Incorporación de empleados - Guía rápida
La incorporación es un proceso integral para integrar a los empleados recién nombrados en una organización y familiarizarlos con la cultura organizacional y el entorno laboral. Es una parte integral del Departamento de Recursos Humanos (HRD). La falta de un mecanismo de incorporación adecuado puede tener un impacto negativo en la productividad general de la organización.
Employee onboarding is essential to retain skilled and dedicated workforce. Un programa de incorporación de empleados ayuda en la orientación de los nuevos empleados. Da forma a la relación entre el nuevo empleado y la organización. Al implementar un buen programa de incorporación de empleados, se construirá una cultura organizacional sólida y se asegurará el futuro con un grupo calificado de recursos humanos.
Employee onboarding is a composite process;es algo más que la orientación de los nuevos empleados. La orientación de los empleados es el primer paso en el proceso de incorporación. En un sentido más amplio, el proceso de incorporación tiene como objetivo desarrollar una relación feliz y constructiva entre el empleado y el empleador. Representa los valores organizacionales, la marca y también explica la cultura profesional y el ambiente laboral.
La incorporación de empleados alinea las expectativas de los empleados y los objetivos de la organización y proporciona una fase en la que los nuevos empleados se familiarizan con éxito con la organización, los antiguos empleados y el entorno laboral. Esto dará como resultado una productividad más rápida en un corto período de tiempo.
¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de empleados se puede definir como un proceso que ayuda a los recursos humanos recién contratados a aclimatarse a la cultura organizacional, el entorno laboral y los objetivos. Esto ayuda a aprender las actitudes, adquirir conocimientos y habilidades y también los comportamientos necesarios para el funcionamiento eficaz del trabajo dentro de la organización.
Cuando se trata de satisfacción en el trabajo, las recompensas financieras pueden ser más bajas en la lista de lo que la mayoría de la gente piensa. Ser feliz con su trabajo parece depender más de los intangibles: sentirse parte de un equipo y ser valorado y apreciado constantemente supera al dinero cuando los empleados son encuestados sobre la satisfacción laboral. El proceso de incorporación de empleados es el primer paso hacia el desarrollo de dichos sentimientos y valores.
La incorporación de empleados también se puede definir de la siguiente manera:
La incorporación es un proceso estratégico para traer un nuevo empleado a la organización y proporcionar información, capacitación, tutoría y entrenamiento durante la transición. El proceso comienza con la aceptación de una oferta y durante los primeros seis a doce meses de empleo ".
Onboarding, también conocido como organizational socialization, se refiere al mecanismo a través del cual los nuevos empleados adquieren el conocimiento, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros e iniciados eficaces de la organización.
En resumen, la incorporación de empleados involucra los procesos, lo que ayuda a garantizar que los nuevos recursos humanos comiencen con el pie derecho. ¿Cómo puede un extraño conocer nuestro hogar a menos que lo dejemos entrar educadamente?
Incorporación formal
La incorporación formal incluye asignaciones y estrategias selectivas que ayudan a un nuevo empleado a cambiar de acuerdo con su nuevo puesto. Bajo la incorporación formal, los nuevos empleados frecuentemente se aíslan de los representantes existentes para encontrar ejercicios facilitados para la introducción, la preparación en el aula y la socialización.
Incorporación informal
La incorporación informal alude a los ejercicios especialmente designados y semi-resueltos mediante los cuales el nuevo empleado se entera de su nuevo empleo. La incorporación casual puede incorporar observación laboral e instrucción individual sin ensayar o reuniones con la administración y nuevos asociados, y además los detalles de comenzar en una organización, por ejemplo, aceptar identificaciones y equipo.
Note- Monster.com informa del 30% de la rotación de nuevas contrataciones externas dentro de los dos primeros años de empleo. Las estadísticas de retención de otras organizaciones, incluida la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), muestran que la rotación puede llegar al 50% en los primeros 18 meses de empleo.
La incorporación es un proceso de orientación en el que los nuevos recursos obtienen la información, las aptitudes y las prácticas importantes para convertirse en personas autorizadas e informadas claramente viables. La incorporación genera resultados positivos para los nuevos trabajadores, por ejemplo, mayor satisfacción laboral, mejor desempeño laboral y longevidad en sus puestos.
A través de un proceso de incorporación bien estructurado, los empleados recopilan los conocimientos necesarios, con un alto nivel de retención en el interés general de la organización.
Un proceso de incorporación positivo ayuda a cumplir los siguientes objetivos:
- Facilitar la capacidad del nuevo empleado para contribuir en el nuevo rol.
- Incrementar el nivel de comodidad del nuevo empleado en el nuevo rol.
- Reforzar su decisión de unirse a la organización.
- Mejora la productividad.
- Fomente el compromiso y el compromiso de los empleados.
La incorporación comienza incluso antes de que se contrate a alguien nuevo. Continúa cuando una persona es contratada y cuando comienza a trabajar. Una incorporación bien diseñada continúa durante un tiempo después de que el nuevo empleado comienza a trabajar en la organización. En otras palabras, la incorporación comienza antes de que la organización se asegure de que comience el entorno físico para el nuevo recluta.
Propósito de la incorporación de empleados
A menos que los nuevos empleados desarrollen un sentido de familiaridad con la organización, no pueden ofrecer la productividad deseada. Por lo tanto, la incorporación es de suma importancia para el buen funcionamiento de la organización.
El propósito de un programa de incorporación es desarrollar dentro de los nuevos reclutas las habilidades, el conocimiento y los comportamientos necesarios para convertirse en una contribución efectiva a la organización con la que trabaja.
Los siguientes son los propósitos importantes de la incorporación:
Atraer y retener buen talento.
Mejorar el compromiso de los empleados, impulsando así el crecimiento empresarial.
Haga que los empleados se sientan bienvenidos y valorados.
Crear alineación con la tarea, misión, cultura, valores y procesos.
Disminuye la curva de aprendizaje.
Fomente la socialización y cree un sentido de pertenencia.
Conjunto de expectativas de desempeño.
Ayude a los empleados a aprender rápidamente la cultura de la empresa.
Permita que el empleado comprenda los valores y las prioridades de la empresa.
Reducir la ansiedad de los nuevos empleados.
Un programa de incorporación eficaz educa e informa a los nuevos empleados sobre las prácticas organizativas. La implementación de un programa de incorporación consolida la relación entre el empleado y el empleador desde el principio, abre líneas de comunicación y mantiene a los empleados comprometidos a largo plazo.
Hacer que los empleados se sientan bienvenidos
Dejando de lado las ambiciones pecuniarias de los empleados, existen muchos intangibles que hacen que las personas se sientan satisfechas con su trabajo. Sentirse parte de un equipo, experimentar un ambiente de trabajo agradable y recibir un reconocimiento oportuno y justo es de gran ayuda para garantizar la satisfacción laboral de los empleados.
Los estudios realizados por el Corporate Leadership Council muestran que es fundamental que los nuevos empleados se adapten rápidamente a su nuevo lugar de trabajo. Además, es esencial que estos nuevos empleados comiencen a establecer una relación con los asociados y colegas para que puedan comenzar a absorberse en los grupos de trabajo existentes.
La incorporación puede ser solitaria, pero no tiene por qué ser una aventura en solitario, y los profesionales de RR.HH. no son los únicos que tienen el poder de hacer que el nuevo chico de la cuadra se sienta cómodo. Los empleados existentes pueden hacer su parte para ayudar a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos en su nuevo entorno laboral.
Aquí hay una lista de algunas formas creativas de involucrar al equipo en el proceso de incorporación:
- Creando tradiciones de bienvenida
- Dar un recorrido guiado por el equipo
- Usando el sistema de compañeros
Involucrar al equipo en el proceso de incorporación es fundamental porque acerca a los empleados nuevos y antiguos, y las amistades en la oficina generan un mejor trabajo y empleados más felices. Según una investigación y un informe, los empleados con amigos en el trabajo tienen un 47% más de probabilidades de amar a sus empresas.
Importancia de la incorporación de empleados
Un programa de incorporación definitivamente puede mejorar la preparación, el ajuste y el desempeño de cada empleado que asume un nuevo rol en la organización. Un programa de incorporación eficaz ofrece los siguientes beneficios:
- Mejora la moral actual de los empleados
- Reduce el tiempo de productividad
- Aumenta el compromiso de los empleados
- Reduce la rotación de nuevos empleados
- Evita gastos futuros en recontratación y reentrenamiento
- Integra a las nuevas contrataciones en la cultura corporativa, mejorando así esa cultura
La incorporación ayuda a construir y mantener equipos de alto rendimiento y lleva a la organización a tener ventajas competitivas en el mercado.
