Cuentas de particulares

La mayoría de los particulares nunca llevan sus cuentas para registrar los ingresos del trabajo o los gastos en los que incurren. Es recomendable que todos mantengan una cuenta para saber lo que ha ganado durante un período en particular, lo que gastó y cuál fue su ahorro de esos ingresos. Es útil realizar un seguimiento del registro de ingresos y gastos. También ayuda a aumentar los ingresos (según sea necesario) y controlar los gastos.

Mantenimiento de cuentas por particulares

El particular debe llevar sus libros en efectivo, ignorando el sistema acumulado en diferentes rubros como prima de seguro pagada, seguro médico, cuotas escolares, impuestos, gastos domésticos, gastos médicos, ropa, salario recibido, interés bancario, ingresos de fondos mutuos, alquiler recibidos y otros ingresos recibidos.

Para todos estos, se debe mantener un libro de caja, que se puede resumir mensualmente según el resumen del libro de caja que se proporciona a continuación:

Libro de caja abstracto

Particulares (de ingresos) Cantidad Particulares (de gastos) Cantidad

Para equilibrar b / d

Al salario

Alquiler recibido

Al ahorro de intereses bancarios

Al interés en FDR

Ingresos por inversión

Ingresos por profesión o negocio

Total

xx

xx

xx

xx

xx

xx

xx

xxxx

Por gastos de cocina

Por gastos de electricidad

Por escuela / tasas universitarias

Por ropa

Por prima de seguro

(Seguro de vida, reclamación médica, seguro de accidentes, otro seguro como incendio, robo, etc.)

Total

xx

xx

xx

xx

xx

xxxx

En el caso de un individuo profesional, se puede agregar una columna más en el libro de caja para mostrar la transacción profesional y la transacción personal por separado. Además de lo anterior, una persona puede llevar un registro para mantener el registro de sus activos, incluidos automóviles, edificios, inversiones, etc.

Mantenimiento de cuentas por profesionales

Una base contable en efectivo es el sistema más adecuado para cualquier profesional, incluido un médico, contador o abogado, en lugar de un sistema mercantil para cumplir con los siguientes propósitos:

  • Determinar correctamente los ingresos profesionales devengados por él durante un período contable específico, y también calcular los ingresos profesionales netos después de deducir los gastos relacionados de los ingresos profesionales.

  • Registrar correctamente todas las partidas de ingresos y gastos.

Los siguientes registros deben ser mantenidos por un profesional:

Libro de pago

Todos los recibos y pagos deben registrarse en un libro de caja, y debe mantenerse un libro de notas para mantener un registro de las transacciones de crédito. Las transacciones de crédito se anotarán en el momento de la recepción del efectivo o en el momento del pago realizado y deben registrarse en el libro de caja.

Un libro de caja se puede resumir en varios encabezados de forma mensual, trimestral, semestral o anual según la idoneidad y los requisitos.

Registro de existencias

Se deben mantener dos registros de existencias separados, uno para los artículos de reventa y otro para llevar un registro de los artículos de uso personal. Los artículos de reventa pueden ser medicamentos, artículos quirúrgicos, artículos de papelería, artículos eléctricos, computadoras y cualquier otro artículo o activo.

Cuenta de recibos y gastos

Una cuenta de ingresos y gastos es similar a una cuenta de pérdidas y ganancias; por tanto, es elaborado por los profesionales para conocer los ingresos y gastos profesionales de un período determinado. Los ingresos pendientes se ignoran para prepararlo, pero se incluyen los gastos pendientes. Por lo tanto, se conoce como cuenta de recibo y gastos en lugar de cuenta de recibo y pago. Es decir, los ingresos se registran sobre una base de caja y los gastos sobre una base devengada.

Mantenimiento de cuentas por médicos

Los médicos suelen mantener un registro que también se puede conocer como diario o cuaderno en el que se registran todos los detalles de los pacientes, incluidos los cargos, honorarios, condiciones físicas del paciente, etc. Después de agrupar, las entradas extraídas del diario se registran en el libro de caja bajo diferentes rubros de ingresos. Asimismo, los gastos también se registran en varios epígrafes.

