Los gerentes no deben desarrollar el hábito de encargar contrataciones en escenarios de último momento. Los buenos gerentes tienden a familiarizarse con las personas mucho antes de llamarlas para una contratación. Estas pueden ser personas con las que han tenido interacciones en un transporte público, a través de conversaciones casuales o conexiones mutuas.
Es muy posible que un gerente conozca a personas cuyos antecedentes y experiencia se adapten bien a trabajos específicos en su empresa, pero es posible que no haya vacantes en ese momento. A veces, es posible que los candidatos no deseen el puesto por sí mismos, pero pueden recomendar a alguien que sea elegible para el puesto, desee el puesto y esté disponible para la contratación.
Durante eventos de la industria como conferencias y ferias comerciales, un gerente puede tomar nota mental de cualquier candidato que encuentre impresionante. Por ejemplo, un gerente puede escuchar a un orador de la industria que posee grandes habilidades para hablar en público, algo que es parte del criterio del gerente.
A veces, un gerente puede encontrarse con un candidato con talento en bruto que necesita algo de pulido. En ese caso, un gerente puede aconsejar al candidato que se prepare y siga haciendo un seguimiento con él después de una duración determinada.