocio Total |
xx xx xx xx xx xx xx xxxx |
Por gastos de cocina Por gastos de electricidad Por escuela / tasas universitarias Por ropa Por prima de seguro (Seguro de vida, reclamación médica, seguro de accidentes, otro seguro como incendio, robo, etc.) Total |
xx xx xx xx xx xxxx |
En el caso de un individuo profesional, se puede agregar una columna más en el libro de caja para mostrar la transacción profesional y la transacción personal por separado. Además de lo anterior, una persona puede llevar un registro para mantener el registro de sus activos, incluidos automóviles, edificios, inversiones, etc.
Mantenimiento de cuentas por profesionales
Una base contable en efectivo es el sistema más adecuado para cualquier profesional, incluido un médico, contador o abogado, en lugar de un sistema mercantil para cumplir con los siguientes propósitos:
Determinar correctamente los ingresos profesionales devengados por él durante un período contable específico, y también calcular los ingresos profesionales netos después de deducir los gastos relacionados de los ingresos profesionales.
Registrar correctamente todas las partidas de ingresos y gastos.
Los siguientes registros deben ser mantenidos por un profesional:
Libro de pago
Todos los recibos y pagos deben registrarse en un libro de caja, y debe mantenerse un libro de notas para mantener un registro de las transacciones de crédito. Las transacciones de crédito se anotarán en el momento de la recepción del efectivo o en el momento del pago realizado y deben registrarse en el libro de caja.
Un libro de caja se puede resumir en varios encabezados de forma mensual, trimestral, semestral o anual según la idoneidad y los requisitos.
Registro de existencias
Se deben mantener dos registros de existencias separados, uno para los artículos de reventa y otro para llevar un registro de los artículos de uso personal. Los artículos de reventa pueden ser medicamentos, artículos quirúrgicos, artículos de papelería, artículos eléctricos, computadoras y cualquier otro artículo o activo.
Cuenta de recibos y gastos
Una cuenta de ingresos y gastos es similar a una cuenta de pérdidas y ganancias; por tanto, es elaborado por los profesionales para conocer los ingresos y gastos profesionales de un período determinado. Los ingresos pendientes se ignoran para prepararlo, pero se incluyen los gastos pendientes. Por lo tanto, se conoce como cuenta de recibo y gastos en lugar de cuenta de recibo y pago. Es decir, los ingresos se registran sobre una base de caja y los gastos sobre una base devengada.
Mantenimiento de cuentas por médicos
Los médicos suelen mantener un registro que también se puede conocer como diario o cuaderno en el que se registran todos los detalles de los pacientes, incluidos los cargos, honorarios, condiciones físicas del paciente, etc. Después de agrupar, las entradas extraídas del diario se registran en el libro de caja bajo diferentes rubros de ingresos. Asimismo, los gastos también se registran en varios epígrafes.
En caso de que el número de médicos sea dos o más de dos y dirijan su clínica en la sociedad, los ingresos pueden registrarse en el libro de caja bajo varios encabezados (Doctor Wise), similar a un patrón de libro de caja chica. Asimismo, los gastos relacionados con cada médico pueden registrarse en varios epígrafes de gastos.
Por lo tanto, los médicos preparan el libro de caja, el registro de existencias, el libro de notas, la cuenta de recibos y gastos y el balance general.
Ilustración
El Dr. Ortho comienza su práctica médica el 1 de enero de 2013 e introdujo un capital de Rs. 300.000 /. Cuenta de recibo y pago a 31-12-2013.