En caso de que el número de médicos sea dos o más de dos y dirijan su clínica en la sociedad, los ingresos pueden registrarse en el libro de caja bajo varios encabezados (Doctor Wise), similar a un patrón de libro de caja chica. Asimismo, los gastos relacionados con cada médico pueden registrarse en varios epígrafes de gastos.

Por lo tanto, los médicos preparan el libro de caja, el registro de existencias, el libro de notas, la cuenta de recibos y gastos y el balance general.

Ilustración

El Dr. Ortho comienza su práctica médica el 1 de enero de 2013 e introdujo un capital de Rs. 300.000 /. Cuenta de recibo y pago a 31-12-2013.

Recibo Cantidad (Rs.) Pago Cantidad (Rs.)

A los gastos de consulta

To Capital Introducido

2.500.000

300.000

Por alquiler de clínica

Por salario al personal

Por libros y publicaciones periódicas

Por equipo médico

Por otros gastos

Por Balance c / d

Dinero en efectivo

Efectivo en el banco

240.000

300.000

15.000

450.000

38.000

57.000

1,700,000

Total 28,00,000 Total 28,00,000
  • Salario excepcional Rs. 50.000
  • El equipo médico se compró el 01-04-2013
  • La depreciación del equipo es de Rs. 15%

Solution -

Receipt & Expenditure Account of Dr. Ortho

For the year ended 31-12-2013

Gasto Cantidad Recibo Cantidad

Al alquiler clínico

Salario al personal 300.000

Agregar: excepcional

Salario 50.000

------------

A libros y publicaciones periódicas

A otros gastos

A la depreciación del equipo

Al excedente - Exceso de ingresos sobre gastos

2.40.000

350.000

15.000

38.000

50,625

1806,375

Por gastos de consulta

25,00,000

Total 25,00,000 Total 25,00,000

Dr. Ortho

Balance Sheet

As on 31-12-2013

Gasto Cantidad Recibo Cantidad

Capital introducido 300.000

Agregar: Excedente 1,806,375

_________

Salario excepcional

2.106.375

50.000

Dinero en efectivo

Efectivo en el banco

Equipo médico 450.000

Menos: depreciación 50,625

_______

57.000

1,700,000

399,375

Total 2,156,375 Total 2,156,375

Mantenimiento de cuentas de instituciones educativas

La mayoría de las instituciones educativas están registradas en virtud de la Ley de registro de sociedades indias de 1860. El propósito principal de la formación de las instituciones educativas es educar a la gente en general y no obtener ganancias.

Por lo general, las instituciones educativas incurren en las siguientes transacciones financieras:

Principales fuentes de recolección Tipos de gastos / pagos
  • Tasas de admisión, tasas de matrícula, tasas de examen, multas, etc.

  • Depósito de seguridad por estudiantes

  • Donaciones del público

  • Subvenciones del Gobierno para construcción, premios, mantenimiento, etc.

  • Contribución de sueldos, prestaciones y fondos de previsión al personal docente y no docente.

  • Gastos de examen

  • Gastos de papelería e impresión

  • Distribución de becas y estipendios

  • Compra y reparación de muebles y enseres.

  • Prizes

  • Gastos en deportes y juegos

  • Gastos de festivales y funciones

  • Libros de biblioteca, periódicos, revistas, etc.

  • Gastos médicos: medicamentos y exámenes

  • Honorarios y gastos de auditoría

  • Gastos de electricidad

  • Gastos telefónicos

  • Funcionamiento y mantenimiento del laboratorio

  • Equipo de laboratorio

  • Reparación y mantenimiento de edificios

Se debe mantener un registro de colección separado para registrar estas colecciones de las fuentes mencionadas anteriormente. También se debe mantener un libro mayor separado para los estudiantes para que cada estudiante registre las tarifas: adeudadas, recibidas y pendientes, si corresponde.