¿Por qué la incorporación de empleados?
Evitar el programa de incorporación para los nuevos empleados puede ser rentable, ya que evita que la organización gaste cierta cantidad en él. Sin embargo, un buen programa de incorporación para nuevos empleados puede sentar una base sólida para el comportamiento y la productividad de los empleados.
Sin embargo, surge la pregunta de por qué es necesaria una integración adecuada. La ausencia del programa de incorporación impide que la gerencia comprenda antes las habilidades y el comportamiento de los empleados. Se necesita más tiempo para conocer a los nuevos empleados que están empleados directamente sin pasar por los procesos de incorporación.
Los reclutas deben ingresar a la organización a través de un programa de incorporación completo y efectivo. Sin él, los nuevos empleados podrían necesitar tiempo para familiarizarse con el nuevo entorno laboral. En este momento, algunos de los reclutas pueden haber desarrollado disgustos en algunos aspectos relacionados con la organización, lo que puede deberse a la falta de conocimiento y comprensión adecuados. Esto lleva a la salida inesperada de algunos. Es probable que afecte no solo a la productividad, sino también a la moral de los empleados.
Employee engagement and employee onboarding go hand in hand. Los estudios muestran que alrededor del 33% de los empleados deciden permanecer a bordo de una empresa o saltar a otra dentro de los primeros 30 días después de unirse a la organización. El estudio muestra que todas las organizaciones deben trabajar para establecer el compromiso de los empleados mediante una incorporación efectiva.
Cuanto más se familiaricen los empleados recién contratados con la organización y su cultura, mayor será la productividad y las ganancias. Por tanto, es necesario conocer los distintos beneficios del onboarding de empleados.
Inviting and welcoming the new hire into the companyes el primer paso de un programa de incorporación de empleados. Para la mayoría de los nuevos reclutas, el primer día los hace emocionados, un poco ansiosos y ansiosos por hacer una diferencia en su nueva organización. Pero, no pueden marcar la diferencia a menos que sepan lo que se necesita para tener éxito. En este sentido, es fundamental conocer los beneficios o ventajas de un programa de onboarding eficaz para una organización.
Para que las nuevas contrataciones sean productivas desde el primer día, el equipo de RR.HH. debe asegurarse de que las nuevas contrataciones reciban educación, información y las herramientas para realizar su trabajo de manera eficaz. Y, la mejor manera de hacer que una nueva contratación sea efectiva y eficiente es el programa integral de incorporación de empleados.
Un programa integral de incorporación de empleados educa e involucra a los nuevos empleados, de modo que se vuelvan productivos y beneficiosos para la organización. La siguiente es la descripción de varios beneficios del programa de incorporación de empleados.
Analicemos ahora el major benefits de un buen programa de incorporación de empleados -
Retención y atracción de los mejores talentos
Con un programa de incorporación de empleados bueno y eficaz, se puede construir una base sólida para los elementos intangibles que crean un lugar de trabajo y una cultura de trabajo increíbles, lo que ayuda a mantener alta la retención de los mejores talentos.
Compromiso temprano de los empleados
El compromiso de los empleados es una condición previa necesaria para retener a los empleados en la organización durante un tiempo considerable. El compromiso comienza el primer día y, en este sentido, el programa de incorporación incorporado juega un papel importante.
Cuanto más eficaz y estructurado sea el programa de incorporación, mayores serán las posibilidades de lograr un largo camino en el fomento del compromiso efectivo de los empleados en el futuro.
Impulsar el crecimiento empresarial
El programa de incorporación genera el compromiso de los empleados con una nota positiva. No solo desarrolla un ambiente de trabajo afable o agradable y crea una relación, sino que también da el impulso deseado al crecimiento empresarial.
Fomento y alineación de confianza
Un buen programa de incorporación de empleados educará e informará a los nuevos empleados sobre la cultura organizacional, el crecimiento y las mejores prácticas. Durante el programa de incorporación, los nuevos empleados deben reunirse con la alta dirección y conocer directamente las iniciativas y los objetivos clave de la organización. De esta manera, el programa de incorporación genera confianza entre los trabajadores y la gerencia y alinea los objetivos individuales con los de la organización.
Buenas conexiones con los empleados
Se dice que los empleados están comprometidos cuando tienen una buena relación con los jefes y sus colegas. Para inculcarles un sentido de unión y permitirles trabajar a su máximo potencial, la mayoría de las organizaciones implementan un programa integral de incorporación. La dirección trabaja con cautela para dar la bienvenida y formar a los nuevos reclutas.
Fomento de la comunicación abierta
Un programa de incorporación de empleados proporcionará una estructura y un entorno para que los nuevos empleados obtengan respuestas a preguntas sobre su nuevo lugar de trabajo sin problemas ni presiones. Proporcionar este foro durante la incorporación ayudará a los nuevos empleados a tener un lugar de libertad para trabajar y comprender mejor el entorno laboral. Esto contribuirá en gran medida a fomentar el tipo de entorno en el que prosperen los nuevos empleados.
No se observa ningún aumento significativo en la productividad general de la organización a menos que haya una rotación de empleados bien equilibrada en una organización. Los gerentes eligen críticamente los mejores patrones de contratación, el sistema de evaluación del desempeño y las prácticas administrativas efectivas y la metodología de participación para mantener el nivel de retención en equilibrio.
En este capítulo, discutiremos exactamente cuán esencial es realmente la incorporación de un nuevo recurso.
Rotación de retención
Los nuevos empleados que pasaron por un programa de incorporación estructurado tenían un 58% más de probabilidades de estar en la organización después de tres años.
Las organizaciones con un proceso de incorporación estándar experimentan un 50% más de retención de nuevos empleados
Hasta el 20% de la rotación de empleados ocurre en los primeros 45 días
El 69% de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años si experimentaron una excelente incorporación
Rotación de costes
Se estima que los costos organizacionales de la rotación de empleados oscilan entre el 100% y el 300% del salario del empleado reemplazado
23% de la rotación de nuevas contrataciones antes de su primer aniversario
Casi el 33% de los nuevos empleados buscan un nuevo trabajo dentro de sus primeros seis meses en el trabajo
El costo promedio de reemplazar a un empleado es entre el 16 y el 20% del salario de ese empleado
Rotación de rendimiento y productividad
Las mejores empresas de su clase tienen un 35% más de probabilidades de comenzar los procesos de incorporación antes del primer día.
Los empleados cuyas empresas tienen programas de incorporación más largos obtienen la competencia total un 34% más rápido que aquellos en los programas más cortos
El 60% de las empresas no establecen hitos u objetivos para las nuevas contrataciones.
Las empresas líderes en su clase tienen 2,5 veces más probabilidades de que sus nuevos empleados progresen en el proceso de incorporación.
La satisfacción de los gerentes aumenta en un 20% cuando sus empleados reciben capacitación formal de incorporación
Solo el 37% de las empresas amplían sus programas de incorporación más allá del primer mes
El 22% de las empresas no tienen un programa de incorporación formal
Normalmente, un empleado recién contratado tarda ocho meses en alcanzar la máxima productividad.
Las organizaciones con un proceso de incorporación estándar experimentan un 50% más de productividad de nuevos empleados
Aunque los programas de incorporación son costosos para una organización, es esencial tener un programa de incorporación eficaz en el interés general de la organización. A menos que los nuevos reclutas sean remodelados según las demandas de la organización, no se materializará ningún objetivo de la organización.
La incorporación de empleados es un proceso estratégico de invitar / introducir un nuevo recurso a la organización y proporcionar capacitación, información, entrenamiento y tutoría durante la fase de transición. Un proceso de incorporación eficaz convierte a los nuevos empleados en activos para la organización.
El proceso de incorporación comienza con el reconocimiento de una oferta y continúa durante los primeros seis a doce meses de empleo en la organización.
Etapas del proceso
Las siguientes son diferentes etapas del proceso de incorporación de empleados:
Preparation - Actividades previas a la llegada, desde el primer día hasta el primer mes que aclimatan al nuevo empleado con la cultura, el equipo, el ambiente de trabajo e introducen políticas y procedimientos y módulos en línea.
Orientation - Orientación en línea para nuevos empleados de RR.HH., presencial, capacitación sobre beneficios y orientación específica al departamento.
Integration - Planificación del desarrollo del empleado por parte del supervisor y asistencia del empleado a la formación de desarrollo del personal de RRHH.
Engagement - Desarrollar conciencia de la cultura organizacional, construir relaciones, cumplir expectativas de desempeño y contribuir al éxito de la organización.
Follow-up - Seguimiento y medición de la eficacia del proceso de incorporación.
