Arquitectura de gestión de proyectos
La Arquitectura de Gestión de Proyectos sirve como una descripción general del PM colaborativo -
- Entradas y salidas del sistema.
- Factores que deben ser considerados por el sistema.
- Servicios proporcionados por el sistema.
- Cómo los servicios se coordinan e integran entre sí.
Echemos un vistazo a dos arquitecturas anteriores que influyen en el pensamiento, antes de pasar a la Arquitectura de gestión de proyectos colaborativos (CPMA).
Modelo integrado de Dixon para PM
La siguiente ilustración muestra el modelo de gestión colaborativa de Dixon:
El sistema apoya ampliamente tres áreas de gestión principales:
Project Management implica planificar, estimar, programar, controlar y evaluar las actividades dentro de las limitaciones de recursos para cumplir con los criterios de rendimiento del producto.
Resource management implica la identificación y asignación precisas de recursos.
Cost management implica el análisis y medición de información sobre el consumo planificado y real de recursos dentro del proyecto y se ocupa de la evaluación y el control del seguimiento del proyecto.
Las entradas del sistema son las necesidades de las que se debe ocupar.
El módulo de planificación y programación detallada maneja y controla la gestión de proyectos y recursos.
Los módulos de Gestión de configuración y desarrollo técnico ejecutan funciones de PM.
El módulo de Control y Monitoreo de Calidad facilita los servicios de monitoreo y control.
Los resultados del sistema incluyen informes y entregables.
El modelo de Dixon no incluye repositorio de proyectos y no tiene aspectos colaborativos. El proceso de gestión es de naturaleza secuencial y la influencia de un módulo sobre el siguiente es unidireccional. Este modelo es aplicable solo a entornos bien definidos y repetidos.
Arquitectura de coordinación de proyectos de Mauer
Las entradas del sistema incluyen presupuesto, recursos y objetivos. Los resultados del sistema incluyen productos, soluciones, procesos y métricas. Las métricas se utilizan para analizar y examinar el desempeño del proyecto.
El módulo de Gestión de Coordinación de Proyectos gestiona el lado más suave del PM, que se ocupa de las interacciones personales. Los cuatro componentes principales del sistema de coordinación del proyecto son:
The project repository- Funciona como una memoria de proyectos. Toda la información sobre el proyecto se almacena aquí.
The project planning component - Permite a los miembros del equipo medir los niveles de dependencia entre elementos de información y planificar el proyecto en términos de tiempo y recursos.
The project execution component- Apoya y fomenta la gestión del flujo de trabajo con la ayuda del plan del proyecto. Permite volver a planificar y reprogramar.
The project control component - Apoya el seguimiento del proyecto, permite a los miembros del equipo evaluar el estado actual y recopilar las métricas.
Este modelo alude a la colaboración y enfatiza solo en el nivel de coordinación, y no especifica claramente las entradas y salidas del sistema. Las especificaciones de entrada y salida animan a los miembros del equipo a considerar entradas adicionales a un sistema de PM y salidas producidas por el sistema.
El modelo de Maurer es muy completo, que incluye tanto las funciones del sistema como el contexto de gestión de apoyo en el que funcionan las funciones. Describe las funciones y servicios del sistema como módulos, pero no especifica cómo estos módulos están interrelacionados.
La siguiente ilustración muestra el modelo de gestión colaborativa de Mauer:
Arquitectura colaborativa de gestión de proyectos
La arquitectura colaborativa de PM incluye cuatro componentes principales:
- Presencia del proyecto.
- Niveles de apoyo colaborativo.
- Gestión del conocimiento del proyecto.
- Ciclo de proyectos.
La siguiente ilustración muestra la gestión colaborativa de proyectos:
Presencia del proyecto
La presencia se puede describir como la sensación de estar dentro de un entorno y se refiere a la presencia en el mundo real. Los siguientes tres componentes apoyan a los miembros distribuidos del proyecto para construir una mejor comprensión compartida del contexto del proyecto.
Project dictionary - Aquí, los términos clave, conceptos, proceso y metodología se definen brevemente y se aclaran con precisión.
Business Rules and Policies- Los miembros del equipo especifican explícitamente las reglas y regulaciones relacionadas con el proyecto para todos los sitios. Estas reglas y políticas permiten a los miembros del equipo seguir y mantener ciertos estándares para las actividades del proyecto y documentar estas actividades para su posterior recuperación.
Project Context Information- Los miembros del equipo deben estar familiarizados con el contexto del proyecto para ser productivos a largo plazo. Los antecedentes, los límites y los objetivos del proyecto deben estar debidamente documentados y compartidos con todos los miembros del proyecto.
Niveles de apoyo colaborativo
A medida que las personas colaboran, hay tres modos en los que las personas pueden trabajar de manera colaborativa:
- Obra recopilada
- Trabajo coordinado
- Obra concertada
Obra recopilada
En este nivel, cada miembro del equipo realiza un esfuerzo individual.
No se requiere coordinación entre los miembros para que cada miembro sea productivo.
La productividad del equipo es básicamente la suma de esfuerzos individuales.
El modo de trabajo aquí es análogo a un equipo de velocistas, cada uno de los cuales hace el mejor esfuerzo individual posible.
La estructura del proceso y la estructura de la tarea es baja o inexistente. La necesidad de señales de comunicación interactivas también es bastante baja. Las aplicaciones informáticas típicas para respaldar el trabajo recopilado son el procesamiento de texto, las hojas de cálculo y las aplicaciones de gráficos.