Normalmente, todos los registros contables están en la base del ejercicio, es decir desde el 1 er abril al 31 st marzo en la mayoría de las instituciones educativas. Las instituciones educativas mantienen una cuenta de ingresos y gastos para llevar los registros de superávit o deficiencia y también para preparar un Balance para conocer la situación financiera de la institución.

Consolidación de cuentas de diversas instituciones educativas

La consolidación de cuentas se realiza paso a paso, donde varias instituciones funcionan bajo una sociedad.

El ejemplo dado es una ilustración de los procedimientos simplificados:

Consolidación de tarifas

La consolidación inteligente del Instituto se hará como se indica a continuación:

Saldo inicial de las tarifas adeudadas

Agregar: tarifas adeudadas durante el año financiero en curso

Menos: tarifas cobradas durante el año fiscal en curso

Tarifas pendientes al final del año

XXX

XXX

XXXXX

XXX

XXX

Ilustración

El balance de comprobación de la sociedad educativa Brilliant al 31 de marzo de 2013 se muestra a continuación, prepare una cuenta de ingresos y gastos y un balance general en esa fecha:

Informe detallado Importe (débito) Monto (crédito)
Dinero en efectivo 68.000
Efectivo en el banco 802.000
Inversión del fondo de becas 800 000
Gastos varios 420.000
Intereses recibidos por el fondo de becas 80.000
Intereses recibidos de la inversión 55.000
Inversión 550.000
Acreedores diversos 236.000
edificio 1,700,000
muebles y accesorios 200.000
Adición a muebles y accesorios 25000
Vehículos 280.000
Deudores varios 260.000
Fondo de capital 2,400,000
Donación para Fondo de Capital 500.000
Tarifas de entrada 40.000
Precio del curso 1,600,000
Tasas de examen 70.000
Alquiler recibido del auditorio 850.000
Salario 1,100,000
Imprenta y papelería 50.000
Beca otorgada 36.000
Reserva del Fondo de Becas 360.000
Subvención del gobierno recibida 100.000
Total 6,291,000 6,291,000

Información Adicional

  • El salario de un mes es excepcional.

  • Auditorio excepcional es Rs, 50,000 / - y Rs. 25.000 recibidos por adelantado.

  • La depreciación se proporcionará al 5% en edificios, 10% en muebles y accesorios y 15% en vehículos.

Solution

In the Books of Brilliant Education Society

Income & Expenditure Account

For the Year ended 31st March, 2013

Gasto Cantidad Ingresos Cantidad

Ir a Impresión y Papelería

Salario 1,100,000

(+) Excepcional

Salario 100.000

--------------

A gastos varios

A beca otorgada

A la depreciación:

Edificio @ 5% 85,000

Muebles y accesorios 22,500

Vehículos @ 15% 42,000

--------------

Al superávit de ingresos sobre gastos

50.000

1.200.000

420.000

36.000

149.500

964,500

Por tarifas de entrada

Por tasas de examen

Por tarifas del curso

Por Auditorio Alquiler 850,000

(+) Excepcional

Alquiler 50.000

--------------

900.000

(-) Alquiler anticipado

Recibido 25,000

--------------

Por subvenciones gubernamentales

Por interés recibido del fondo de becas

40.000

70.000

1,600,000

875.000

100.000

80.000

55.000

Total 2,820,000 Total 2,820,000

Balance Sheet

As on 31-03-2013

Pasivo Cantidad Bienes Cantidad

Fondo de Capital 2.400.000

Suma: Donación 500.000

---------------

2,900,000

Agregar: Excedente 964,500

---------------

Fondo de becas

Acreedores diversos

Salario pendiente

Alquiler recibido por adelantado

3.864.500

360.000

236.000

100.000

25.000

Edificio 1.700.000

(-) Depreciación @ 5% 85,000

--------------

Muebles y accesorios 200.000

(+) Adición 25.000

--------------

225.000

(-) Depreciación @ 10% 22,500

--------------

Vehículos 280.000

(-) Depreciación @ 15% 42,000

--------------

Inversiones

Inversión del fondo de becas

Deudores varios

Alquiler por cobrar

Dinero en efectivo

Efectivo en el banco

1,615,000

202,500

238.000

550.000

800 000

260.000

50.000

68.000

802.000

Total 4,585,500 Total 4,585,500

Mantenimiento de cuentas de albergues de estudiantes

Los albergues son administrados por la mayoría de las instituciones educativas para brindar alojamiento a los estudiantes, provenientes de lugares remotos, para su educación. Los albergues generalmente se administran sin fines de lucro. El gobierno también otorga algunos fondos a estos albergues para proporcionar un espacio de vida más barato para los estudiantes.

Como cualquier otra organización sin fines de lucro, los albergues también tienen contadores que registran y mantienen sus transacciones financieras como:

  • Cuenta de recibo y pago
  • Cuenta de ingresos y gastos
  • Hoja de balance

A continuación se muestran las listas comunes de ingresos y gastos incurridos por los albergues:

Fuente principal de colección Tipos de gastos / pagos
  • Cuotas de admisión

  • Seguridad (reembolsable al momento de ingresar al albergue)

  • Alquiler de la habitación

  • Cargas de electricidad, agua, ventiladores, refrigeradores, calentadores y géiseres, etc.

  • Becas gubernamentales

  • Tarifas de sala de lectura y sala común.

  • Cargos por desorden

  • Cuota medica.

  • Gastos de electricidad

  • Cargos de agua

  • Reparación y mantenimiento de edificios

  • Abarrotes y provisiones para desorden

  • Alquiler por alojamiento en hostal (en caso o local alquilado)

  • Salario (alcaide, vigilante, barrendero, etc.)

  • Gastos telefónicos

  • Periódicos y revistas

Ilustración

A partir de la información proporcionada y el saldo de prueba, prepare una cuenta de ingresos y gastos y un balance de los albergues de Divya Jyoti (para las niñas) para el año que finaliza el 31-03-2014 -

Informe detallado Importe (débito) Monto (crédito)

Opening Stock -

  • Food

  • Fuel

  • Drinks

  • Sundries

31,500

4.500

3000

6.000

Purchases -

  • Food

  • Fuel

  • Drinks

  • Sundries

1.065.000

90.000

135 000

15.000

Wages -

  • Mess

  • Others

337,500

97.500

Colección Día Anual 10,500
edificio 6.300.000
Fondo de capital 7.050.000
Efectivo en el banco 466,500
Gastos de sala común 24 000
Cargos de electricidad y agua 28.500
Cargos de electricidad y agua 42.000
Aficionados 75.000
muebles y accesorios 225.000
Fondo General 450.000
Subvenciones-Departamentos de bienestar juvenil 300.000
Calentadores 7.500
Ingresos por inversiones 82,500
Material de juegos de interior 22,500
Inversiones 750.000
Tierra 750.000
Gastos médicos 19.500
Gastos de envío (para invitados) 30.000
Tarifas de desorden 1,770,000
Alquiler de calefactor ventilador etc. 16.500
Reparación y Mantenimiento 33.000
Alquiler de la habitación 352,500
Cargos por servicio de habitaciones 9.000
Depositos de seguridad 400,500
Total 10,500,000 10,500,000

Información Adicional

  • La depreciación se proporcionará al 5% en la construcción, muebles y accesorios; y 15% en calentador y ventiladores.

  • Stock de cierre: Alimentos Rs. 22,500, combustible Rs. 7.500, bebidas Rs. 4.500 y misceláneas Rs. 3.000.