| Recibo | Cantidad (Rs.) | Pago | Cantidad (Rs.) |
|---|---|---|---|
A los gastos de consulta To Capital Introducido |
2.500.000 300.000 |
Por alquiler de clínica Por salario al personal Por libros y publicaciones periódicas Por equipo médico Por otros gastos Por Balance c / d Dinero en efectivo Efectivo en el banco |
240.000 300.000 15.000 450.000 38.000 57.000 1,700,000 |
| Total | 28,00,000 | Total | 28,00,000 |
- Salario excepcional Rs. 50.000
- El equipo médico se compró el 01-04-2013
- La depreciación del equipo es de Rs. 15%
Solution -
Receipt & Expenditure Account of Dr. Ortho
For the year ended 31-12-2013
| Gasto | Cantidad | Recibo | Cantidad |
|---|---|---|---|
Al alquiler clínico Salario al personal 300.000 Agregar: excepcional Salario 50.000 ------------ A libros y publicaciones periódicas A otros gastos A la depreciación del equipo Al excedente - Exceso de ingresos sobre gastos |
2.40.000 350.000 15.000 38.000 50,625 1806,375 |
Por gastos de consulta |
25,00,000 |
| Total | 25,00,000 | Total | 25,00,000 |
Dr. Ortho
Balance Sheet
As on 31-12-2013
| Gasto | Cantidad | Recibo | Cantidad |
|---|---|---|---|
Capital introducido 300.000 Agregar: Excedente 1,806,375 _________ Salario excepcional |
2.106.375 50.000 |
Dinero en efectivo Efectivo en el banco Equipo médico 450.000 Menos: depreciación 50,625 _______ |
57.000 1,700,000 399,375 |
| Total | 2,156,375 | Total | 2,156,375 |
Mantenimiento de cuentas de instituciones educativas
La mayoría de las instituciones educativas están registradas en virtud de la Ley de registro de sociedades indias de 1860. El propósito principal de la formación de las instituciones educativas es educar a la gente en general y no obtener ganancias.
Por lo general, las instituciones educativas incurren en las siguientes transacciones financieras:
| Principales fuentes de recolección | Tipos de gastos / pagos |
|---|---|
|
|
Se debe mantener un registro de colección separado para registrar estas colecciones de las fuentes mencionadas anteriormente. También se debe mantener un libro mayor separado para los estudiantes para que cada estudiante registre las tarifas: adeudadas, recibidas y pendientes, si corresponde.
Normalmente, todos los registros contables están en la base del ejercicio, es decir desde el 1 er abril al 31 st marzo en la mayoría de las instituciones educativas. Las instituciones educativas mantienen una cuenta de ingresos y gastos para llevar los registros de superávit o deficiencia y también para preparar un Balance para conocer la situación financiera de la institución.
Consolidación de cuentas de diversas instituciones educativas
La consolidación de cuentas se realiza paso a paso, donde varias instituciones funcionan bajo una sociedad.
El ejemplo dado es una ilustración de los procedimientos simplificados:
Consolidación de tarifas
La consolidación inteligente del Instituto se hará como se indica a continuación:
Saldo inicial de las tarifas adeudadas Agregar: tarifas adeudadas durante el año financiero en curso Menos: tarifas cobradas durante el año fiscal en curso Tarifas pendientes al final del año |
XXX XXX |
XXXXX XXX |
XXX |
Ilustración
El balance de comprobación de la sociedad educativa Brilliant al 31 de marzo de 2013 se muestra a continuación, prepare una cuenta de ingresos y gastos y un balance general en esa fecha:
| Informe detallado | Importe (débito) | Monto (crédito) |
|---|---|---|
| Dinero en efectivo | 68.000 | |
| Efectivo en el banco | 802.000 | |
| Inversión del fondo de becas | 800 000 | |
| Gastos varios | 420.000 | |
| Intereses recibidos por el fondo de becas | 80.000 | |
| Intereses recibidos de la inversión | 55.000 | |
| Inversión | 550.000 | |
| Acreedores diversos | 236.000 | |
| edificio | 1,700,000 | |
| muebles y accesorios | 200.000 | |
| Adición a muebles y accesorios | 25000 | |
| Vehículos | 280.000 | |
| Deudores varios | 260.000 | |
| Fondo de capital | 2,400,000 | |
| Donación para Fondo de Capital | 500.000 | |
| Tarifas de entrada | 40.000 | |
| Precio del curso | 1,600,000 | |
| Tasas de examen | 70.000 | |
| Alquiler recibido del auditorio | 850.000 | |
| Salario | 1,100,000 | |
| Imprenta y papelería | 50.000 | |
| Beca otorgada | 36.000 | |
| Reserva del Fondo de Becas | 360.000 | |
| Subvención del gobierno recibida | 100.000 | |
| Total | 6,291,000 | 6,291,000 |
Información Adicional
El salario de un mes es excepcional.
Auditorio excepcional es Rs, 50,000 / - y Rs. 25.000 recibidos por adelantado.
