Contabilidad financiera - Libros subsidiarios
Libro de pago
El libro de caja es un registro de todas las transacciones relacionadas con el efectivo. Los ejemplos incluyen: gastos pagados en efectivo, ingresos recaudados en efectivo, pagos hechos a acreedores, pagos recibidos de deudores, efectivo depositado en el banco, retiro de efectivo para uso de oficina, etc.
En el libro de caja de doble columna, se incluye una columna de descuento en los lados de débito y crédito para registrar el descuento permitido a los clientes y el descuento recibido de los acreedores, respectivamente.
En el libro de caja de triple columna, se incluye una columna más de banco para registrar todas las transacciones relacionadas con el banco.
Note:En la contabilidad moderna, el libro de caja simple es la forma más popular de registrar transacciones en efectivo. El libro de caja de doble columna o el libro de caja de tres columnas es prácticamente para fines académicos. Se utiliza un libro de banco separado para registrar todas las transacciones bancarias, ya que son más que transacciones en efectivo. En estos días, el efectivo se usa solo para cubrir los gastos menores y de rutina de una organización. En la mayoría de las organizaciones, los salarios de los empleados se pagan mediante transferencia bancaria.
Note: El libro de caja siempre muestra el saldo deudor, el efectivo en caja y una parte de los activos corrientes.
Libro de caja de una sola columna
El libro de caja es como una cuenta contable. No es necesario abrir una cuenta de efectivo separada en el libro mayor. El saldo del libro de caja se contabiliza directamente en el balance de prueba. Dado que la cuenta de efectivo es una cuenta real, se sigue la regla, es decir, lo que entra - débito y lo que sale - crédito. Todo el efectivo recibido se contabiliza en el lado de débito y todos los pagos y gastos se contabilizan en el lado de crédito del libro de caja.
Formato
| LIBRO DE EFECTIVO (Columna única) | |||||||
| Dr. | Cr. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fecha | Informe detallado | LF | Cantidad | Fecha | Informe detallado | LF | Cantidad |
Libro de caja de doble columna
Aquí, tenemos una columna de Descuento adicional a cada lado del libro de caja. La columna de descuento del lado del débito representa el descuento para los deudores de la empresa y el lado del crédito de la columna de descuento significa el descuento recibido de nuestros proveedores o acreedores al realizar los pagos.
El total de la columna de descuento del lado de débito del libro de caja se registra en la cuenta contable de ‘Discount Allowed to Customers’ cuenta como ‘To Total As Per Cash Book’. De manera similar, la columna de crédito del libro de caja se registra en la cuenta del libro mayor de‘Discount Received’ como ‘By total of cash book’.
Formato
| LIBRO DE EFECTIVO (Columna única) | |||||||||
| Dr. | Cr. | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fecha | Informe detallado | LF | Descuento | Cantidad | Fecha | Informe detallado | LF | Descuento | Cantidad |
Libro de caja de triple columna
Cuando se agrega una columna más de Banco en ambos lados del libro de caja de doble columna para registrar todas las transacciones bancarias, se denomina libro de caja de triple columna. Todas las transacciones bancarias se enrutan a través de este libro de caja y no es necesario abrir una cuenta bancaria separada en el libro mayor.
Libro de caja chica
En cualquier organización, puede haber muchas transacciones pequeñas por las que se deben realizar pagos. Por lo tanto, el efectivo se mantiene con un empleado, quien lo maneja y realiza pagos regulares con él. Para hacerlo simple y seguro, se mantiene principalmente un equilibrio constante con ese empleado.
Suponga que el cajero paga 5.000 rupias al Sr. A, quien pagará con él los gastos de organización del día a día. Suponga que el señor A gasta 4.200 rupias en un día, el cajero principal paga 4.200 rupias, por lo que su saldo en el libro de caja chica será nuevamente de 5000 rupias. Es un sistema de contabilidad muy útil, ya que ahorra tiempo al cajero principal y proporciona un mejor control.