Solution -

In the Books of Divya Jyoti Hostels

Income & Expenditure Account

For the Year ended 31st March, 2014

Gasto Cantidad Ingresos Cantidad

To Mess Expenses

Alimentos: Stock inicial 31,500

Agregar: Compras 1.065.000

--------------

1.096.500

Menos: Existencias al cierre 22,500

--------------

Combustible: Stock inicial 4.500

Agregar: Compras 90.000

--------------

94,500

Menos: existencias al cierre 7.500

--------------

Bebidas: Stock de apertura 3.000

Añadir: Compras 135.000

--------------

138.000

Menos: existencias de cierre 4.500

--------------

Misceláneas: Stock de apertura 6.000

Agregar: Compras 15.000

--------------

21.000

Menos: Stock de cierre 3,000

--------------

A los salarios: Mess 337,500

Otros 97.500

--------------

A los cargos de electricidad y agua

Para reparación y mantenimiento

Al material de juegos de interior

A gastos de sala común

A gastos médicos

To Depreciation:

Edificio 5% 315.000

Mobiliario 10% 22,500

Calentadores 15% 1.125

Fans 15% 11.250

--------------

Al exceso de ingresos sobre

Gasto

1.074.000

87 000

133.500

18.000

435.000

42.000

33.000

22,500

24 000

19.500

3,49,875

3,61,125

Por alquiler de habitación

En Alquiler por Calentador, Ventiladores, etc.

Por Becas-Bienestar Juvenil

Por ingresos de inversiones

Colección por día anual

Por tarifas de desorden

Por gastos de envío de subvenciones

Por cargos del servicio de habitaciones

Por cargos de electricidad y agua

352,500

16.500

300.000

82,500

10,500

1,770,000

30.000

9.000

28.500

Total 2,599,500 Total 2,599,500

Balance Sheet

As on 31-03-2014

Pasivo Cantidad Bienes Cantidad

Fondo de capital

Fondo General 450.000

Más: Excedente 361,125

------------

Depositos de seguridad

7.050.000

811,125

400,500

Tierra

Edificio 6.300.000

(-) Depreciación @ 5% 315,000

------------

Mobiliario y accesorios 225.000

(-) Depreciación @ 10% 22,500

------------

Calentadores 7.500

(-) Depreciación @ 15% 1,125

------------

Aficionados 75.000

(-) Depreciación @ 15% 11,250

------------

Inversiones

Closing Stocks:

Comida 22,500

Combustible 7.500

Bebidas 4.500

Varios 3.000

------------

Efectivo en el banco

750.000

5.985.000

202,500

6.375

63,750

750.000

37,500

466,500

Total 8,261,625 Total 8,261,625

Mantenimiento de cuentas de hospitales

Al ser una organización sin fines de lucro, los hospitales también mantienen cuentas de recibo y pago, cuenta de ingresos y gastos y balance general.

A continuación se muestra una ilustración de los ingresos y gastos de un hospital:

Principales partidas de ingresos Tipos de gastos / pagos
  • Alquiler de la habitación

  • Atención médica

  • Cargos de Odontología

  • Cargos por sala de partos

  • Cargos de anestesia

  • Cargos de laboratorio

  • Subvenciones para necesidades operativas del Hospital

  • Subvenciones para activos fijos

  • Donations

  • Ingresos diversos

  • Intereses de inversiones

  • Tarifas de la escuela de enfermería y capacitación

  • Cargos por cama

  • Cargos de la sala de operaciones

  • Cargas de rayos X

  • Cargos de farmacia

  • Cargos de fisioterapia

  • Cargos de electricidad y agua

  • Cargos de farmacia

  • Salarios y sueldos

  • Gastos de farmacia

  • Reparación y mantenimiento de edificios

  • Cargos de lavandería

  • Alquiler de Alojamiento en Albergue de Enfermería (En caso o local alquilado)

  • Gastos telefónicos

  • Gastos de laboratorio

  • Gastos de Cirugía

  • Gastos de equipo y herramientas de operación

  • Depreciation

Illustration

A charitable hospital and pharmacy are run by Rehmat Ali trust; following are the balances as extracted from its books for the year ended 31-03-2014 −

Particulars Amount (Debit) Amount (Credit)

