Gestión colaborativa de proyectos
Coordination y collaborationson los dos componentes esenciales del manejo de un proyecto. La coordinación se realiza dentro de una ubicación para proyectos tradicionales y entre ubicaciones para proyectos distribuidos. Existe la necesidad de arquitecturas colaborativas de gestión de proyectos (CPMA) para construir sistemas que puedan superar los desafíos que enfrenta la gestión de proyectos tradicional.
Escenarios tradicionales de gestión de proyectos
Cuando los miembros del equipo o las empresas llevan a cabo la gestión de proyectos (PM), existen muchos errores o trampas potenciales de los que pueden caer fácilmente. En lugar de destacarlos todos, centrémonos en algunos temas generales comunes identificados en la literatura. La combinación de todos estos temas explica la razón por la cual muchos proyectos importantes fracasan o son significativamente menos eficientes y efectivos de lo que podrían ser.
Exageración del PM como mecanismo de presentación de informes de proyectos
La gestión de proyectos tradicional a menudo emplea un mecanismo de informes pasivo simple en lugar de un enfoque de coordinación de trabajo en equipo dinámico. En muchas empresas, la metodología de gestión de proyectos se asume como una herramienta de informes corporativos más que como un sistema eficiente que las distintas partes de la empresa pueden utilizar para ayudarse a sí mismas. En este tipo de situación, el flujo de información es menor entre los contribuyentes del proyecto.
Comunicación ineficaz e ineficaz
En la PM tradicional, la comunicación puede ser ineficaz debido a muchas razones:
- Malentendidos debido a una comunicación deficiente o inexplicable.
- Miembros que no entienden bien el problema.
- Diferentes interpretaciones de diferentes miembros del equipo.
La comunicación también es ineficiente o no está a la altura debido a varias razones como:
- Comunicación intempestiva.
- No actualizar la última notificación a cada miembro del equipo que necesita saberlo.
- Las habilidades y capacidades de comunicación deficientes se citan principalmente como la razón principal del fracaso del proyecto.
Gestión de entradas y salidas del proyecto, pero no del proceso
Otro problema grave en la gestión de proyectos tradicional es que los empleados gestionan los entregables y los recursos, pero no gestionan el proceso.
Los líderes de equipo crean PERT y planifican el proyecto dentro de un cronograma, administran el tiempo, el presupuesto, el equipo, los recursos humanos y el producto; pero no logran administrar el proceso de trabajo.
Una de las razones del fracaso de los proyectos de software es la falta de sistemas de medición de mejoras en tiempo real para identificar los riesgos potenciales en las etapas iniciales, antes de que se conviertan en amenazas serias para el progreso del producto.
Si los empleados solo manejan las entradas y salidas del proyecto, el proceso permanece como una caja negra y los miembros del proyecto no son conscientes del hecho de que algo salió mal hasta que es demasiado tarde para corregir el problema sin causar una gran cantidad de retrabajo y aumentar la complejidad.
Esto da como resultado que la PM sea un proceso reactivo, en lugar de proactivo.
Manejo reactivo
La gestión reactiva define una estrategia de gestión de proyectos pasiva en la que los directores de proyecto realizan una planificación incompleta con la esperanza de que todo saldrá bien al final.
Los gerentes de proyectos reactivos reaccionan a lo que ha sucedido y rara vez planifican el futuro. No revisan sus propias experiencias o las de otros para conocer las lecciones aprendidas a lo largo del tiempo.
En la gestión reactiva, los empleados dedican una cantidad significativa de tiempo del proyecto a reelaborar los entregables y rectificar errores.
Otro problema común en situaciones reactivas es que casi todo el retrabajo debe hacerse manualmente, incluida la búsqueda de trabajo que esté influenciado por cambios en otras partes del proyecto.
La gestión reactiva de proyectos suele ir acompañada de una falta de procedimiento sistemático para almacenar la información del proyecto, lo que conduce a agravar los problemas de una planificación deficiente y la necesidad de volver a trabajar.
Falta de un repositorio de proyectos electrónicos
La falta de un repositorio electrónico es un problema de toda la empresa, así como un problema específico del proyecto. Un repositorio en papel tiene varias limitaciones como:
- Retrasos en la recuperación
- Documentos perdidos
- Archivos incompletos y problemas de almacenamiento
- Propensión a errores debido a la extracción, interpretación y reenvasado de datos.
- Dificultad en la coordinación y fallas en determinadas limitaciones de tiempo.
La falta de un repositorio de proyectos electrónico conduce a una documentación del proyecto inadecuada.
Los miembros del proyecto suelen estar más preocupados por la realización del proyecto actual que por capturar y archivar información que pueda ser útil en un momento posterior.
La mayor parte de la información relacionada con el proyecto no se almacena en absoluto, como los procesos, los contextos, los fundamentos o los artefactos del proyecto. Incluso si están almacenados, es posible que no estén estructurados, organizados e indexados de una manera que permita a los miembros del proyecto acceder, buscar y recuperar fácilmente la información.