Pronto discutiremos sobre ‘Analytical or Columnar Petty Cash Book’ que se usa más comúnmente en la mayoría de las organizaciones.
Formato
| LIBRO DE EFECTIVO PEQUEÑO | |||||||||
| Cantidad recibida | CBF | Fecha | Informe detallado | Cantidad pagada | Papelería e impresión | Porte | Cargando | Gastos de envío | LF |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Libro de compra
El libro de compras está preparado para registrar todas las compras a crédito de una organización. El libro de compras no es un libro de compras.
Formato
| LIBRO DE COMPRA | ||||
| Fecha | Informe detallado | Factura entrante No. | LF | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
Libro de venta
Las características de un libro de ventas son las mismas que las de un libro de compras, excepto por el hecho de que registra todas las ventas a crédito.
Formato
| VENTA LIBRO | ||||
| Fecha | Informe detallado | Factura de salida No. | LF | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
Comprar libro de devolución
A veces, las mercancías deben devolverse al proveedor por diversas razones. La razón más común son los productos defectuosos o los productos de mala calidad. En este caso, se emite una nota de débito.
Formato
| COMPRA VOLVER LIBRO | ||||
| Fecha | Informe detallado | Nota de crédito No. | LF | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
Libro de devoluciones de venta
El motivo de la devolución de la venta es el mismo que el de la devolución de la compra. A veces, los clientes devuelven los productos si no cumplen con los estándares de calidad prometidos. En tales casos, se emite una nota de crédito al cliente.
Formato
| VENTA DEVOLUCIÓN LIBRO | ||||
| Fecha | Informe detallado | Nota de débito No. | LF | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
Libro de cuentas por cobrar
Los acreedores levantan las facturas a los deudores. Los deudores los aceptan y posteriormente los devuelven a los acreedores. Las facturas aceptadas por los deudores se denominan como‘Bills Receivables’ en los libros de los acreedores, y ‘Bills Payable’en los libros de los deudores. Los mantenemos en nuestro registro llamado‘Bills Receivable Books’ y ‘Bills Payable Book’.
Formato
| LIBRO DE FACTURAS POR COBRAR | |||||
| Fecha | Recibido de | Término | Fecha de vencimiento | LF | Cantidad |
|---|---|---|---|---|---|
Libro de facturas a pagar
Facturas por pagar emitidas al proveedor de bienes o servicios para su pago, y el registro se mantiene en este libro.
Formato
| LIBRO DE FACTURAS POR PAGAR | |||||
| Fecha | A quien se le dio | Término | Fecha de vencimiento | LF | Cantidad |
|---|---|---|---|---|---|
Características clave de los libros subsidiarios
Existe una diferencia entre un libro de compras y un libro de compras. Un libro de compras registra solo las compras a crédito y un libro de compras registra todas las compras en efectivo en orden crónico. El saldo diario del libro de compras se transfiere al libro de compras. Por lo tanto, el libro mayor de compras es una cuenta completa de todas las compras.
La misma regla se aplica al libro de ventas y a los libros de contabilidad de ventas.
Está bastante claro que mantener un libro subsidiario facilita las entradas de diario, prácticamente no es posible registrar todas y cada una de las transacciones a través de entradas de diario, especialmente en organizaciones grandes porque hace que los registros sean voluminosos y poco prácticos.
El mantenimiento de libros subsidiarios nos brinda un enfoque de trabajo más científico, práctico, especializado, controlado y fácil.
Nos brinda la posibilidad de dividir el trabajo entre diferentes departamentos, como el departamento de ventas, el departamento de compras, el departamento de caja, el departamento bancario, etc. Hace que cada departamento sea más responsable y proporciona una manera fácil de auditar y detectar errores.
En la actualidad, la última tecnología informática se ha establecido en todo el mundo. Cada vez más profesionales de cuentas competentes ofrecen sus servicios. La precisión, los resultados rápidos y el cumplimiento de la ley son los factores clave de cualquier organización. Nadie puede ignorar estos factores en un mercado competitivo.