La depreciación se proporcionará al 5% en edificios, 10% en muebles y accesorios y 15% en vehículos.
Solution
In the Books of Brilliant Education Society
Income & Expenditure Account
For the Year ended 31st March, 2013
| Gasto | Cantidad | Ingresos | Cantidad |
|---|---|---|---|
Ir a Impresión y Papelería Salario 1,100,000 (+) Excepcional Salario 100.000 -------------- A gastos varios A beca otorgada A la depreciación: Edificio @ 5% 85,000 Muebles y accesorios 22,500 Vehículos @ 15% 42,000 -------------- Al superávit de ingresos sobre gastos |
50.000 1.200.000 420.000 36.000 149.500 964,500 |
Por tarifas de entrada Por tasas de examen Por tarifas del curso Por Auditorio Alquiler 850,000 (+) Excepcional Alquiler 50.000 -------------- 900.000 (-) Alquiler anticipado Recibido 25,000 -------------- Por subvenciones gubernamentales Por interés recibido del fondo de becas |
40.000 70.000 1,600,000 875.000 100.000 80.000 55.000 |
| Total | 2,820,000 | Total | 2,820,000 |
Balance Sheet
As on 31-03-2013
| Pasivo | Cantidad | Bienes | Cantidad |
|---|---|---|---|
Fondo de Capital 2.400.000 Suma: Donación 500.000 --------------- 2,900,000 Agregar: Excedente 964,500 --------------- Fondo de becas Acreedores diversos Salario pendiente Alquiler recibido por adelantado |
3.864.500 360.000 236.000 100.000 25.000 |
Edificio 1.700.000 (-) Depreciación @ 5% 85,000 -------------- Muebles y accesorios 200.000 (+) Adición 25.000 -------------- 225.000 (-) Depreciación @ 10% 22,500 -------------- Vehículos 280.000 (-) Depreciación @ 15% 42,000 -------------- Inversiones Inversión del fondo de becas Deudores varios Alquiler por cobrar Dinero en efectivo Efectivo en el banco |
1,615,000 202,500 238.000 550.000 800 000 260.000 50.000 68.000 802.000 |
| Total | 4,585,500 | Total | 4,585,500 |
Mantenimiento de cuentas de albergues de estudiantes
Los albergues son administrados por la mayoría de las instituciones educativas para brindar alojamiento a los estudiantes, provenientes de lugares remotos, para su educación. Los albergues generalmente se administran sin fines de lucro. El gobierno también otorga algunos fondos a estos albergues para proporcionar un espacio de vida más barato para los estudiantes.
Como cualquier otra organización sin fines de lucro, los albergues también tienen contadores que registran y mantienen sus transacciones financieras como:
- Cuenta de recibo y pago
- Cuenta de ingresos y gastos
- Hoja de balance
A continuación se muestran las listas comunes de ingresos y gastos incurridos por los albergues:
| Fuente principal de colección | Tipos de gastos / pagos |
|---|---|
|
|
Ilustración
A partir de la información proporcionada y el saldo de prueba, prepare una cuenta de ingresos y gastos y un balance de los albergues de Divya Jyoti (para las niñas) para el año que finaliza el 31-03-2014 -
| Informe detallado | Importe (débito) | Monto (crédito) |
|---|---|---|
Opening Stock -
|
31,500 4.500 3000 6.000 |
|
Purchases -
|
1.065.000 90.000 135 000 15.000 |
|
Wages -
|
337,500 97.500 |
|
| Colección Día Anual | 10,500 | |
| edificio | 6.300.000 | |
| Fondo de capital | 7.050.000 | |
| Efectivo en el banco | 466,500 | |
| Gastos de sala común | 24 000 | |
| Cargos de electricidad y agua | 28.500 | |
| Cargos de electricidad y agua | 42.000 | |
| Aficionados | 75.000 | |
| muebles y accesorios | 225.000 | |
| Fondo General | 450.000 | |
| Subvenciones-Departamentos de bienestar juvenil | 300.000 | |
| Calentadores | 7.500 | |
| Ingresos por inversiones | 82,500 | |
| Material de juegos de interior | 22,500 | |
| Inversiones | 750.000 | |
| Tierra | 750.000 | |
| Gastos médicos | 19.500 | |
| Gastos de envío (para invitados) | 30.000 | |
| Tarifas de desorden | 1,770,000 | |
| Alquiler de calefactor ventilador etc. | 16.500 | |
| Reparación y Mantenimiento | 33.000 | |
| Alquiler de la habitación | 352,500 | |
| Cargos por servicio de habitaciones | 9.000 | |
| Depositos de seguridad | 400,500 | |
| Total | 10,500,000 | 10,500,000 |
Información Adicional
La depreciación se proporcionará al 5% en la construcción, muebles y accesorios; y 15% en calentador y ventiladores.