Note- Hace dos décadas, según la Oficina de Estadísticas Laborales, el número promedio de trabajos ocupados en la carrera de una persona era seis. Hoy en día, el número promedio de trabajos ocupados es de 11. Y según la Oficina de Estadísticas Laborales, el costo de reemplazar a un empleado es más del 25% de su salario anual (algunos dicen que el 50%), por lo que es muy costoso cuando no lo hace. No lo hagas bien.
En las organizaciones modernas agudizadas por la tecnología y la dura competencia, el DRH de cada empresa no deja piedra sin remover para contratar y retener empleados talentosos. Con esta intención en mente, todos optan por tener un plan de incorporación exitoso para la nueva generación que se une a la organización. El plan de incorporación, por lo tanto, da un buen comienzo hacia el logro de los objetivos de la organización.
Los defensores de la incorporación lo describen como un enfoque integral para atraer nuevas contrataciones que va más allá de la simple orientación. Los gerentes a menudo están tan obsesionados con reclutar trabajadores talentosos que se olvidan de pensar en lo que sucederá una vez que el nuevo empleado llegue listo para trabajar. Realmente se trata de calcular el costo de contratar nuevos trabajadores para la empresa. Las empresas necesitan nuevas contrataciones para ser productivas y, especialmente en una empresa pequeña, cada empleado cuenta.
Think onboarding begins on an employee's first day? Wrong. Un programa de incorporación exitoso comienza realmente durante el proceso de reclutamiento y contratación. Un proceso de incorporación está vinculado y, de alguna manera, comienza con la marca de empleador que crea para atraer a las personas que se ajustan perfectamente a los objetivos generales de su empresa. Los expertos sugieren que comience el proceso de orientación antes de que un candidato sea contratado formalmente, incluyendo amplia información sobre su lugar de trabajo y su cultura en la sección Carreras de su sitio web.
Una nueva contratación seguramente será required do a lot of paperwork,Entonces, ¿por qué no empezar? Muchas empresas optan por enviar los formularios legales necesarios junto con una carta de oferta formal. También puede enviar un manual del empleado con anticipación, para que los nuevos miembros del personal no se sientan abrumados con la información el primer día.
En la intranet de una empresa, puede poner a disposición de un nuevo empleado multimedia such as videos and podcasts that state your company's overall strategic goals,hable sobre los valores de su empresa y proporcione testimonios de empleados. Como beneficio adicional, estos videos pueden presentar a líderes de la empresa, lo que ayudará a presentar a los jugadores clave, reduciendo el interminable juego de nombres que suele ocurrir el primer día de un empleado.
Aquí hay una lista de cosas que debe tener listas para cuando sus nuevos empleados entren por la puerta:
Enviar un correo de bienvenida a un nuevo empleado a todos en la empresa
Configurar una estación de trabajo
Consiga al nuevo trabajador una placa de seguridad si la necesita
Crear la cuenta de correo electrónico del nuevo empleado
Tener una pila de tarjetas de visita esperando
Proporcionar una placa de identificación en su escritorio o en la puerta de la oficina.
Configurar su sistema telefónico y proporcionar instrucciones para usar el correo de voz
Proporcionar guías para cualquier software necesario que él o ella usará.
El supervisor inmediato de un nuevo empleado también debe estar presente el primer día. Lo peor que puede hacer es que aparezcan nuevos empleados cuando su supervisor inmediato no esté allí durante tres o cuatro días. Es como casarse y no tener a su cónyuge en su luna de miel.
No es difícil entender por qué los nuevos empleados inicialmente están un poco confundidos y temen hablar con su gerente inmediato sobre cuestiones generales como dónde está el escáner y cómo pueden usarlo. Por tanto, es fundamental familiarizar a los nuevos empleados con cada detalle relacionado con el lugar de trabajo. No solo ahorrará el valioso tiempo de la organización en el futuro, sino que también aumentará su nivel de energía.
Con la ayuda de un programa eficaz de incorporación de empleados, uno debe apuntar a presentar la información esencial en un diseño simple de procesar, de modo que el nuevo empleado pueda dedicarse a los aspectos más exigentes de su trabajo en la organización.
Lista de preparativos para la incorporación de empleados
El equipo de RR.HH. debe incluir los siguientes puntos en su lista, mientras incorporan a un nuevo empleado a la empresa:
- Asignación de espacio de trabajo
- Organización de las necesidades de equipos informáticos
- Organizar el teléfono
- Guiar al baño Guiar al baño
- Guiando a la cafetería
- Dar acceso a los sistemas de seguridad (si es necesario)
- Dar acceso al edificio de oficinas y al lugar de trabajo
- Navegación a empresa
- Transporte a empresa
- Área de estacionamiento y asignación de estacionamiento
Horarios de responsabilidades y expectativas laborales
El cronograma de las tareas del trabajo y las expectativas para un nuevo empleado son los siguientes:
Llame y dé la bienvenida al empleado, una vez que se acepte la oferta formal
Revise la fecha de inicio, la hora de llegada, la ubicación, las opciones de transporte / estacionamiento, el código de vestimenta, los planes de almuerzo y una vista previa de la agenda del primer día.
Proporcione una dirección de correo electrónico y / o un número de teléfono para que los nuevos empleados puedan comunicarse con usted, si es necesario.
Informe al empleado si necesita traer algo el primer día.
Planifique el horario general del empleado durante la primera semana más o menos
Eventos de bienvenida como almuerzo, desayuno con los miembros del equipo o RRHH durante la primera semana.
Agenda detallada para el primer día
Es hora de explorar Employee Gateway y otros sitios importantes
Presentaciones y reuniones con personas clave como colegas, amigos / mentores con quienes los nuevos empleados pueden interactuar regularmente.
Asigne a un amigo para que sirva de mentor al nuevo empleado, idealmente un compañero que esté entusiasmado con el trabajo y que esté dispuesto a responder preguntas durante las primeras semanas del nuevo empleado.
Recopile información para proporcionar el primer día, como la descripción del trabajo, el mapa / directorio del departamento, el organigrama, información relacionada con las metas y prioridades de la unidad, etc.
Planifique una primera tarea para que tenga éxito temprano.
Ambiente de trabajo
Obtenga credencial de identificación del edificio, placa de identificación y tarjetas de presentación, si es necesario.
Haga arreglos para tener algunos suministros de oficina listos en su estación de trabajo, incluso si se ordenan nuevos suministros más adelante.
Asegúrese de que el espacio de trabajo del empleado esté disponible, limpio y organizado, y que las llaves necesarias estén en buen estado.
Si un empleado ha solicitado adaptaciones en el lugar de trabajo, trabaje con su socio de recursos humanos para coordinar con anticipación, si es posible
Considere un pequeño obsequio de bienvenida, como una taza de café.
Tecnologías de la información
Organice la instalación y configuración del teléfono. Organice las autorizaciones y el acceso a unidades comunes.
En todos los casos, el registro del empleado debe establecerse primero en Workday, incluida la documentación adecuada que autoriza la oferta de empleo, contrato y autorización para trabajar.
Verifique la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del nuevo empleado, y asegúrese de que esté configurado con cualquier nombre de usuario / contraseña que se necesitará
Determine a qué sistemas deberá acceder el empleado y comience el proceso para proporcionar los permisos y / o la capacitación necesarios.
Aprendizaje y desarrollo
Identifique las fechas límite para la capacitación obligatoria.
Explore e identifique la capacitación opcional que desea asignar a los nuevos empleados.
Los nuevos empleados se encuentran confundidos y vacilantes en cuanto a cómo se adaptarán y familiarizarán con las personas en el nuevo mundo al que acaban de llegar. En medio de tanta confusión y vacilación, buscan frenéticamente un aliado o mentor confiable que pueda guiarlos de manera amable a través de todas las aparentes dificultades que están a punto de enfrentar en el nuevo entorno laboral.
Teniendo en cuenta la delicada situación anterior, algunas empresas han adoptado un enfoque proactivo al utilizar formal mentoring programsdurante la incorporación de nuevas contrataciones y por una buena razón. Se ha demostrado que la tutoría eficaz aumenta el compromiso de los empleados y ayuda a la retención.
El papel de un mentor
Designar un mentor para los nuevos empleados es una tarea de gestión cuidadosamente elegida. La naturaleza de la designación de un mentor varía según la política interna de la organización.
En algunas organizaciones, un empleado llamado buddy, se asigna a un nuevo empleado para la orientación e incorporación de nuevos empleados. El compañero desempeña un papel parecido al de un mentor, pero el compañero suele ser un compañero de trabajo y un compañero con más experiencia del nuevo empleado.