Conciliación bancaria
En una fecha determinada, la conciliación de nuestro saldo bancario con el saldo de la libreta bancaria se denomina conciliación bancaria. La conciliación bancaria es un estado de cuenta que consta de:
- Saldo según nuestro libro de caja / libro bancario
- Saldo según libreta
- Razón de la diferencia en los dos anteriores
Este estado de cuenta puede prepararse en cualquier momento según la idoneidad y los requisitos de la empresa, lo que depende del volumen y número de transacciones del banco.
En estos días, donde la mayoría de las transacciones bancarias se realizan de forma electrónica, el cliente recibe alertas para cada transacción. El tiempo de conciliar el banco se reduce más.
Formato
| ESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA | ||
| Informe detallado | Saldo bancario de débito según el libro bancario | Saldo bancario de crédito según el libro bancario (sobregiro) |
|---|---|---|
| Saldo según libro bancario | 50.000 | -50.000 |
| 1. Agregar: cheque emitido a las partes pero no presentado en el banco | 3,25,000 | 3,25,000 |
| 2. Menos: cheque depositado en el banco pero aún no compensado | -50.000 | -50.000 |
| 3. Menos: Cargos bancarios debitados por el banco pero no registrados en nuestros libros de cuentas. | -1,200 | -1,200 |
| 4. Menos: interés bancario cobrado por el banco pero no registrado en nuestros libros de cuentas. | -10.000 | -10.000 |
| 5. Agregue: Pago depositado directamente por la parte sin que se nos informe. | 1,75,000 | 1,75,000 |
| Saldo según el libro / extracto bancario | 4,88,000 | 3,88,000 |
Balance de prueba
El balance de comprobación es un resumen de todos los saldos de débito y crédito de las cuentas del libro mayor. El total del lado del débito y del lado del crédito del saldo de prueba debe coincidir. El balance de comprobación se prepara el último día del ciclo contable.
El saldo de prueba nos proporciona una lista completa de saldos. Con la ayuda de eso, podemos elaborar informes financieros de una organización. Por ejemplo, la cuenta de operaciones se puede analizar para determinar la ganancia bruta, la cuenta de pérdidas y ganancias se analiza para determinar la ganancia o pérdida de ese año contable en particular y, finalmente, se prepara el balance de la empresa para concluir la situación financiera. de la firma.
Formato
| SALDO DE PRUEBA | ||||
| S.No. | Cuentas contables | LF | Débito (Rs.) | Crédito (Rs.) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | AVANCE DE CLIENTES | XX | ||
| 2 | AVANCE A RÍGIDO | XX | ||
| 3 | HONORARIOS DE AUDITORÍA | XX | ||
| 4 | SALDO EN BANCO | XX | ||
| 5 | PRESTAMOS BANCARIOS | XX | ||
| 6 | INTERÉS BANCARIO PAGADO | XX | ||
| 7 | CAPITAL | XX | ||
| 8 | DINERO EN EFECTIVO | XX | ||
| 9 | COMISIÓN EN VENTA | XX | ||
| 10 | GASTOS DE ELECTRICIDAD | XX | ||
| 11 | ACTIVOS FIJOS | XX | ||
| 12 | FLETE HACIA FUERA | XX | ||
| 13 | INTERÉS RECIBIDO | XX | ||
| 14 | CARGOS DE FLETE INTERIOR | XX | ||
| 15 | GASTOS DE OFICINA | XX | ||
| dieciséis | ALQUILER EXCEPCIONAL | XX | ||
| 17 | SEGURO PREPAGADO | XX | ||
| 18 | COMPRAS | XX | ||
| 19 | ALQUILAR | XX | ||
| 20 | REPARACIONES Y RENOVACIONES | XX | ||
| 21 | SALARIO | XX | ||
| 22 | SALARIO A PAGAR | XX | ||
| 23 | REBAJA | XX | ||
| 24 | GASTOS DE BIENESTAR DEL PERSONAL | XX | ||
| 25 | VALORES | XX | ||
| 26 | CREDADORES DIVERSOS | XX | ||
| 27 | DEBIDORES VARIOS | XX | ||
| TOTAL | XXXXX | XXXXX | ||
Estados financieros
Los estados financieros se preparan para conocer la ganancia o pérdida del negocio y conocer la situación financiera de la empresa.
