Contabilidad financiera - Libros subsidiarios

Libro de pago

El libro de caja es un registro de todas las transacciones relacionadas con el efectivo. Los ejemplos incluyen: gastos pagados en efectivo, ingresos recaudados en efectivo, pagos hechos a acreedores, pagos recibidos de deudores, efectivo depositado en el banco, retiro de efectivo para uso de oficina, etc.

En el libro de caja de doble columna, se incluye una columna de descuento en los lados de débito y crédito para registrar el descuento permitido a los clientes y el descuento recibido de los acreedores, respectivamente.

En el libro de caja de triple columna, se incluye una columna más de banco para registrar todas las transacciones relacionadas con el banco.

Note:En la contabilidad moderna, el libro de caja simple es la forma más popular de registrar transacciones en efectivo. El libro de caja de doble columna o el libro de caja de tres columnas es prácticamente para fines académicos. Se utiliza un libro de banco separado para registrar todas las transacciones bancarias, ya que son más que transacciones en efectivo. En estos días, el efectivo se usa solo para cubrir los gastos menores y de rutina de una organización. En la mayoría de las organizaciones, los salarios de los empleados se pagan mediante transferencia bancaria.

Note: El libro de caja siempre muestra el saldo deudor, el efectivo en caja y una parte de los activos corrientes.

Libro de caja de una sola columna

El libro de caja es como una cuenta contable. No es necesario abrir una cuenta de efectivo separada en el libro mayor. El saldo del libro de caja se contabiliza directamente en el balance de prueba. Dado que la cuenta de efectivo es una cuenta real, se sigue la regla, es decir, lo que entra - débito y lo que sale - crédito. Todo el efectivo recibido se contabiliza en el lado de débito y todos los pagos y gastos se contabilizan en el lado de crédito del libro de caja.

Formato

LIBRO DE EFECTIVO (Columna única)
Dr. Cr.
Fecha Informe detallado LF Cantidad Fecha Informe detallado LF Cantidad

Libro de caja de doble columna

Aquí, tenemos una columna de Descuento adicional a cada lado del libro de caja. La columna de descuento del lado del débito representa el descuento para los deudores de la empresa y el lado del crédito de la columna de descuento significa el descuento recibido de nuestros proveedores o acreedores al realizar los pagos.

El total de la columna de descuento del lado de débito del libro de caja se registra en la cuenta contable de ‘Discount Allowed to Customers’ cuenta como ‘To Total As Per Cash Book’. De manera similar, la columna de crédito del libro de caja se registra en la cuenta del libro mayor de‘Discount Received’ como ‘By total of cash book’.

Formato

LIBRO DE EFECTIVO (Columna única)
Dr. Cr.
Fecha Informe detallado LF Descuento Cantidad Fecha Informe detallado LF Descuento Cantidad

Libro de caja de triple columna

Cuando se agrega una columna más de Banco en ambos lados del libro de caja de doble columna para registrar todas las transacciones bancarias, se denomina libro de caja de triple columna. Todas las transacciones bancarias se enrutan a través de este libro de caja y no es necesario abrir una cuenta bancaria separada en el libro mayor.

Libro de caja chica

En cualquier organización, puede haber muchas transacciones pequeñas por las que se deben realizar pagos. Por lo tanto, el efectivo se mantiene con un empleado, quien lo maneja y realiza pagos regulares con él. Para hacerlo simple y seguro, se mantiene principalmente un equilibrio constante con ese empleado.

Suponga que el cajero paga 5.000 rupias al Sr. A, quien pagará con él los gastos de organización del día a día. Suponga que el señor A gasta 4.200 rupias en un día, el cajero principal paga 4.200 rupias, por lo que su saldo en el libro de caja chica será nuevamente de 5000 rupias. Es un sistema de contabilidad muy útil, ya que ahorra tiempo al cajero principal y proporciona un mejor control.

Pronto discutiremos sobre ‘Analytical or Columnar Petty Cash Book’ que se usa más comúnmente en la mayoría de las organizaciones.

Formato

LIBRO DE EFECTIVO PEQUEÑO
Cantidad recibida CBF Fecha Informe detallado Cantidad pagada Papelería e impresión Porte Cargando Gastos de envío LF

Libro de compra

El libro de compras está preparado para registrar todas las compras a crédito de una organización. El libro de compras no es un libro de compras.

Formato

LIBRO DE COMPRA
Fecha Informe detallado Factura entrante No. LF Cantidad

Libro de venta

Las características de un libro de ventas son las mismas que las de un libro de compras, excepto por el hecho de que registra todas las ventas a crédito.

Formato

VENTA LIBRO
Fecha Informe detallado Factura de salida No. LF Cantidad

Comprar libro de devolución

A veces, las mercancías deben devolverse al proveedor por diversas razones. La razón más común son los productos defectuosos o los productos de mala calidad. En este caso, se emite una nota de débito.

