Gestión del cambio
La gestión del cambio es un proceso, una especialidad empresarial y un conjunto de conocimientos. La noción de gestión del cambio como proceso o tarea puede describirse como un arma de doble filo.
La primera ventaja se aplica al cambio interno de forma secuencial dentro de una empresa en curso. El objetivo es implementar nuevos métodos y sistemas controlados de forma más eficaz en una empresa.
El segundo filo de la espada de la gestión del cambio es aplicable a los cambios sobre los que la empresa ejerce poco o ningún control (como la legislación, la agitación social y política, etc.).
Cambiar como sistema
Un enfoque de sistemas involucra dos fundamentos importantes:
Primero, establece que nada puede cambiar sin afectar todas las partes del sistema al que pertenece.
En segundo lugar, el cambio en cualquier parte de un sistema influye en todas las demás partes del sistema.
Los sistemas se pueden categorizar como open o closed sistema.
Los sistemas abiertos responden en gran medida al entorno externo. Por el contrario, los sistemas cerrados no responden bien a los impactos ambientales. Ningún sistema puede cerrarse por completo: el grado en que un sistema está abierto o cerrado está determinado por la medida en que se pueden controlar los cambios.
El problema del cambio
El problema del cambio incluye una o más divisiones o grupos, toda la empresa o uno o más aspectos del entorno de la empresa.
La base del sistema requiere respuestas a al menos estas cinco "W" y una "H" (quién, qué, por qué, dónde y cuándo ... luego cómo).
Los siguientes ejemplos se pueden utilizar para formular preguntas específicas:
- ¿Quién de la empresa debe participar en el cambio?
- ¿Qué ejercicios hay que cambiar?
- ¿Por qué necesitamos cambiar nuestras prácticas actuales?
- ¿Dónde se necesitan más los cambios?
- ¿Cuándo considerará la empresa la implementación?
- ¿Cómo mejorar nuestras prácticas tradicionales?
Fase de cambio del programa
El modelo de proceso se estructura en tres fases:
Phase 1 − Creating the change foundation - Se centra en alinear los elementos comerciales y el liderazgo mediante la creación de nuevos objetivos centrados en el cliente, el establecimiento de patrocinios y la obtención de compromisos y capacidades.
Phase 2 − Designing the change plan - Se enfoca en alinear la misión corporativa con el plan de cambio y determinar los desafíos.
Phase 3 − Implementing the change plan - Se enfoca en implementar el cambio con la ayuda de un programa de comunicación efectivo y administración de clientes.
Proceso y estrategia de comunicación
La comunicación juega un papel vital en los niveles estratégico, táctico y personal en la creación de cambios. La comunicación es importante para:
Alinee el desempeño de los empleados y de la empresa con los objetivos comerciales.
Permita que los clientes comprendan y adopten el cambio a través de la educación y la persuasión.
Entregue notas específicas sobre el cambio (cinco W y una H)
Apoye los comentarios, la revisión y la interacción para garantizar la propiedad y el éxito.
Motivar para actuar.
Involúcrese a través de un fuerte enfoque de "lo que gano yo".
Para ser eficaz y eficiente, un equipo de gestión del cambio incluye como mínimo un experto en comunicación, que luego cuenta con el apoyo de un equipo de especialistas en comunicación.
Los deberes del equipo de comunicación de cambios incluyen:
- Identificación de los problemas que afectan a cada segmento teniendo impacto por el cambio.
- Determinación de las herramientas de comunicación combinadas necesarias.
- Asegurar que existan mecanismos de revisión y retroalimentación adecuados.
- Creación de medidas efectivas para evaluar la eficiencia y efectividad de la comunicación.
Recomendaciones finales
Estas recomendaciones siguen la lista de tácticas de "tareas pendientes" que se pueden implementar para gestionar el cambio.
Be open to change - El cambio es inevitable: es la forma en que las personas lo manejan y controlan lo que genera un resultado positivo en lugar de negativo para la empresa o las personas.
Remember - La función de la gestión del cambio es poner orden en una situación caótica y desordenada, no pretender que ya está bien organizada, estructurada y disciplinada.