MIS - Proceso de desarrollo

En MIS, la información se reconoce como un recurso importante como el capital y el tiempo. Si este recurso tiene que gestionarse bien, pide a la dirección que lo planifique y controle, de modo que la información se convierta en un recurso vital para el sistema.

  • El sistema de información gerencial necesita una buena planificación.

  • Este sistema debe ocuparse de la información de gestión, no solo del procesamiento de datos.

  • Debe proporcionar apoyo para la planificación, la toma de decisiones y la acción de la gestión.

  • Debería brindar apoyo a las necesidades cambiantes de la gestión empresarial.

Los principales desafíos en la implementación de MIS son:

  • Cantidad, contenido y contexto de la información: cuánta información y qué debería describir exactamente.

  • Naturaleza del análisis y presentación - comprensibilidad de la información.

  • Disponibilidad de información: frecuencia, actualidad, bajo demanda o de rutina, periódica u ocasional, información de una sola vez o de naturaleza repetitiva, etc.

  • Exactitud de la información.

  • Fiabilidad de la información.

  • Seguridad y Autenticación del sistema.

Planificación de MIS

El proceso de diseño y desarrollo de MIS debe abordar los siguientes problemas con éxito:

  • Debe haber una comunicación eficaz entre los desarrolladores y los usuarios del sistema.

  • Debe haber sincronización en la comprensión de la gestión, los procesos y la TI entre los usuarios y los desarrolladores.

  • Comprensión de las necesidades de información de los gerentes de diferentes áreas funcionales y combinación de estas necesidades en un solo sistema integrado.

  • La creación de un MIS unificado que cubra toda la organización conducirá a un sistema más económico, más rápido y más integrado; sin embargo, aumentará la complejidad del diseño.

  • El MIS debe interactuar con el entorno complejo que comprende todos los demás subsistemas del sistema de información general de la organización. Por lo tanto, es extremadamente necesario comprender y definir los requisitos de MIS en el contexto de la organización.

  • Debe mantenerse al día con los cambios en el entorno, las demandas cambiantes de los clientes y la competencia creciente.

  • Debería utilizar el desarrollo rápido de las capacidades de TI de la mejor manera posible.

  • El costo y el tiempo de instalación de estos sistemas avanzados basados ​​en TI son altos, por lo que no debería ser necesario realizar modificaciones importantes y frecuentes.

  • Debe cuidar no solo de los usuarios, es decir, los gerentes, sino también de otras partes interesadas, como empleados, clientes y proveedores.

Una vez finalizada la etapa de planificación organizacional, el diseñador del sistema debe tomar las siguientes decisiones estratégicas para el logro de las metas y objetivos de MIS:

  • Estrategia de desarrollo: ejemplo: un lote en línea en tiempo real.

  • Estrategia de desarrollo del sistema: el diseñador selecciona un enfoque para el desarrollo del sistema, como análisis operativo versus funcional, versus análisis contable.

  • Recursos para el desarrollo: el diseñador debe seleccionar los recursos. Los recursos pueden ser internos o externos, personalizados o de uso de paquete.

  • Composición de la mano de obra: el personal debe tener analistas y programadores.

La planificación del sistema de información implica esencialmente:

  • Identificación de la etapa del sistema de información en la organización.

  • Identificación de la aplicación de SI organizacional.

  • Evolución de cada una de esta aplicación en base a los criterios de evolución establecidos.

  • Establecer un ranking de prioridad para estas aplicaciones.

  • Determinar la arquitectura óptima de IS para atender las aplicaciones de máxima prioridad.

Requisitos del sistema de información

El siguiente diagrama ilustra un breve esquema del proceso de análisis de requisitos de información:

Se pueden adoptar las siguientes tres metodologías para determinar los requisitos en el desarrollo de un sistema de información gerencial para cualquier organización:

  • Planificación de sistemas empresariales (BSP): esta metodología es desarrollada por IBM.

    • Identifica las prioridades de SI de la organización y se centra en la forma en que se mantienen los datos en el sistema.

    • Utiliza una arquitectura de datos que admite múltiples aplicaciones.

    • Define clases de datos utilizando diferentes matrices para establecer relaciones entre la organización, sus procesos y requisitos de datos.

  • Factor crítico de éxito (CSF): esta metodología fue desarrollada por John Rockart del MIT.

    • Identifica los objetivos y estrategias comerciales clave de cada gerente, así como los del negocio.

    • A continuación, busca los factores críticos de éxito subyacentes a estos objetivos.

    • La medida de la eficacia del CSF se convierte en un insumo para definir los requisitos del sistema de información.

  • Análisis de fines / medios (E / M): esta metodología fue desarrollada por Wetherbe y Davis en la Universidad de Minnesota.

    • Determina los criterios de eficacia para los productos y los criterios de eficiencia para los procesos que generan los productos.