El propósito de un mentor es ayudar al nuevo empleado a absorber rápidamente las normas culturales y sociales de la organización y actuar de acuerdo con la naturaleza del trabajo. El mentor puede ayudar al empleado continuo a acostumbrarse y ser más efectivo en su trabajo actual.
Asesorar a un nuevo empleado durante la incorporación
A continuación, se incluyen seis consejos útiles para asignar mentores a un empleado durante la incorporación de nuevas contrataciones:
Goal defining to the Mentoring Program- Es importante establecer y articular lo que espera lograr con su programa de tutoría. Tener un objetivo claro le permitirá asegurar la participación de líderes, mentores y nuevos empleados.
Assigning a Qualified Employee as a Mentor- Se necesita una combinación especial de conocimientos y experiencia para orientar eficazmente a un compañero de trabajo. Los mentores no solo deben poseer experiencia en sus funciones laborales y un amplio conocimiento de la empresa, sino que también deben tener la capacidad para enseñar o capacitar a la nueva generación.
Make the Mentors Participate in Onboarding- No espere hasta que se complete esa importante primera semana de incorporación de empleados para involucrar a los mentores en el proceso. Incluso si su colección de mentores aún no se ha asignado a nuevas contrataciones individuales, estos empleados pueden ayudar a RR.HH. liderando presentaciones o ejercicios de incorporación.
Practice with Patience while Assigning Mentors- Si se le asigna el papel de hacer de casamentero mentor-aprendiz, no necesariamente se apresure a juzgar. Es conveniente esperar y observar hasta que se complete la primera semana del nuevo empleado para designar un mentor. En este momento, tendrá una mejor percepción en cuanto a la elección de una persona adecuada que encajaría bien desde el punto de coincidir con la química corporal del mentor y el aprendiz.
Assigning both a Buddy and a Mentor to the New Hire- Idealmente, cada nuevo empleado tendrá dos asesores útiles. Mientras que un "amigo" le muestra al nuevo empleado los entresijos de la oficina, ayuda con las presentaciones y responde preguntas generales que no pertenecen a la función laboral, un "mentor" debe ser alguien del mismo departamento que el nuevo empleado. El mentor ayuda a los nuevos empleados a desarrollar su carrera en la organización guiándolos en su desempeño laboral real.
Building a Good Mentor-Mentee Relationship- Una vez que a cada nuevo empleado se le ha asignado un mentor, vale la pena lanzar formalmente su programa de una manera divertida. Comience con una actividad para romper el hielo y una excursión grupal para almorzar. Cuando comienza cada nueva generación de su programa de tutoría con el pie derecho, coloca mejor a los mentores para ayudar a preparar a sus empleados emparejados para el éxito en sus nuevos puestos. Resulta muy beneficioso para la organización, ya que adquiere una raza: bien entrenada, preparada y con conocimientos.
En el mejor de los casos, las relaciones mentor-aprendiz resultan mutuamente beneficiosas. El aprendiz (los nuevos empleados) recibe orientación para crecer dentro de la empresa, mientras que el mentor tiene la oportunidad de perfeccionar sus habilidades de liderazgo.
Para la implementación objetiva de un plan de incorporación bien diseñado, es necesario tener una lista de verificación de incorporación de empleados. Esto funcionará como un recordatorio para que la incorporación del empleado sea efectiva y eficiente. Ahora, aprendamos más sobre la lista de verificación de incorporación de empleados.
Una lista de verificación completa y bien diseñada es un requisito previo necesario para la implementación exitosa de un programa de incorporación para los nuevos empleados. Tenga en cuenta que las listas de este módulo brindan un lugar para comenzar. Tendrá que adaptar cada lista de verificación para satisfacer las necesidades de su propia organización y también la naturaleza del trabajo.
Employee Onboarding Checklist se divide en dos tipos:
- Lista de verificación previa a la llegada (antes del primer día)
- Lista de verificación posterior a la llegada (durante y después del primer día)
Ahora, entendamos cuáles son los elementos de la lista de verificación y su relevancia.
Lista de verificación previa a la llegada
Se requiere una lista de verificación previa a la llegada antes de la llegada de los nuevos empleados. Asegura que todo esté organizado y preparado en el lugar de trabajo antes de una nueva llegada.
La lista previa a la llegada puede incluir lo siguiente:
Enviar un correo electrónico o una carta de bienvenida o hacer una llamada al empleado después de que se acepte la oferta; proporcionándole detalles de salario y beneficios.
Colocar el equipo y la ropa de trabajo necesarios (si es necesario).
Oferta para recorrer el edificio del lugar de trabajo.
Instalación de puesto de trabajo y teléfono, buzón de voz y acceso a Internet.
Información a la seguridad en cuanto al recién llegado.
Informar al personal actual sobre la fecha de llegada y los antecedentes del nuevo personal, etc.
Informar al personal actual sobre la fecha de llegada y los antecedentes del nuevo personal, etc.
Las listas de verificación garantizarán que no se ignore ninguna parte del proceso de incorporación.
Lista de verificación posterior a la llegada
La lista de verificación de llegada contiene todos aquellos elementos que son necesarios para que los empleados se sientan como en casa y aprendan a relacionarse con la gente nueva, el nuevo ambiente de trabajo y, obviamente, una nueva cultura organizacional.
Primer día
El primer día deja un impacto duradero en los empleados. Por eso, cada organización se esfuerza por hacer que sus nuevos empleados se sientan como en casa. El nuevo empleado es bienvenido y cómodo. El empleado se siente bienvenido y preparado para empezar a trabajar; comienza a comprender la posición y las expectativas de desempeño.
La organización debe presentar solo la información básica de una manera fácil de digerir para que los nuevos empleados puedan dedicarse a los aspectos más exigentes de su trabajo.
Los nuevos empleados cuentan con facilidades para acceder a información, información de seguridad y claves.
El compañero o mentor responde a cualquier pregunta inmediata que pueda tener el empleado.
A los nuevos empleados se les puede dar un recorrido por las instalaciones inmediatas en el lugar de trabajo.
Se les da tiempo para instalarse y revisar toda la información proporcionada durante el día.
Se les requiere que informen sobre el día, obtengan respuestas a cualquier pregunta pendiente que tengan y se les proporcione un horario y actividades para los próximos días.
Primera semana
En la primera semana, los empleados obtienen su asignación inicial. Durante este tiempo, los empleados obtienen una mejor comprensión de la organización y sus funciones laborales. Los empleados comienzan a aprender los conceptos básicos de la cultura y los estándares organizacionales. Aprenden y se familiarizan con los procedimientos operativos estándar relacionados con su trabajo.
Si bien las actividades que realizan los empleados durante la primera semana varían de una empresa a otra y de un puesto a otro, el conocimiento del nuevo entorno y de nuevas personas va tomando forma.
Primer mes
Durante el primer mes, los empleados se familiarizan con el horario de trabajo, las obligaciones laborales y las expectativas. La socialización toma forma y los empleados se incorporan gradualmente a la cultura de la organización.
El nuevo empleado se vuelve consciente de su desempeño en relación con el puesto y las expectativas. Continúa desarrollándose, aprendiendo sobre la organización y construyendo relaciones profesionales.
Primeros tres meses
Durante los primeros tres meses, los empleados adquieren plena conciencia de su función y responsabilidades en la organización. Empieza a trabajar de forma independiente y a producir un trabajo significativo. El nuevo empleado ahora se siente como en casa con el nuevo entorno, tanto funcional como socialmente.
Primeros seis meses
Durante este tiempo, el empleado desarrolla y gana el impulso necesario para realizar su trabajo y producir resultados. También se prepara para tomar iniciativas. Su nivel de confianza aumenta y ahora está involucrado en el nuevo rol mientras continúa aprendiendo. El nuevo empleado ahora está convencido de discutir con otros empleados y con el jefe cómo pasaron las cosas y qué más le sería útil.
Primer año
El nuevo empleado ahora está completamente comprometido con su nuevo rol. Aplica sus habilidades y conocimientos, toma decisiones acertadas, contribuye a las metas del equipo, comprende cómo sus asignaciones afectan a otros en la organización y desarrolla relaciones laborales efectivas.
Durante este tiempo, trabaja con cierto nivel de autonomía. Él mismo ha desarrollado una sólida comprensión de la misión y la cultura de la organización. Tiene confianza y está listo para aceptar tareas adicionales. Sobre todo, el empleado se siente como en casa mientras trabaja en la organización.
Dado que el propósito del programa de incorporación es presentar a los nuevos empleados su trabajo, los compañeros de trabajo y la organización y su cultura laboral, cada organización, grande o pequeña, prepara su propio plan de incorporación que se adapta a sus necesidades y capacidad. No se realiza como una formalidad o tradición empresarial, sino como una parte esencial de la gestión de recursos humanos.