Gestión colaborativa de proyectos como solución
Suponemos que varios de los desafíos que se enfrentan en la gestión de proyectos tradicional se pueden abordar mediante el uso de herramientas y procesos de gestión de proyectos colaborativos. Una herramienta colaborativa de gestión de proyectos se ocupa de la representación explícita de la información del proyecto y el intercambio oportuno de la información adecuada.
Echemos un vistazo a cómo un entorno de gestión de proyectos colaborativo puede superar las limitaciones que afectan a la gestión de proyectos tradicional.
Considerar la gestión de proyectos como un mecanismo de análisis de proyectos
Cuando los miembros del equipo consideran el PM como una herramienta de informes del proyecto, se preocupan por los resultados del PM en lugar del proceso de análisis que da esos resultados.
Cuando las personas consideran la gestión de proyectos como una herramienta de informes de proyectos, la información adicional relacionada con el proyecto que generalmente no se captura formalmente se perderá efectivamente cuando la memoria se desvanezca.
Por otro lado, cuando los empleados tratan la gestión de proyectos como una herramienta de análisis de proyectos en lugar de considerarla simplemente como una herramienta de informes, el producto será la información de la tarea, el fundamento de la decisión y otros artefactos relacionados.
Comunicación eficaz y eficiente
La representación explícita de la información del proyecto es importante para una comunicación eficaz y eficiente, especialmente en situaciones distribuidas.
La comunicación efectiva también describe una especificación clara y un acuerdo unánime de información importante del proyecto, como conceptos clave, ideas, proceso del proyecto, deberes y responsabilidades de los miembros del equipo.
Todos estos están documentados y guardados para futuras referencias por parte de los miembros del equipo.
Además de la compatibilidad con la representación explícita de la información del proyecto, una herramienta de gestión de proyectos colaborativa debe respaldar, gestionar y gestionar la notificación automática de los cambios de estado de las tareas y permitir que los miembros discutan y brinden comentarios sobre el trabajo de los demás.
Sin embargo, la representación explícita es un paso importante hacia una comunicación eficaz.
Gestión del proceso del proyecto, así como de entradas y salidas
La gestión del proceso del proyecto es la parte más crucial de la gestión de proyectos. Una forma de tener una idea sobre el proceso es a través del ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida del proyecto se clasifica ampliamente en cuatro pasos principales:
Step 1 - Comprensión del proyecto (definición y especificación del problema) - Planificación del proyecto.
Step 2 - Ejecutando.
Step 3 - Seguimiento y control del proyecto.
Step 4 - Cierre del proyecto.
Aquí los miembros del equipo manejan las entradas y salidas, pero no el proceso, sobre enfatizan los pasos 1, 2 y 4 a costa del paso 3.
La naturaleza de los procesos del proyecto es dinámica y cambia significativamente de los planes y expectativas del proyecto original a medida que el proyecto mejora aún más. Un proceso continuo siempre conduce a algunos cambios en las entradas y salidas del proyecto y estos cambios, a su vez, conducen a cambios adicionales en el proceso del proyecto.
Una herramienta colaborativa de gestión de proyectos permite a los miembros del equipo actualizar y revisar el progreso del trabajo de los demás, recopilar medidas del proyecto como los recursos gastados en la tarea y acceder al trabajo actual de otros dentro de un límite de tiempo.
Gestión de proyectos proactiva
La gestión proactiva de proyectos se refiere a la planificación orientada al futuro, la gestión de riesgos y la gestión de cambios en el proyecto en curso actual. La gestión proactiva requiere que los miembros del equipo del proyecto realicen una planificación precisa, especificada, clara y detallada al comienzo del ciclo del proyecto, identificando los riesgos potenciales y haciendo planes para mitigar esos riesgos.
Un director de proyecto, que lleva a cabo una gestión proactiva, examina las interdependencias de tareas y toma sus decisiones basándose en datos precisos "duros" en lugar de ilusiones.
A la gestión proactiva le sigue el aprendizaje.
La gestión proactiva del proceso de PM requiere la memoria del proyecto de una empresa, de la cual los miembros pueden aprender durante un proyecto en curso y referirse a proyectos futuros.
Una forma de implementar una memoria de proyecto organizacional empresarial eficaz es con la ayuda de un repositorio de proyectos electrónico.
Emplear un repositorio de proyectos electrónicos
Con el creciente avance de la tecnología de la información, los archivos en formato digital son más fáciles de almacenar, acceder, recuperar, editar y enrutar. El repositorio en papel se reemplaza por un repositorio de proyectos electrónico. El objetivo de un repositorio de proyectos electrónico es controlar, manejar y compartir la información del proyecto de manera eficiente y efectiva.
La gestión eficaz de la información mejora el desempeño general del proyecto dentro del presupuesto, reduciendo los costos de entrada y reentrada de datos, eliminando la duplicación, pérdida de información, reduciendo el tiempo de desarrollo del producto, fomentando el progreso en la calidad del proceso, estandarizando los procesos de trabajo, mejorando la capacidad de la gerencia para recuperar información precisa de manera eficiente y aumentando control de manejo.
Un repositorio de proyectos electrónico se puede conectar a través de middleware con otros sistemas de información de la organización y proporcionar un flujo de información fluido.