Las cuentas de negociación, pérdidas y ganancias determinan la ganancia neta de un período contable y el balance refleja la posición de la empresa.
Todo lo anterior tiene un formato casi fijo, simplemente coloque todos los saldos de las cuentas del libro mayor en el formato que se indica a continuación con la ayuda del balance de prueba. Con eso, podemos obtener los resultados deseados en forma de ecuaciones financieras.
| Trading & Profit & Loss Account of M/s ABC Limited Para el período que finaliza el 31-03-2014 |
|||
| Informe detallado | Cantidad | Informe detallado | Cantidad |
|---|---|---|---|
| A stock de apertura | XX | Por ventas | XX |
| A compras | XX | Cerrando stock | XX |
| A los gastos de transporte | XX | Por pérdida bruta c / d | XXX |
| A gastos directos | XX | ||
| Al beneficio bruto c / d | XXX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| A sueldos | XX | Por beneficio bruto b / d | XXX |
| Rentar | XX | ||
| A gastos de oficina | XX | Por interés bancario recibido | XX |
| A gastos bancarios | XX | Por descuento | XX |
| Al interés bancario | XX | Por ingresos de comisiones | XX |
| A gastos de electricidad | XX | Por transferencia de pérdida neta al balance | XX |
| A los gastos de bienestar del personal | XX | ||
| Para auditar tarifas | XX | ||
| Para reparar y renovar | XX | ||
| A comisión | XX | ||
| A gastos diversos | XX | ||
| A la depreciación | XX | ||
| Transferencia del beneficio neto al balance | XX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| Balance sheet of M/s ABC Limited como el 31-03-2014 |
|||
| Pasivo | Cantidad | Bienes | Cantidad |
|---|---|---|---|
| Capital XX Agregar: Beneficio neto XX |
XX | Activos fijos XXXX Menos: Descripción XX |
XX |
| Préstamos bancarios | XX | Activos circulantes - | |
| Préstamos a largo plazo | XX | Valores | XX |
| Pasivo circulante - | Deudores | XX | |
| Clientes de formulario avanzado | XX | Dinero en efectivo | XX |
| Acreedores diversos | XXX | Efectivo en el banco | XX |
| Facturas a pagar | Facturas por cobrar | XX | |
| Gastos a pagar | |||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
Capital del propietario
La ecuación de equidad es la siguiente:
Owner Equity = Assets – liabilityEl propietario o el único propietario de una empresa realiza inversiones, obtiene alguna ganancia y retira algo de dinero para su uso personal, llamados dibujos. Podemos escribir esta transacción de la siguiente manera:
Investment (capital) ± Profit or Loss – drawings = Owner’s EquityActivos circulantes
Los activos que se pueden convertir en efectivo en el próximo año contable se denominan activos corrientes.
Efectivo en mano, efectivo en banco, recibos de depósitos fijos (FDR), inventario, deudores, facturas por cobrar, inversiones a corto plazo, préstamos y anticipos para el personal; todos estos se incluyen en el activo corriente. Además, los gastos pagados por anticipado también forman parte del activo circulante.
Note: Los gastos pagados por adelantado no se pueden convertir en efectivo, pero ahorran efectivo para el próximo año financiero o contable.
Pasivo circulante
Al igual que los activos corrientes, los pasivos corrientes son pasivos inmediatos de la empresa que deben pagarse dentro de un año a partir de la fecha del balance.
Los pasivos corrientes incluyen principalmente acreedores diversos, gastos por pagar, facturas por pagar, préstamos a corto plazo, anticipos de clientes, etc.