Hay muchas formas de orientar eficazmente a los nuevos empleados hacia una empresa y un puesto, pero ciertos programas formalizados son más beneficiosos porque son consistentes y estandarizados. La siguiente es una discusión sobre los diversos tipos de programas de incorporación adoptados por diferentes organizaciones.
Tipos de incorporación
Hay muchos tipos diferentes de programas de incorporación que son implementados por diferentes organizaciones para lograr el mismo objetivo de presentar un nuevo empleado a la organización en cuestión para prepararlo para un papel constructivo en la realización de los objetivos de la organización.
El tipo de programa más común incluye una breve sesión de orientación en la que un nuevo empleado completa el papeleo necesario y recibe folletos relevantes que explican la misión, las políticas y las expectativas de la empresa. Otros programas incluyenformal training sessions, mentorship programs, leadership involvement, y otras iniciativas similares destinadas a involucrar a empleados exitosos de alto nivel en el proceso de orientación.
Por lo general, las empresas más pequeñas no cuentan con los recursos necesarios para implementar un programa de incorporación formal y efectivo. Por lo tanto, los nuevos empleados a menudo reciben una breve introducción a la empresa y luego se espera que aprendan a través del conocido proceso de prueba y error.
Como hay diferentes tipos de incorporación de empleados, también hay varias caras de la incorporación. Comprendamos en detalle las diversas caras de la incorporación de empleados.
Incorporación regular de empleados
A menudo denominada socialización organizacional, la incorporación de empleados se refiere al proceso mediante el cual los nuevos empleados reúnen los conocimientos, las habilidades y el comportamiento necesarios para convertirse en una parte eficiente del equipo existente.
Dado que el mercado de recursos humanos estima que el 50% de las fallas de contratación ocurren dentro de los 18 meses en el trabajo para puestos que no sean de nivel superior, las empresas, grandes y pequeñas, se están asegurando de que sus empleados no formen parte del 25% de la población que busca transiciones de carrera todos los años.
Incorporación de usuarios / consumidores
El proceso de incorporación utilizado para aumentar la probabilidad de que un nuevo usuario adopte con éxito su producto / servicio después de la compra se conoce como incorporación de usuarios. La razón principal por la que las empresas lo convierten en una parte vital de su estrategia de marketing es la retención.
La retención de usuarios es importante hoy en día porque casi cada producto / servicio tiene al menos un centenar de alternativas con ofertas y precios competitivos. La mayoría de las empresas pierden a sus usuarios en los primeros dos meses de la compra, ya sea porque la experiencia de posventa fue decepcionante para el consumidor o porque el consumidor simplemente no entendió cómo aprovechar al máximo su compra.
Incorporación de clientes
Una de las funciones más críticas para las empresas B2C y B2B, la incorporación de clientes impacta directamente en la experiencia, el servicio y las relaciones del cliente, lo que conduce a una mayor aceptación. Cada cliente tiene diferentes expectativas, metas, objetivos y comprensión del producto o servicio que ofrece; por lo que es imprescindible incluir una autopresentación al incorporarlos.
En el capítulo anterior, hemos entendido los diferentes tipos de incorporación de empleados. En este capítulo, discutiremos sobre la incorporación de empleados para diferentes cuadros / designaciones / rangos / grados.
A continuación, se muestran los diferentes tipos de incorporación para diferentes designaciones:
- Incorporación para jóvenes
- Incorporación para gerentes
- Incorporación de directores
La incorporación de empleados no puede ser la misma para todos los empleados de ninguna organización. A medida que la experiencia crece, la responsabilidad, el respeto y el trato también cambia y aumenta. Por lo tanto, la incorporación de empleados será diferente para diferentes empleados según sus respectivas designaciones.
Incorporación de empleados para jóvenes
En el pasado, la responsabilidad de convertir a un extraño recién contratado en un empleado adecuado y con conocimientos se dejaba al empleado experimentado del departamento de personal en el programa de orientación del primer día. De esta manera, la empleada tuvo que hundirse o nadar hacia el éxito desde aquí.
Hoy en día, la incorporación es la adición más reciente a la lista de verificación de un gerente. Las empresas se dan cuenta de que hay una gran recompensa en este período único de luna de miel al hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido y cómodo en su nuevo entorno, asegurarle a la persona que ha tomado una buena decisión y minimizar el tiempo que lleva convertirse en miembros productivos de su nuevo entorno. grupo de trabajo.
La incorporación de empleados para un Junior es la siguiente:
Envíe un correo electrónico a todos en la oficina para que estén preparados para recibir a un nuevo empleado.
Instale la computadora y configure las cuentas de correo electrónico del nuevo empleado. Proporcione guías para cualquier software necesario que vaya a utilizar.
Configure su sistema telefónico y proporcione instrucciones para usar el correo de voz y cualquier otro sistema de comunicación requerido por el nuevo empleado para llevar a cabo sus responsabilidades de manera efectiva.
Tenga una pila de tarjetas de visita esperando.
Designe un espacio de trabajo y proporcione una placa con el nombre de su escritorio o puerta de la oficina como una señal tangible de que ha preparado el espacio.
Ayude al novato a aprender nombres y trabajos. Haga un organigrama informal de su departamento que explique quién es responsable de qué. Incluya también a su jefe y a su jefe, junto con otras personas con las que es probable que se encuentre su recién llegado.
Finalmente, explique al nuevo empleado sus expectativas sobre el desempeño. Una revisión detallada del formulario de evaluación del desempeño de su empresa es una de las tareas de incorporación más importantes y desatendidas. Un buen trabajo de incorporación puede quitar semanas de la curva de aprendizaje y hacer que el nuevo empleado trabaje para que sea completamente productivo rápidamente.
Incorporación de empleados para gerentes
Los gerentes ocupan puestos importantes y estratégicos en una organización. Desempeñan un papel decisivo a la hora de cambiar el destino de la organización. Cuando se trata de gerentes de contratación, tiene dos opciones:
- Contratación externa
- Promoviendo desde dentro
Si todavía se encuentra en las primeras etapas, o si tiene empleados en su mayoría sin experiencia en su equipo de servicio al cliente, probablemente terminará contratando personal externo a su empresa.
Hay algunas desventajas de contratar personal externo a su empresa. Entre ellos, hay datos que muestran que es más caro y que las contrataciones externas tienden a irse antes.
Los empleados externos tampoco tendrán el mismo conocimiento del producto que alguien que haya subido de rango. No ocurre lo mismo cuando se promueve desde adentro. Pero, depende de cuánto tiempo estuvo el nuevo gerente en su puesto anterior; podrían tener más dificultades para afirmar su autoridad sobre sus compañeros de equipo anteriores.
La incorporación de empleados para gerentes es la siguiente:
Send them a management handbook. Cualquier cosa que le dé al nuevo gerente una idea sobre la cultura y las políticas de la empresa lo ayudará a sentirse menos incómodo en su primer día.
Providing other supplementary materials to put them at ease. Los gerentes recién nombrados pueden recibir imágenes que muestren cómo se ejecutan las cosas en la organización.
Get the paperwork out of the way.Si puede, envíe cualquier papeleo que necesite ser revisado y firmado; esto puede ahorrar tiempo el primer día.
Give them a “day before” meeting or call.Una vez que hayan tenido la oportunidad de revisar algunos de los materiales que les ha enviado, programe una hora para charlar antes del primer día. Puede darles un resumen de lo que pueden esperar y pueden hacer cualquier pregunta que surja en el manual del empleado (o el papeleo, etc.).
La idea general es hacer que el nuevo entorno sea menos abrumador, familiarizando al nuevo gerente con rostros e ideas del interior de la empresa.
Incorporación de empleados para directores
Los nuevos directores enfrentan una curva de aprendizaje empinada y la presión para escalar rápidamente es intensa. En el entorno empresarial que cambia rápidamente en la actualidad, un nuevo director debe estar al tanto de las cuestiones relacionadas con la empresa y la cultura de la junta lo antes posible para comenzar a agregar valor.
La incorporación del director es la siguiente:
Los programas de inducción de directores suelen estar a cargo de secretarios corporativos, a veces con aportes del director de recursos humanos.
Si el nuevo miembro de la junta ha tenido alguna formación general previa en el papel de director, la inducción puede centrarse en la empresa, sus productos, servicios y jugadores clave, el contexto empresarial más amplio y la cultura de la junta y cómo opera. .
Idealmente, el nuevo director debería pasar algún tiempo en la sede de la empresa con altos ejecutivos.