    • Al principio, identifica los productos o servicios proporcionados por los procesos comerciales.

    • Luego describe los factores que hacen que estos resultados sean efectivos para el usuario.

    • Finalmente, selecciona la información necesaria para evaluar la efectividad de los productos.

Análisis y diseño de sistemas de información

El análisis y diseño del sistema sigue el ciclo de vida del diseño del sistema / software (SDLC) típico, como se discutió en el capítulo anterior. Generalmente pasa por las siguientes fases:

  • Definición del problema
  • Estudio de factibilidad
  • Análisis de sistemas
  • Diseño de sistemas
  • Diseño detallado del sistema
  • Implementation
  • Maintenance

En la fase de análisis, se utilizan comúnmente las siguientes técnicas:

  • Diagramas de flujo de datos (DFD)
  • Modelado lógico
  • Modelado de datos
  • Desarrollo rápido de aplicaciones (RAD)
  • Análisis orientado a objetos (OOA)

Tecnología para sistemas de información

El requisito de tecnología para un sistema de información se puede clasificar como:

  • Devices

  • Sistemas de centros de datos: es el entorno que proporciona procesamiento, almacenamiento, redes, administración y distribución de datos dentro de una empresa.

  • Software empresarial: son sistemas de software como ERP, SCM, Gestión de Recursos Humanos, etc. que cumplen con las necesidades y objetivos de las organizaciones.

  • Servicios de TI: se refiere a la implementación y gestión de servicios de TI de calidad por parte de proveedores de servicios de TI a través de personas, procesos y tecnología de la información. A menudo incluye varios marcos y metodologías de mejora de procesos como six sigma, TQM, etc.

  • Servicios de telecomunicaciones

Planificación y ejecución de pruebas del sistema

El sistema debe probarse completamente en busca de errores antes de que esté completamente operativo.

El plan de prueba debe incluir para cada prueba:

  • Purpose
  • Definition
  • entradas de prueba
  • especificación detallada del procedimiento de prueba
  • detalles de los resultados esperados

Cada subsistema y todos sus componentes deben probarse utilizando varios procedimientos y datos de prueba para garantizar que cada componente funcione como se espera.

La prueba debe incluir a los usuarios del sistema para identificar errores y obtener comentarios.

Operación del sistema

Antes de que el sistema esté en funcionamiento, se deben solucionar los siguientes problemas:

  • Seguridad, respaldo y recuperación de datos;

  • Control de sistemas;

  • Prueba del sistema para asegurarse de que funciona sin errores en todas las situaciones comerciales esperadas;

  • El hardware y el software utilizados deben poder ofrecer el procesamiento esperado;

  • Se debe mantener la capacidad del sistema y el tiempo de respuesta esperado;

  • El sistema debe estar bien documentado incluyendo;

    • Una guía de usuario para usuarios sin experiencia,

    • Una referencia de usuario o un manual de operaciones para usuarios avanzados,

    • Un manual de referencia del sistema que describe la arquitectura y la estructura del sistema.

Una vez que el sistema esté en pleno funcionamiento, debe mantenerse durante toda su vida útil para resolver cualquier problema técnico o dificultad que se presente en el funcionamiento y se pueden realizar modificaciones menores para superar tales situaciones.

Factores de éxito y fracaso

Los proyectos de desarrollo de MIS son proyectos de alto riesgo y alto rendimiento. Los siguientes se podrían afirmar como factores críticos para el éxito y el fracaso en el desarrollo de MIS:

  • Debe atender a un negocio específico y bien percibido.

  • La alta dirección debe estar completamente convencida, capacitada y dispuesta a este sistema. Idealmente, debería haber un patrocinador o patrocinador del sistema en la alta dirección.

  • Todos los usuarios, incluidos los gerentes y otros empleados, deben formar parte integral del desarrollo, implementación y uso del sistema.

  • Debe haber un prototipo operativo del sistema lanzado tan pronto como sea posible, para crear interés entre los usuarios.

  • Debe haber un buen personal de apoyo con las habilidades técnicas, comerciales e interpersonales necesarias.

  • El sistema debe ser simple, fácil de entender sin agregar mucha complejidad. Es una buena práctica no agregar una entidad a menos que haya un uso y un usuario para ella.

  • Debe ser fácil de usar y navegar con un tiempo de respuesta elevado.

  • El proceso de implementación debe seguir un objetivo y un tiempo definidos.

  • Todos los usuarios, incluida la alta dirección, deben recibir la formación adecuada, de modo que tengan un buen conocimiento del contenido y la función del sistema y puedan utilizarlo plenamente para diversas actividades de gestión, como informes, presupuestos, control, planificación, seguimiento, etc. etc.

  • Debe producir resultados útiles para ser utilizados por todos los gerentes.

  • El sistema debe estar bien integrado en los procesos de gestión de planificación, toma de decisiones y seguimiento.