Nivel colaborativo coordinado
En este nivel, el éxito del equipo depende de su capacidad para coordinar sus esfuerzos y cooperar entre sí.
Este nivel de colaboración implica manejar las interdependencias entre actividades.
Los procesos de colaboración coordinados tienden a estar ordenados, estructurados y caracterizados por transferencias e integración progresiva.
Las aplicaciones informáticas típicas para respaldar el trabajo coordinado incluyen correo electrónico, calendario de equipos, automatización del flujo de trabajo y muchas más.
Este nivel se diferencia del nivel colectivo, ya que está más estructurado en términos de proceso, hitos específicos y transferencias.
Nivel colaborativo concertado
En este nivel, todos los miembros del equipo contribuyen en concierto al esfuerzo del grupo, y el desempeño de cualquier individuo influye en la capacidad de desempeño de todos los demás miembros.
La estructura de tareas y procesos es mucho más alta para el trabajo concertado que para el trabajo coordinado, porque cualquier comportamiento de un miembro del equipo afecta simultáneamente la productividad de los demás y la necesidad de comunicación interactiva se vuelve continua.
La gestión de proyectos a nivel concertado requiere una estrecha coordinación y cooperación entre los miembros del proyecto.
La herramienta PM admite todas las funciones mencionadas a nivel recopilado y coordinado.
En este nivel, un empleado puede buscar, recuperar, actualizar y cargar documentos de acuerdo con el rol de usuario predefinido.
Ciclo del proyecto
Project Cycle destaca los contenidos que requieren apoyo colaborativo. Tiene cuatro pasos principales. Identificamos algunas actividades generales que deben realizarse en cada paso; cada proyecto puede tener variaciones para estos pasos.
Paso 1: tener una comprensión clara del proyecto.
Tareas de toma de sentido y toma de decisiones, como identificar el alcance del proyecto, los objetivos, los patrocinadores clave y la brecha entre la situación actual y la situación ideal (la brecha entre "Tal como es" y "Por ser").
Estimación de las necesidades de recursos del proyecto (como presupuesto, tiempo y personal).
Analizar y evaluar las alternativas de solución y realizar análisis de riesgo son algunas funciones típicas de esta etapa.
Paso 2: hacer un plan para lograr los objetivos del proyecto.
Las funciones típicas incluyen actividades de análisis y toma de decisiones, como la distribución del proyecto en tareas y subtareas manejables.
Analizar la interdependencia de tareas entre sí.
Formar el equipo del proyecto, asignando y asignando recursos y tareas a los miembros del equipo.
Elaborar el cronograma del proyecto, definir las medidas de progreso, planificar la gestión de riesgos y la gestión de cambios, formar el plan de comunicación y configurar el Cuaderno del proyecto que incluye todos los documentos relacionados con el proyecto.
Paso 3: ejecución del plan del proyecto
Recopilación de información sobre el progreso del proyecto.
Ejecución de la gestión de riesgos y cambios, actualización y mantenimiento del Cuaderno del Proyecto.
Esta etapa es la parte más dinámica y crucial de la gestión de proyectos. Una herramienta de gestión de proyectos colaborativa mejora en gran medida la capacidad de seguimiento del proyecto.
Paso 4: identificación de los criterios de aprobación
Reflexionar sobre el proceso del proyecto, incluido lo que salió bien y lo que salió mal, y comparar la planificación inicial del proyecto con el proceso actual del proyecto.
Identificar una posible mejora si el proyecto idéntico se llevará a cabo en el futuro.
Gestión colaborativa del conocimiento
La gestión del conocimiento se centra en la gestión de datos, información y conocimiento a nivel corporativo. El conocimiento se puede dividir en dos categorías:
Tacit knowledge - saber cómo y qué.
Explicit knowledge - conocer hechos, cifras y teorías.
La gestión del conocimiento es el proceso de absorber, crear, compartir y utilizar el conocimiento. La diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión del conocimiento se destaca en la siguiente tabla:
| Gestión de proyectos (PM) | Gestión del conocimiento (KM) |
|---|---|
| PM requiere un esfuerzo finito durante un período de tiempo determinado | La GC es un proceso continuo donde el conocimiento se mantiene mientras sea esencial. |
| PM está orientado a objetivos. | KM no está necesariamente orientado a objetos; es una especie de sí mismo. |
El conocimiento se crea y modifica según lo requieran las actividades del proyecto en curso, y el contexto de creación y aplicación del conocimiento es significativo.
Los proyectos hacen que la GC sea esencial a lo largo del tiempo y los contextos.
Una herramienta de GC ayuda en actividades de generación de conocimiento como el intercambio de conocimiento y la conversión, el intercambio de conocimiento tácito, la externalización a través de la comunicación.
KM especifica reglas, regulaciones, políticas, etc., y proporciona funciones para la recopilación de información, acceso, actualización, recuperación, empresa y archivo.
Facilita funciones para la integración de información de diferentes fuentes. Los datos y la información reales se almacenan en un repositorio de documentos en diferentes formatos de documentos.
La gestión colaborativa del conocimiento permite transferir datos de una fuente a otra, por ejemplo, importar o archivar importantes intercambios de correo electrónico como archivos de texto. Al recopilar datos e información de múltiples proyectos, KM permite a los gerentes de proyecto comparar y contrastar información entre proyectos para derivar patrones y así crear conocimiento.