Stock de cierre: Alimentos Rs. 22,500, combustible Rs. 7.500, bebidas Rs. 4.500 y misceláneas Rs. 3.000.
Solution -
In the Books of Divya Jyoti Hostels
Income & Expenditure Account
For the Year ended 31st March, 2014
| Gasto | Cantidad | Ingresos | Cantidad |
|---|---|---|---|
To Mess Expenses Alimentos: Stock inicial 31,500 Agregar: Compras 1.065.000 -------------- 1.096.500 Menos: Existencias al cierre 22,500 -------------- Combustible: Stock inicial 4.500 Agregar: Compras 90.000 -------------- 94,500 Menos: existencias al cierre 7.500 -------------- Bebidas: Stock de apertura 3.000 Añadir: Compras 135.000 -------------- 138.000 Menos: existencias de cierre 4.500 -------------- Misceláneas: Stock de apertura 6.000 Agregar: Compras 15.000 -------------- 21.000 Menos: Stock de cierre 3,000 -------------- A los salarios: Mess 337,500 Otros 97.500 -------------- A los cargos de electricidad y agua Para reparación y mantenimiento Al material de juegos de interior A gastos de sala común A gastos médicos To Depreciation: Edificio 5% 315.000 Mobiliario 10% 22,500 Calentadores 15% 1.125 Fans 15% 11.250 -------------- Al exceso de ingresos sobre Gasto |
1.074.000 87 000 133.500 18.000 435.000 42.000 33.000 22,500 24 000 19.500 3,49,875 3,61,125 |
Por alquiler de habitación En Alquiler por Calentador, Ventiladores, etc. Por Becas-Bienestar Juvenil Por ingresos de inversiones Colección por día anual Por tarifas de desorden Por gastos de envío de subvenciones Por cargos del servicio de habitaciones Por cargos de electricidad y agua |
352,500 16.500 300.000 82,500 10,500 1,770,000 30.000 9.000 28.500 |
| Total | 2,599,500 | Total | 2,599,500 |
Balance Sheet
As on 31-03-2014
| Pasivo | Cantidad | Bienes | Cantidad |
|---|---|---|---|
Fondo de capital Fondo General 450.000 Más: Excedente 361,125 ------------ Depositos de seguridad |
7.050.000 811,125 400,500 |
Tierra Edificio 6.300.000 (-) Depreciación @ 5% 315,000 ------------ Mobiliario y accesorios 225.000 (-) Depreciación @ 10% 22,500 ------------ Calentadores 7.500 (-) Depreciación @ 15% 1,125 ------------ Aficionados 75.000 (-) Depreciación @ 15% 11,250 ------------ Inversiones Closing Stocks: Comida 22,500 Combustible 7.500 Bebidas 4.500 Varios 3.000 ------------ Efectivo en el banco |
750.000 5.985.000 202,500 6.375 63,750 750.000 37,500 466,500 |
| Total | 8,261,625 | Total | 8,261,625 |
Mantenimiento de cuentas de hospitales
Al ser una organización sin fines de lucro, los hospitales también mantienen cuentas de recibo y pago, cuenta de ingresos y gastos y balance general.