Se debe alentar a los nuevos directores de la junta a que realicen visitas al sitio para ver la mayor parte de las operaciones de la empresa sobre el terreno.
Las juntas también pueden contemplar tener un programa de mentores informal que empareje a un nuevo director con un director con más experiencia que pueda brindar una perspectiva sobre las actividades de la sala de juntas.
Idealmente, un nuevo director sin experiencia previa en la junta participará en un programa de capacitación para directores generales. Le dará la oportunidad de familiarizarse más con el papel de la junta y los directores individuales, importantes regulaciones de gobierno y requisitos de cotización, y los problemas de gobierno que afectan a la sala de juntas hoy.
La incorporación y el compromiso de los empleados van de la mano. Cualquier programa que implemente debe ser atractivo. El propósito de la incorporación de empleados es involucrar a los empleados desde el principio. La incorporación es más que simples listas de verificación; involucra a los nuevos empleados en la cultura de la empresa y promueve un equipo altamente funcional. Cuando la incorporación se realiza correctamente, los empleados están más comprometidos y son más productivos.
La incorporación es un problema de gestión muy poco enfocado, tal vez porque el retorno no es inmediato y las ganancias de retención generalmente no son convincentes. Sin embargo, la incorporación está directamente relacionada con el talento de la organización y, si no cuenta con un gran personal, las cosas se desmoronan.
La participación temprana del nuevo empleado es fundamental para el éxito del programa de orientación para nuevos empleados. El compromiso de los empleados ya no se trata solo de la motivación para contribuir como individuo, sino que ahora está alineado con los objetivos comerciales del empleador y los requisitos del cliente.
Involucre al nuevo empleado en actividades de grupo con sus compañeros.
Programe almuerzos de equipo con miembros senior con frecuencia. Estos son métodos informales para medir el nivel de compromiso de los nuevos empleados.
Organice actividades de formación de equipos que involucren también a otros miembros del equipo.
Alinear a la nueva contratación con los objetivos de la empresa y las necesidades del cliente lo antes posible es fundamental para su desempeño.
¿Cómo crear un programa atractivo?
La incorporación se trata de involucrar a los nuevos empleados. Esto es significativo ya que hay una cantidad alarmante de desconexión en el lugar de trabajo.
El equipo de RR.HH. puede implementar los siguientes métodos para generar participación en sus esfuerzos de incorporación:
A Quick Survey for Employee - Esto ayudará a proporcionar una buena evaluación de referencia para usar con fines de comparación al finalizar los esfuerzos formales de incorporación.
Creating Individual Career Growth Plans- El compromiso proviene de que los empleados se sienten respetados y tienen un interés en el éxito de la empresa. La creación de planes de carrera / crecimiento ayuda porque no solo brinda puntos de referencia de éxito a los nuevos empleados, sino que simplemente preguntando cómo puede apoyarlos genera lealtad.
Leaders Accountability- Cuando un empleado se queja del trabajo, a menudo el problema no está en el trabajo; es con el gerente. La escasez de mentores y líderes buenos y de calidad en la fuerza laboral actual es directamente proporcional a la escasez de lealtad de los empleados. Es una relación de causa y efecto.
Explaining the Future Plans- Los empleados satisfechos reciben un sueldo, pero los empleados comprometidos contribuyen a su misión. Para participar, sus empleados deben conocer sus objetivos de desempeño y la misión de la empresa más allá de ganar dinero.
La verdad es que la mayoría de los empleados no son intrínsecamente desleales; simplemente buscan un trabajo que les resulte satisfactorio y atractivo. Es importante tener en cuenta que la satisfacción laboral y el compromiso no son lo mismo. Los empleados satisfechos mantendrán la empresa a flote, pero los empleados comprometidos ayudarán a que la organización crezca.
Diferentes formas de involucrar a los empleados
Como gerente, mantener a sus empleados comprometidos es quizás el mayor desafío al que se enfrenta. También es una gran oportunidad para obtener un compromiso a largo plazo y un esfuerzo discrecional de su equipo. Ese esfuerzo finalmente conducirá a una mayor productividad.
El equipo de RR.HH. puede recurrir a las siguientes estrategias para crear una experiencia de incorporación más eficaz y atractiva:
Empezando por delante
No hay mucho que sea menos atractivo que pasar horas llenando el papeleo. Acelere el proceso de incorporación al permitir que los nuevos empleados completen el papeleo con anticipación para que su primer día o dos comiencen aprendiendo sobre la cultura de la empresa y conociendo a sus nuevos colegas.
Esparciéndose
No se deje engañar pensando que es una buena idea reducir todo el proceso de incorporación en solo una semana para que los empleados puedan convertirse en miembros del equipo súper productivos más rápidamente. La incorporación es más que conocer a su gerente y aprender dónde está la fotocopiadora. Así es como los empleados aprenden lo que se necesita para tener éxito en el trabajo, y esto llevará tiempo.
Brindar oportunidades para practicar
Involucrarlos en una parte pequeña pero significativa de un proyecto temprano les ayudará a desarrollar sus habilidades y su confianza. No se limite a decirles qué habilidades necesitan para realizar su trabajo con éxito, bríndeles oportunidades reales para practicar las habilidades en el trabajo.
Personalizando la experiencia
Es necesario conocer y discutir los objetivos profesionales del empleado y analizarlos para ver cómo sus objetivos coinciden con los de la organización. Hacer que sus empleados se sientan apreciados y respetados, tanto como empleados como como individuos, puede contribuir en gran medida a formar empleados felices y productivos y una gran cultura empresarial.
Beneficios de la participación de los empleados a través de la incorporación
Un programa de formación de nuevos empleados atractivo puede tener numerosos beneficios tanto para su empresa como para los nuevos empleados.
Los beneficios del programa de incorporación de empleados son los siguientes:
More Productive Employees - Si un empleado se involucra adecuadamente durante la orientación para nuevos empleados, es más probable que preste mucha atención a su trabajo y se asegure de que todos los procedimientos y procesos se sigan correctamente y de que se desempeñen de la mejor manera posible.
Loyal Employees- Invertir en sus empleados brindándoles la capacitación y actualización adecuadas es extremadamente importante cuando se trata de construir una relación a largo plazo con un nuevo empleado. Si su nuevo miembro del personal siente que ha sido capacitado y apoyado adecuadamente, es más probable que se sienta emocionalmente involucrado en su empresa. Esto no solo aumenta la lealtad de los empleados, sino que también puede ayudar a disminuir su tasa de rotación.
Better Information Retention- Cuando los nuevos empleados están realmente comprometidos con su formación, se distraen con menos facilidad y, por tanto, retienen más información. Esto es valioso porque significa que es menos probable que se vuelva a capacitar y que los nuevos empleados que están más interesados en sus nuevos puestos también tienen menos probabilidades de aumentar su tasa de rotación.
Una experiencia de incorporación atractiva preparará a sus empleados para el éxito y el compromiso a largo plazo en el trabajo. Invertir en mejorar su incorporación es bueno para sus empleados y es bueno para la empresa.
Para la implementación efectiva de un programa, el seguimiento es un paso esencial a seguir. La incorporación de empleados no es una excepción. El seguimiento de los nuevos empleados es fundamental para una incorporación eficaz. Los gerentes deben involucrarse con sus nuevos empleados y determinar si es necesario realizar cambios en su proceso de capacitación. Reúnase constantemente con nuevos empleados y ayúdelos a resolver cualquier problema en el camino.
No solo es poco profesional, sino también de mala educación cuando le pregunta a su nuevo miembro del equipo después del primer mes si "todo le va bien". Es necesario un seguimiento constructivo de los nuevos empleados.
Los nuevos miembros del personal siguen siendo bastante vulnerables después de un mes en un nuevo puesto. De hecho, muchos se describirían a sí mismos como sintiéndose "conscientemente incompetentes", en otras palabras, son conscientes de cuánto aún no saben.
Es por eso que el check-in posterior a la contratación de 30 días es crucial. No es solo una oportunidad para que discuta si se están cumpliendo sus expectativas iniciales. Es la oportunidad perfecta para que su nuevo miembro del equipo comparta con usted si sus expectativas también se están cumpliendo.
Put Time Aside- 30 días en cualquier negocio pueden pasar en muy poco tiempo. El tiempo pasa rápido para usted ya que está ocupado realizando los trabajos asignados. Pero para un empleado nuevo puede parecer una eternidad si no ha recibido comentarios regulares.
Preparation- Si hay una reunión programada, puede estar seguro de que su nuevo miembro del equipo se preparará para la conversación. Entonces, para evitar un "¿todo está bien?" escenario, dedique unos minutos a preparar su parte del check-in de 30 días también.