Formato

COMPRA VOLVER LIBRO
Fecha Informe detallado Nota de crédito No. LF Cantidad

Libro de devoluciones de venta

El motivo de la devolución de la venta es el mismo que el de la devolución de la compra. A veces, los clientes devuelven los productos si no cumplen con los estándares de calidad prometidos. En tales casos, se emite una nota de crédito al cliente.

Formato

VENTA DEVOLUCIÓN LIBRO
Fecha Informe detallado Nota de débito No. LF Cantidad

Libro de cuentas por cobrar

Los acreedores levantan las facturas a los deudores. Los deudores los aceptan y posteriormente los devuelven a los acreedores. Las facturas aceptadas por los deudores se denominan como‘Bills Receivables’ en los libros de los acreedores, y ‘Bills Payable’en los libros de los deudores. Los mantenemos en nuestro registro llamado‘Bills Receivable Books’ y ‘Bills Payable Book’.

Formato

LIBRO DE FACTURAS POR COBRAR
Fecha Recibido de Término Fecha de vencimiento LF Cantidad

Libro de facturas a pagar

Facturas por pagar emitidas al proveedor de bienes o servicios para su pago, y el registro se mantiene en este libro.

Formato

LIBRO DE FACTURAS POR PAGAR
Fecha A quien se le dio Término Fecha de vencimiento LF Cantidad

Características clave de los libros subsidiarios

Existe una diferencia entre un libro de compras y un libro de compras. Un libro de compras registra solo las compras a crédito y un libro de compras registra todas las compras en efectivo en orden crónico. El saldo diario del libro de compras se transfiere al libro de compras. Por lo tanto, el libro mayor de compras es una cuenta completa de todas las compras.

La misma regla se aplica al libro de ventas y a los libros de contabilidad de ventas.

  • Está bastante claro que mantener un libro subsidiario facilita las entradas de diario, prácticamente no es posible registrar todas y cada una de las transacciones a través de entradas de diario, especialmente en organizaciones grandes porque hace que los registros sean voluminosos y poco prácticos.

  • El mantenimiento de libros subsidiarios nos brinda un enfoque de trabajo más científico, práctico, especializado, controlado y fácil.

  • Nos brinda la posibilidad de dividir el trabajo entre diferentes departamentos, como el departamento de ventas, el departamento de compras, el departamento de caja, el departamento bancario, etc. Hace que cada departamento sea más responsable y proporciona una manera fácil de auditar y detectar errores.

  • En la actualidad, la última tecnología informática se ha establecido en todo el mundo. Cada vez más profesionales de cuentas competentes ofrecen sus servicios. La precisión, los resultados rápidos y el cumplimiento de la ley son los factores clave de cualquier organización. Nadie puede ignorar estos factores en un mercado competitivo.

Conciliación bancaria

En una fecha determinada, la conciliación de nuestro saldo bancario con el saldo de la libreta bancaria se denomina conciliación bancaria. La conciliación bancaria es un estado de cuenta que consta de:

  • Saldo según nuestro libro de caja / libro bancario
  • Saldo según libreta
  • Razón de la diferencia en los dos anteriores

Este estado de cuenta puede prepararse en cualquier momento según la idoneidad y los requisitos de la empresa, lo que depende del volumen y número de transacciones del banco.

En estos días, donde la mayoría de las transacciones bancarias se realizan de forma electrónica, el cliente recibe alertas para cada transacción. El tiempo de conciliar el banco se reduce más.

Formato

ESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
Informe detallado Saldo bancario de débito según el libro bancario Saldo bancario de crédito según el libro bancario (sobregiro)
Saldo según libro bancario 50.000 -50.000
1. Agregar: cheque emitido a las partes pero no presentado en el banco 3,25,000 3,25,000
2. Menos: cheque depositado en el banco pero aún no compensado -50.000 -50.000
3. Menos: Cargos bancarios debitados por el banco pero no registrados en nuestros libros de cuentas. -1,200 -1,200
4. Menos: interés bancario cobrado por el banco pero no registrado en nuestros libros de cuentas. -10.000 -10.000
5. Agregue: Pago depositado directamente por la parte sin que se nos informe. 1,75,000 1,75,000
Saldo según el libro / extracto bancario 4,88,000 3,88,000

Balance de prueba

El balance de comprobación es un resumen de todos los saldos de débito y crédito de las cuentas del libro mayor. El total del lado del débito y del lado del crédito del saldo de prueba debe coincidir. El balance de comprobación se prepara el último día del ciclo contable.

El saldo de prueba nos proporciona una lista completa de saldos. Con la ayuda de eso, podemos elaborar informes financieros de una organización. Por ejemplo, la cuenta de operaciones se puede analizar para determinar la ganancia bruta, la cuenta de pérdidas y ganancias se analiza para determinar la ganancia o pérdida de ese año contable en particular y, finalmente, se prepara el balance de la empresa para concluir la situación financiera. de la firma.