A continuación se muestra una ilustración de los ingresos y gastos de un hospital:
| Principales partidas de ingresos | Tipos de gastos / pagos |
|---|---|
|
|
Illustration
A charitable hospital and pharmacy are run by Rehmat Ali trust; following are the balances as extracted from its books for the year ended 31-03-2014 −
| Particulars | Amount (Debit) | Amount (Credit) |
|---|---|---|
Consumption of
Closing Stock of
|
360,000 270,000 90,000 60,000 12,000 3,000 |
|
| Salary | 540,000 | |
| Electricity | 315,000 | |
Pharmacy −
|
165,000 900,000 45,000 6,000 |
930,000 |
| Furniture & Fixture | 240,000 | |
| Ambulance | 90,000 | |
| Telephone Expenses | 78,000 | |
| Subscription | 63,000 | |
| Ambulance Charges | 2,400 | |
| Consumption of Housekeeping Items | 2,70,000 | |
| Bank Deposits @ 15% | 1,500,000 | |
| Cash in hand | 105,000 | |
| Cash at Bank | 720,000 | |
| Sundry Debtors | 181,500 | |
| Sundry Creditors | 824,100 | |
| Remuneration to Trustees | 63,000 | |
| Capital Fund | 2,700,000 | |
| Donation | 1,800,000 | |
| Fees | 900,000 | |
| Rent | 825,000 | |
| Food Supply | 420,000 | |
| Building | 960,000 | |
| Equipment | 1,365,000 | |
| Total | 8,401,500 | 8,401,500 |
Additional Information
Depreciation to be provided @ 5% on Building; 10% on Furniture; 15% on Equipment; and 30% on Ambulance.
Closing stock of medicine at pharmacy Rs. 120,000
15% of the fees received from patients to be paid to specialist doctors.
Supply of medicines from pharmacy to the hospital Rs. 180,000 for which no adjustment has been made in the books of accounts.
Solution −
In the Books of Rehmat Ali Trust
Income & Expenditure Account of the Pharmacy
For the Year ended 31st March, 2014
| Expenditure | Amount | Income | Amount |
|---|---|---|---|
To Opening Stock (Medicines) To Purchase of Medicine To Salaries To Electricity Expenses To Surplus of Income over Expenditure |
165,000 900,000 45,000 6,000 114,00 |
By Sale (Medicines) By Medicine to Hospital By Closing Stock |
930,000 180,000 120,000 |
| Total | 1,230,000 | Total | 1,230,000 |
Income & Expenditure Account of the Hospital
For the Year ended 31st March, 2014
| Expenditure | Amount | Income | Amount |
|---|---|---|---|
To Consumption of Medicines360,000 Add: Medicine from Pharmacy180,000 ------------ To Consumption of Food Stuff To Consumption of Drugs & Chemicals To Consumption of House Keeping To Salaries To Electricity Expenses To Subscription To Fees to specialist 15% of fees To Telephone Expenses To Depreciation: Building5%48,000 Furniture10%24,000 Equipment 15%204,750 Ambulance 30%27,000 ------------ |
540,000 270,000 90,000 270,000 540,000 315,000 63,000 135,000 78,000 303,750 |
By Fees By Rent By Recovery of Food supply By Ambulance Charges By Deficit (Excess of expenditure Over Income) |
900,000 825,000 420,000 2,400 457,350 |
| Total | 2,391,750 | Total | 2,391,750 |
Income & Expenditure Account of Trust
For the Year ended 31st March, 2014
| Expenditure | Amount | Income | Amount |
|---|---|---|---|
To Deficit (Hospital A/c) To Remuneration to Trustee |
457,350 63,000 |
By Surplus (Pharmacy) By Interest due on fixed deposit By Net Deficit |
114,000 225,000 181,350 |
| Total | 520,350 | Total | 520,350 |
Statement of Affairs of Rehmat Ali Trust
As on 31-03-2014
| Liabilities | Amount | Assets | Amount |
|---|---|---|---|
Capital Fund2,700,000 Add: Donation1,800,000 ---------------- 4,500,000 Less: Net Deficit (-)181,350 ---------------- Sundry Creditors Fees Payable to specialist |
4,318,650 824,100 135,000 |
Building960,000 (-) [email protected] 5%48,000 --------------- Furniture & Fixture240,000 (-) Depreciation @10%24,000 ------------- Equipment1,365,000 (-) Depreciation @15%204,750 ------------- Ambulance90,000 (-) Depreciation @30%27,000 ------------- Bank Deposits1,500,000 Add: Interest Due225,000 ------------- Closing Stocks: Medicine60,000 Foodstuff12,000 Drugs & Medicine3,000 Pharmacy120,000 ------------- Sundry Debtors Cash in hand Cash at Bank |
912,000 216,000 1,160,250 63,000 1,725,000 195,000 181,500 105,000 720,000 |
| Total | 5,277,750 | Total | 5,277,750 |