The Setting- No hace falta decir que un ascensor en movimiento no es el foro más apropiado para el check-in de 30 días. Tampoco lo es un taxi de camino a una reunión o de regreso. Tampoco es simplemente sentarse en la esquina del escritorio de su nuevo miembro del equipo con una cerveza para charlar un viernes por la tarde.
The 2-Way Conversation- Recuerde que el check-in de 30 días no es solo su oportunidad de proporcionar sus comentarios. Por supuesto, tendrá la oportunidad de hablar, pero debe dejar que ellos inicien la conversación.
Listen Carefully- Tal como lo hizo en su entrevista inicial con ellos, durante el registro de 30 días debe escuchar el doble de lo que habla. Por supuesto, cuando brinde sus comentarios, aunque tenga algunas observaciones generales, cuando sea posible, intente relacionar la conversación con sus expectativas de éxito específicas.
Encourage Them- En su mayor parte, 30 días es demasiado pronto para tomar decisiones drásticas. Ya sea que se trate de una conversación que fluya libremente o que haya algunos silencios incómodos o comentarios inesperados y difíciles, cuando sea apropiado, informe a los nuevos empleados que está de su lado y que hará todo lo posible para ayudarlos a cumplir sus objetivos.
Follow-up- El seguimiento es uno de los pasos más importantes a pesar de que ocurre más allá del registro real de 30 días. Si ha aceptado hacer algunos cambios, investigar algo, hablar con otro miembro del equipo o volver con su nuevo miembro del equipo con una respuesta a una pregunta en particular, asegúrese de hacerlo. Y si es posible, comprométase a hacerlo en un período de tiempo relativamente corto.
Nadie respeta a un gerente de "hablar sin hacer nada". Y si esa es la impresión que crea en la marca de los 30 días, será difícil recuperar el respeto cuando se trata de conversaciones futuras relacionadas con el desempeño.
Consejos para un seguimiento eficaz de los empleados
Tener un seguimiento eficaz y constante demuestra que cree en lo que se le enseñó durante la capacitación. Al hacer un seguimiento, transmite un mensaje de seriedad e importancia. Este es un paso esencial en la iniciativa de formación general. Si la gerencia no está haciendo un seguimiento, los empleados se preguntarán por qué deberían molestarse en implementar las nuevas habilidades o procedimientos.
Una vez que sus empleados hayan recibido capacitación o hayan aprendido algo nuevo, es importante hacer un seguimiento con ellos. El seguimiento no solo le brinda la oportunidad de escuchar lo que sus empleados realmente piensan sobre sus habilidades o conocimientos recién adquiridos, sino que también demuestra su interés en el éxito de sus empleados.
A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán con su seguimiento:
Pregunte a sus empleados cómo les gustaría que se realizara el seguimiento.
Permita que sus empleados sean creativos con sus propias formas de reforzar la capacitación y las nuevas habilidades que aprendieron. Sea comprensivo y receptivo a sus ideas.
Asignar asignaciones periódicas sobre diferentes temas de la formación.
Asigne un "aprendiz" a cada empleado que asistió a la capacitación. Pídale al empleado que enseñe un tema a la semana a su nuevo "aprendiz".
Anime a sus gerentes y supervisores a poner en práctica inmediatamente las habilidades que aprendieron en la capacitación. Pueden predicar con el ejemplo.
Quieres que el entrenamiento esté fresco en sus mentes.
Ser atento. Observe a sus empleados en acción mientras ponen en práctica sus nuevas habilidades.
Si sus empleados desarrollaron planes de acción como parte de su capacitación, reúnase con ellos individualmente para verificar el progreso.
Reúna un breve cuestionario y envíelo por correo electrónico a sus empleados para obtener sus comentarios.
Como ocurre con los esfuerzos más valiosos, el aprendizaje eficaz requiere tiempo y práctica. Cuanto más haces algo, más fácil se vuelve. Por eso es tan importante asegurarse de que sus empleados reciban el seguimiento adecuado de su formación.
Mientras realiza el seguimiento de la capacitación de sus empleados, programe reuniones con sus empleados individualmente. Pídales que sean honestos con usted y comparta tanto las buenas como las malas experiencias que hayan tenido al implementar las nuevas habilidades que han aprendido durante la capacitación. Esto hará que sus empleados sientan que tienen voz en su desarrollo y que usted valora su opinión.
Se ha demostrado que un proceso de incorporación claro aumenta la confianza y la satisfacción, mejora la productividad y el rendimiento, y reduce el estrés y la confusión de los nuevos empleados.
La incorporación es el sistema o proceso de "comenzar" y completar todas las tareas de inicio del proyecto, de poner al día a los nuevos empleados para que puedan trabajar juntos de manera efectiva, obtener toda la información que necesita y tener una excelente relación con los nuevos contrata.
Ahora está establecido que establecer y aclarar las expectativas de los empleados es una parte importante del proceso de incorporación. Los requisitos y expectativas deben establecerse desde el principio. Los nuevos empleados no deben sorprenderse una vez que comiencen a trabajar. Establezca expectativas y utilícelas para evaluar el progreso.
Establecer expectativas y límites claros, y ser franco sobre lo que deberá hacer el nuevo empleado los hará sentir más cómodos y capaces. Refuerza el hecho de que están trabajando con un profesional, no con su compañero. También les muestra que te tomas en serio su proyecto y la relación.
Establecer expectativas durante la incorporación de empleados
Contratar a una nueva persona para unirse a su equipo es muy emocionante, especialmente si ha estado tratando de ocupar el puesto durante un tiempo. Si bien es posible que tenga montones de trabajo apilados esperando su llegada, asegúrese de no abrumarlos de inmediato. Minimizará las posibilidades de que estén aptos para el trabajo.
Dar una buena primera impresión marca el tono de la duración de su empleo. Es importante proporcionar una formación completa, estar disponible y permitirles que se adapten fácilmente a su nueva función. Si espera demasiado demasiado pronto, es muy probable que asuste al nuevo empleado y vuelva a quedar vacante el puesto.
Si los nuevos empleados se encuentran confusos y tienen problemas para adaptarse al equipo y actuar de acuerdo con las expectativas, es el programa de incorporación el culpable.
Siga estos consejos para poner al día a sus nuevos trabajadores:
Providing Immediate Training- Es importante comenzar a capacitar a sus nuevos empleados de inmediato, pero no espere que se den cuenta de inmediato. Aprender nuevos sistemas, procesos y procedimientos lleva tiempo; así que tenga paciencia y prepárese para responder a muchas preguntas.
Regular Offering of Feedback- No puede esperar que los nuevos empleados sepan si han cometido un error. Aprender a hacer un nuevo trabajo es un proceso de prueba y error. Brinde retroalimentación todos los días sobre las cosas que la persona está haciendo bien y sugerencias suaves sobre cómo mejorar.
Making Clear Expectations- No es justo poner grandes expectativas en un nuevo empleado antes de que haya tenido la oportunidad de familiarizarse con el trabajo. Cree un plan de 30-60-90 días detallando lo que se espera de ellos en cada hito. Reúnase con ellos regularmente para discutir su progreso y responder cualquier pregunta que tengan.
Including them in a Right Away- Asegúrese de que los nuevos empleados se sientan parte del equipo desde el primer día. Invítelos a reuniones de equipo, dele una pequeña parte de un proyecto en el que trabajar y escuche sus ideas. A medida que se sientan más cómodos en su nuevo rol, aumente gradualmente su nivel de responsabilidad.
Si no se establecen expectativas realistas entre usted y su nuevo empleado, entonces puede conducir a un estado en el que ninguno de los dos comprenderá claramente qué esperar del otro.
Esto puede generar miedo, confusión, ansiedad y frustración por parte de su nuevo empleado, lo que puede producir una falta de compromiso y esfuerzo. Por lo tanto, para eliminar este problema potencial, debe asegurarse de que su nuevo empleado tenga expectativas realistas.
La incorporación es un programa integral y es útil tanto para organizaciones pequeñas como grandes. Sin embargo, los métodos para llevar a cabo el programa de incorporación suelen variar de una organización a otra según su tamaño, la naturaleza del trabajo, etc.
La incorporación no es un programa de un día ni de una sola vez. Es un proceso que se prolonga durante un período de tiempo considerable hasta que los nuevos empleados se aclimatan por completo a la nueva cultura laboral, personas y procedimientos laborales. Los precursores del onboarding son el preembarque y la orientación.
Las actividades previas al embarque preparan para la llegada del nuevo empleado. New Hire Orientation da la bienvenida a los nuevos empleados y los introduce en la empresa. Luego, la incorporación involucra a los nuevos empleados en actividades laborales productivas y los ayuda a asimilarlos a su grupo de trabajo.