Formato

SALDO DE PRUEBA
S.No. Cuentas contables LF Débito (Rs.) Crédito (Rs.)
1 AVANCE DE CLIENTES XX
2 AVANCE A RÍGIDO XX
3 HONORARIOS DE AUDITORÍA XX
4 SALDO EN BANCO XX
5 PRESTAMOS BANCARIOS XX
6 INTERÉS BANCARIO PAGADO XX
7 CAPITAL XX
8 DINERO EN EFECTIVO XX
9 COMISIÓN EN VENTA XX
10 GASTOS DE ELECTRICIDAD XX
11 ACTIVOS FIJOS XX
12 FLETE HACIA FUERA XX
13 INTERÉS RECIBIDO XX
14 CARGOS DE FLETE INTERIOR XX
15 GASTOS DE OFICINA XX
dieciséis ALQUILER EXCEPCIONAL XX
17 SEGURO PREPAGADO XX
18 COMPRAS XX
19 ALQUILAR XX
20 REPARACIONES Y RENOVACIONES XX
21 SALARIO XX
22 SALARIO A PAGAR XX
23 REBAJA XX
24 GASTOS DE BIENESTAR DEL PERSONAL XX
25 VALORES XX
26 CREDADORES DIVERSOS XX
27 DEBIDORES VARIOS XX
TOTAL XXXXX XXXXX

Estados financieros

Los estados financieros se preparan para conocer la ganancia o pérdida del negocio y conocer la situación financiera de la empresa.

Las cuentas de negociación, pérdidas y ganancias determinan la ganancia neta de un período contable y el balance refleja la posición de la empresa.

Todo lo anterior tiene un formato casi fijo, simplemente coloque todos los saldos de las cuentas del libro mayor en el formato que se indica a continuación con la ayuda del balance de prueba. Con eso, podemos obtener los resultados deseados en forma de ecuaciones financieras.

Trading & Profit & Loss Account of M/s ABC Limited

Para el período que finaliza el 31-03-2014

Informe detallado Cantidad Informe detallado Cantidad
A stock de apertura XX Por ventas XX
A compras XX Cerrando stock XX
A los gastos de transporte XX Por pérdida bruta c / d XXX
A gastos directos XX
Al beneficio bruto c / d XXX
Total XXXX Total XXXX
A sueldos XX Por beneficio bruto b / d XXX
Rentar XX
A gastos de oficina XX Por interés bancario recibido XX
A gastos bancarios XX Por descuento XX
Al interés bancario XX Por ingresos de comisiones XX
A gastos de electricidad XX Por transferencia de pérdida neta al balance XX
A los gastos de bienestar del personal XX
Para auditar tarifas XX
Para reparar y renovar XX
A comisión XX
A gastos diversos XX
A la depreciación XX
Transferencia del beneficio neto al balance XX
Total XXXX Total XXXX
Balance sheet of M/s ABC Limited

como el 31-03-2014

Pasivo Cantidad Bienes Cantidad

Capital XX

Agregar: Beneficio neto XX

XX

Activos fijos XXXX

Menos: Descripción XX

XX
Préstamos bancarios XX Activos circulantes -
Préstamos a largo plazo XX Valores XX
Pasivo circulante - Deudores XX
Clientes de formulario avanzado XX Dinero en efectivo XX
Acreedores diversos XXX Efectivo en el banco XX
Facturas a pagar Facturas por cobrar XX
Gastos a pagar
Total XXXX Total XXXX

Capital del propietario

La ecuación de equidad es la siguiente:

Owner Equity = Assets – liability

El propietario o el único propietario de una empresa realiza inversiones, obtiene alguna ganancia y retira algo de dinero para su uso personal, llamados dibujos. Podemos escribir esta transacción de la siguiente manera:

Investment (capital) ± Profit or Loss – drawings = Owner’s Equity

Activos circulantes

Los activos que se pueden convertir en efectivo en el próximo año contable se denominan activos corrientes.

Efectivo en mano, efectivo en banco, recibos de depósitos fijos (FDR), inventario, deudores, facturas por cobrar, inversiones a corto plazo, préstamos y anticipos para el personal; todos estos se incluyen en el activo corriente. Además, los gastos pagados por anticipado también forman parte del activo circulante.

Note: Los gastos pagados por adelantado no se pueden convertir en efectivo, pero ahorran efectivo para el próximo año financiero o contable.

Pasivo circulante

Al igual que los activos corrientes, los pasivos corrientes son pasivos inmediatos de la empresa que deben pagarse dentro de un año a partir de la fecha del balance.

Los pasivos corrientes incluyen principalmente acreedores diversos, gastos por pagar, facturas por pagar, préstamos a corto plazo, anticipos de clientes, etc.