Consumption of

  • Medicines

  • Foodstuff

  • Drugs and Chemicals

Closing Stock of

  • Medicines

  • Foodstuff

  • Drugs and Chemicals

360,000

270,000

90,000

60,000

12,000

3,000

Salary 540,000
Electricity 315,000

Pharmacy

  • Opening Stock

  • Purchase

  • Sale

  • Salary

  • Electricity

165,000

900,000

45,000

6,000

930,000

Furniture & Fixture 240,000
Ambulance 90,000
Telephone Expenses 78,000
Subscription 63,000
Ambulance Charges 2,400
Consumption of Housekeeping Items 2,70,000
Bank Deposits @ 15% 1,500,000
Cash in hand 105,000
Cash at Bank 720,000
Sundry Debtors 181,500
Sundry Creditors 824,100
Remuneration to Trustees 63,000
Capital Fund 2,700,000
Donation 1,800,000
Fees 900,000
Rent 825,000
Food Supply 420,000
Building 960,000
Equipment 1,365,000
Total 8,401,500 8,401,500

Additional Information

  • Depreciation to be provided @ 5% on Building; 10% on Furniture; 15% on Equipment; and 30% on Ambulance.

  • Closing stock of medicine at pharmacy Rs. 120,000

  • 15% of the fees received from patients to be paid to specialist doctors.

  • Supply of medicines from pharmacy to the hospital Rs. 180,000 for which no adjustment has been made in the books of accounts.

Solution

In the Books of Rehmat Ali Trust

Income & Expenditure Account of the Pharmacy

For the Year ended 31st March, 2014

Expenditure Amount Income Amount

To Opening Stock (Medicines)

To Purchase of Medicine

To Salaries

To Electricity Expenses

To Surplus of Income over Expenditure

165,000

900,000

45,000

6,000

114,00

By Sale (Medicines)

By Medicine to Hospital

By Closing Stock

930,000

180,000

120,000

Total 1,230,000 Total 1,230,000

Income & Expenditure Account of the Hospital

For the Year ended 31st March, 2014

Expenditure Amount Income Amount

To Consumption of

Medicines360,000

Add:

Medicine from

Pharmacy180,000

------------

To Consumption of Food Stuff

To Consumption of Drugs & Chemicals

To Consumption of House Keeping

To Salaries

To Electricity Expenses

To Subscription

To Fees to specialist 15% of fees

To Telephone Expenses

To Depreciation:

Building5%48,000

Furniture10%24,000

Equipment 15%204,750

Ambulance 30%27,000

------------

540,000

270,000

90,000

270,000

540,000

315,000

63,000

135,000

78,000

303,750

By Fees

By Rent

By Recovery of Food supply

By Ambulance Charges

By Deficit (Excess of expenditure Over Income)

900,000

825,000

420,000

2,400

457,350

Total 2,391,750 Total 2,391,750

Income & Expenditure Account of Trust

For the Year ended 31st March, 2014

Expenditure Amount Income Amount

To Deficit (Hospital A/c)

To Remuneration to Trustee

457,350

63,000

By Surplus (Pharmacy)

By Interest due on fixed deposit

By Net Deficit

114,000

225,000

181,350

Total 520,350 Total 520,350

Statement of Affairs of Rehmat Ali Trust

As on 31-03-2014

Liabilities Amount Assets Amount

Capital Fund2,700,000

Add: Donation1,800,000

----------------

4,500,000

Less: Net Deficit (-)181,350

----------------

Sundry Creditors

Fees Payable to specialist

4,318,650

824,100

135,000

Building960,000

(-) [email protected] 5%48,000

---------------

Furniture & Fixture240,000

(-) Depreciation @10%24,000

-------------

Equipment1,365,000

(-) Depreciation @15%204,750

-------------

Ambulance90,000

(-) Depreciation @30%27,000

-------------

Bank Deposits1,500,000

Add: Interest Due225,000

-------------

Closing Stocks:

Medicine60,000

Foodstuff12,000

Drugs & Medicine3,000

Pharmacy120,000

-------------

Sundry Debtors

Cash in hand

Cash at Bank

912,000

216,000

1,160,250

63,000

1,725,000

195,000

181,500

105,000

720,000

Total 5,277,750 Total 5,277,750