La forma en que asigna el trabajo a los empleados es importante para el proceso de incorporación. A veces es posible involucrar a los empleados en los proyectos que se les asignan. Sin embargo, los nuevos empleados tendrán menos experiencia y necesitarán más orientación. Usar el método más eficaz facilitará la tarea de asignar trabajo para usted y sus nuevos empleados.
La asignación de trabajo durante la incorporación de empleados se divide en tres categorías:
- El enfoque dictatorial
- El enfoque de Apple Picking
- El enfoque colaborativo
El enfoque dictatorial
Bajo este enfoque, el jefe o el gerente actúa como un dictador. Él juega un papel fundamental a la hora de decidir qué, dónde, cuándo, por qué, cómo se hacen las cosas y quién las hará. Los empleados que no sigan las instrucciones se enfrentan a medidas disciplinarias o se les pide que den una explicación. Esto puede resultar en la jubilación prematura de los empleados.
The dictatorial leader traits are - todo el poder de toma de decisiones es de ellos, exige poco realista, usa disciplina y castigo excesivos, no permite que otros cuestionen las decisiones o la autoridad
A more passive style of this is - todo el poder de toma de decisiones es de ellos, demandas poco realistas empañadas de humor, formas sutiles de disciplina y castigo, permite preguntas sobre decisiones (en la superficie) pero las ignora, finge ser su amigo solo para salirse con la suya
El enfoque de Apple Picking
El enfoque de selección de manzanas brinda a los miembros del equipo la libertad necesaria para elegir sus asignaciones. Aquí, el miembro del equipo elige un proyecto de una lista de tareas que deben completarse.
Este enfoque funciona bien cuando el tamaño del equipo es pequeño y solo hay unas pocas tareas por asignar. Para que este enfoque sea eficaz, las tareas deben tener el mismo valor y carga de trabajo.
El enfoque colaborativo
En el enfoque colaborativo, todo el equipo recibe una lista de tareas y se les pide a todos los miembros del equipo que establezcan fechas límite y prioridades para cada tarea. Se lleva a cabo una reunión de equipo para decidir a quién se le asignará qué tarea.
Este enfoque es la forma más eficaz de asignar el trabajo cuando los miembros del equipo deciden cómo se distribuye el trabajo. Los miembros del equipo tienen la oportunidad de elegir una tarea que sea más significativa para ellos. Sin embargo, este enfoque no es adecuado para asignaciones urgentes.
¿Cómo sabes que todo el trabajo duro que dedicaste a la incorporación de nuevos empleados está dando sus frutos? La incorporación no es ni puede ser un flujo de información unidireccional. Puede y debe brindar a los nuevos empleados la oportunidad de compartir sus comentarios sobre la empresa en general y el proceso de incorporación en particular.
Puede utilizar la información que recopile durante el proceso de retroalimentación para tener una idea de lo que está funcionando bien en su nueva experiencia de contratación y luego hacer ajustes en su programa según sea necesario.
En este capítulo, analizaremos cómo el equipo de RR.HH. puede recopilar comentarios a través de encuestas para mejorar un proceso de incorporación existente.
Sesiones individuales
Las sesiones individuales son excelentes para recopilar comentarios cualitativos sobre cómo piensan y sienten los empleados. Es posible que pueda condensar esta información en breves fragmentos o anécdotas para compartir con las partes interesadas clave.
A menudo tiene sentido que el gerente directo de un empleado dirija la sesión. Pero, la organización puede tener a alguien de nivel superior para ejecutar la sesión para obtener resultados efectivos.
Si planea realizar sesiones de recopilación de comentarios individuales, aquí hay algunas ideas para preguntas que puede usar:
¿Cómo va todo hasta ahora? ¿Cuáles han sido algunos de los aspectos más destacados de su experiencia? ¿Cuáles son algunos de los desafíos que ha enfrentado?
¿Tiene suficiente, muy poco o demasiado tiempo para realizar su trabajo?
¿Cómo se compara su experiencia hasta ahora con la forma en que se le presentó la empresa y el trabajo durante el proceso de solicitud y entrevista?
¿Qué comentarios tienes sobre tu experiencia de incorporación?
¿Hay algo que aún no esté claro sobre nuestra empresa o su función?
¿Tiene todo lo que necesita para realizar su trabajo?
¿Qué te ayudaría a hacer mejor tu trabajo?
¿Hubo algo que surgió durante su sesión de retroalimentación que no fue cubierto por las preguntas anteriores?
Comentarios cuantitativos / encuestas
Si está tratando de obtener una visión más general de cómo se sienten sus nuevos empleados en general, puede usar una encuesta cuantitativa. A menudo es útil enviar este tipo de encuesta en puntos clave durante el proceso de incorporación, como al final de la primera semana o el primer mes de un empleado.
El siguiente es un modelo de formulario de retroalimentación utilizado en las empresas.
Step 1 - Recibí mi oferta de empleo e información asociada de manera oportuna -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 2 - La información que recibí antes de mi llegada me ayudó a asentarme -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 3 - Sabía dónde informar, a quién ver y me sentí bienvenido a mi llegada -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 4 - Después de completar los módulos 1 y 2 de la inducción corporativa, obtuve una comprensión de los objetivos, valores y requisitos de seguridad y salud laboral de la Universidad -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 5 - La inducción de mi unidad de trabajo inicial fue útil e informativa -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 6 - Se explicaron los requisitos locales de salud y seguridad en el lugar de trabajo y se completó la lista de verificación de WHS -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 7 - Mi nuevo rol fue explicado de manera efectiva y pude comenzar a trabajar sin demoras innecesarias -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 8 - Mi supervisor me ha informado de cualquier capacitación obligatoria que debo completar -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 9 - Entiendo mis obligaciones de gestión, desarrollo y revisión de la libertad condicional y del desempeño -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Step 10 - Me siento bien informado y cómodo en mi función -
| Totalmente de acuerdo | Discrepar | ||
| De acuerdo | Muy en desacuerdo |
Enviar este tipo de mensaje a los nuevos empleados desde el principio es esencial. Desea asegurarse de atraparlos durante esa ventana crucial cuando toman la decisión de quedarse a largo plazo.
Beneficios de los comentarios de los nuevos empleados
El proceso de incorporación es extremadamente importante para sus nuevos empleados, así como para los futuros empleados. Encuestar a los nuevos miembros de su equipo después de llevar a cabo una parte del proceso de incorporación para obtener comentarios sobre su experiencia, fortalezas y debilidades de su proceso de capacitación puede mejorar su empresa en su conjunto.
Los beneficios del New Employee Feedback son los siguientes:
La recopilación de comentarios de los empleados revelará lo que piensan los trabajadores sobre el programa de incorporación en particular y la empresa a la que representan, en general.
Descubra si el programa de incorporación de nuevos empleados de su organización es eficaz. ¿El nuevo miembro del personal comprende sus funciones laborales y está aprendiendo a desempeñar su puesto de manera eficaz?
Obtenga información sobre por qué los nuevos empleados se sienten atraídos por su empresa. Esto lo ayuda a comprender cuáles son los beneficios percibidos de su empresa y le brinda características específicas para destacar durante la contratación futura.
Las encuestas para nuevas contrataciones brindan al miembro del personal la oportunidad de ofrecer áreas de mejora en el proceso de contratación y capacitación y para solucionar cualquier problema que esté experimentando.
Conozca los detalles sobre la percepción del candidato sobre la experiencia de reclutamiento y contratación. ¿Se sintieron cómodos durante la entrevista?
Cuando encuesta regularmente a los nuevos empleados, está recopilando datos gradualmente que pueden analizarse con el tiempo. Esto le permite ver si los cambios en el proceso de reclutamiento, contratación o capacitación están mejorando la retroalimentación de los nuevos empleados o, si tal vez, se debe implementar un nuevo plan de acción.
Los informes de respuesta agrupados por: satisfacción laboral, apoyo del supervisor, capacitación y orientación, políticas y procesos de la empresa, lo ayudan a reconocer rápidamente las tendencias en las nuevas experiencias de contratación.
Para concluir, los comentarios de los empleados recién contratados después de unos días de su estadía en la organización ayudan a la gerencia a analizar la utilidad y la capacidad del programa de incorporación en curso para obtener mano de obra experimentada y calificada como se desee. Si se descubre que el programa de incorporación en curso es deficiente en la entrega de lo esperado a las nuevas contrataciones, la gerencia introduce cambios en él y lo actualiza y renueva para adaptarse a las necesidades de incorporación de los participantes.