Herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas se clasifican según su nivel de funcionalidad con respecto a la colaboración y la capacidad de gestión de documentos. Las herramientas se pueden agrupar de acuerdo con su capacidad para manejar las siguientes cuatro actividades:
- Manejo de documentos de archivo y grupo
- Conferencia por computadora
- Sistema electrónico de reuniones
- Espacio de trabajo electrónico
Manejo de documentos de archivo y grupo
La funcionalidad principal de esta categoría implica trabajar con documentos y manejar archivos.
Los empleados solo tienen una vista compartida y acceso limitado a archivos / documentos, mientras que también existe la posibilidad de editarlos individualmente, documentarlos / administrarlos y almacenarlos en una base de datos central, así como la autoría colectiva y revisión de documentos.
El trabajo sincrónico en documentos también puede ser parte de una herramienta de manejo de documentos grupal, además de las capacidades de comunicación básicas, como notificaciones por correo electrónico y tweets.
Conferencia por computadora
Existe la posibilidad de que los empleados vean y trabajen en documentos simultáneamente o en la pantalla del otro.
Las conferencias por computadora proporcionan espacio para reuniones asincrónicas y en cadena, así como para conversaciones de texto en tiempo real y reuniones en tiempo real. Se comparten archivos y documentos.
Las conferencias de audio y video son modos de comunicación bastante comunes.
Sistema electrónico de reuniones
La conducción de reuniones es la funcionalidad básica de cualquier organización empresarial.
Las reuniones pueden ser regulares (misma hora, misma dirección), sincrónicas (misma hora, diferente dirección) o asincrónicas (diferente hora, diferente dirección).
Los miembros de las reuniones son notificados por correo y pueden charlar, llevar a cabo discusiones en tiempo real, utilizando instalaciones de audio y videoconferencia. Los miembros también pueden participar en encuestas (de forma anónima si lo prefieren), realizar debates en grupo y compartir documentos y archivos.
Los participantes pueden mostrar y realizar anotaciones en presentaciones de Power Point, compartir aplicaciones de software en vivo e incluso trabajar simultáneamente en documentos.
Finalmente, las actividades centradas en la reunión apoyan el proceso de la reunión, incluida su configuración, el mantenimiento de la agenda y la distribución de las actas después de la reunión.
Espacio de trabajo electrónico
La idea principal de tener un espacio de trabajo electrónico es proporcionar a los miembros del equipo un espacio común para coordinar y organizar su trabajo.
Los equipos pueden almacenar documentos de forma centralizada, trabajar con ellos, resolver problemas a través de debates, mantener listas de tareas pendientes y libretas de direcciones con información sobre los contactos del grupo e incluso realizar un seguimiento de los hitos del proyecto y las interacciones del proyecto.
Hay espacios de trabajo para diferentes equipos y las personas pueden ser miembros de varios espacios de trabajo.
Ciertamente, la clasificación anterior no está limitada. Hay varias otras categorías de nivel funcional, como correo electrónico, calendario electrónico, trabajo propio, apoyo a la toma de decisiones grupales, redacción colaborativa y aprendizaje electrónico.